Die Xlife Sciences AG, ein in der Schweiz ansässiges Unternehmen zur Wertentwicklung und Kommerzialisierung vielversprechender Forschungsprojekte, steht an der Spitze der Life-Science-Industrie. Das Unternehmen investiert in innovative Technologien und unterstützt Forscher und Unternehmer bei der Positionierung, Strukturierung, Entwicklung und Umsetzung ihrer Konzepte. Die Aktien von Xlife Sciences sind an der SWX Sparx kotiert, was die Durchführung von Generalversammlungen (GV) zu einem wichtigen Ereignis macht.
Herausforderungen bei der Generalversammlung
Die zentrale Herausforderung für Xlife Sciences bestand darin, die Stimmen der Aktionäre, die über verschiedene Kanäle eingereicht wurden, schnell und korrekt auszuzählen. Dabei sollte der Aufwand für den Verwaltungsrat und die Stimmenzähler minimiert und potenzielle Fehlerquellen reduziert werden. Da die Email-Adressen der Aktionäre noch nicht bekannt waren, mussten die Einladungen zur GV zunächst auf dem Schriftweg versendet werden.
Unterstützung durch Konsento
Hier kommt das innovative Generalversammlungs-Tool von Konsento ins Spiel. Konsento hat nicht nur den Druck und Versand der Einladungen orchestriert, sondern gemeinsam mit Xlife Sciences Massnahmen ergriffen, um in Zukunft die Einladung per E-Mail zu ermöglichen. Dies wird nicht nur Kosten für Druck und Versand einsparen, sondern auch den Ressourcenverbrauch für Papier erheblich reduzieren und Xlife Sciences bei der Erreichung ihrer ESG-Ziele unterstützen.
Effizienzgewinn während der Generalversammlung
Die Vorteile von Konsento zeigen sich deutlich vor und während der Generalversammlung:
- Einfache Erfassung schriftlicher Stimmrechtsinstruktionen: Die Namen der vollmachtgebenden Aktionäre können einfach per Drag-and-Drop erfasst werden. Aktienstimmen je Aktionär sind im System hinterlegt, sodass der unabhängige Stimmrechtsvertreter keine zusätzlichen Zahlen erfassen, konsolidieren oder zusammenrechnen muss.
- Elektronische Stimmrechtsinstruktionen: Etwa 30% der Stimmrechtsinstruktionen wurden elektronisch eingereicht. Diese wurden direkt im System durch die Aktionäre selbst erfasst. Der unabhängige Stimmrechtsvertreter hatte dank eines übersichtlichen und intuitiven Dashboards von Konsento volle Transparenz und musste keine zusätzlichen Schritte unternehmen.
- Transparenz für Stimmrechtsvertreter: Konsento bietet dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter eine klare Darstellung aller vertretenen Stimmen, sortiert nach schriftlicher und elektronischer Instruktion. Auch institutionelle Stimmrechtsvertreter können direkt in Konsento abstimmen und ihre Kunden zur elektronischen Stimmabgabe einladen. Dies eliminiert das Ausfüllen von Excel-Tabellen sowie das manuelle Übertragen und Zusammenrechnen von Daten, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führt und Fehlerquellen minimiert.
- Abstimmung via Mobilgeräte: Während der Generalversammlung konnten die Aktionäre bequem mit ihren Mobilgeräten abstimmen. Dadurch entfiel die Notwendigkeit, kostspielige Televoting-Geräte zu mieten. Gleichzeitig stellt Konsento Alternativen zur Verfügung, um auch dann einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, wenn nicht alle Aktionäre ausreichend geladene, mobilfähige Mobilgeräte dabei haben.
- Konsolidierung und Ergebnisberechnung: Alle direkt sowie via Stimmrechtsvertreter vertretenen Aktienstimmen wurden in Echtzeit in Konsento konsolidiert und zusammengezählt. Das Abstimmungsergebnis lag bereits wenige Sekunden nach Schliessen des Traktandums vor und wurde in der für das Protokoll oder öffentlichen Urkunde notwendigen Granularität ausgewiesen.
- Automatische Protokollerstellung: Konsento erstellt automatisch einen Protokollentwurf, der sämtliche gesetzlichen Anforderungen abdeckt und nur noch um Wortmeldungen ergänzt werden muss.
Fazit
Die Unterstützung durch Konsento bei der diesjährigen Generalversammlung von Xlife Sciences hat deutlich gezeigt, wie effizient und fehlerfrei solche Ereignisse gestaltet werden können. Durch die innovativen Funktionen von Konsento konnten nicht nur erhebliche Zeiteinsparungen und Kosteneffizienzen realisiert, sondern auch der Verwaltungsaufwand signifikant reduziert werden. Dies ist ein wertvoller Schritt in Richtung einer digitalen und nachhaltigen Zukunft der Unternehmensführung.
Gerne stellen wir unser innovatives GV-Tool während einem unverbindlichen Demo-Termin näher vor.
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