L'assemblée générale annuelle de Xlife Sciences AG a montré de manière impressionnante comment Konsento apporte efficacité, transparence et durabilité à la gestion de l'entreprise grâce à son outil de télévision numérique. Du simple enregistrement des instructions écrites et électroniques relatives aux droits de vote au vote via un appareil mobile et à la génération automatique de rapports, Xlife Sciences a été en mesure de réduire considérablement les coûts administratifs, d'éviter les sources d'erreur et, en même temps, de soutenir ses objectifs ESG.
Mourez Xlife Sciences AG, une société basée en Suisse qui développe la valeur et la commercialisation de projets de recherche prometteurs, est à la pointe de l'industrie des sciences de la vie. L'entreprise investit dans des technologies innovantes et soutient les chercheurs et les entrepreneurs dans le positionnement, la structuration, le développement et la mise en œuvre de leurs concepts. Les actions de Xlife Sciences sont cotées sur SWX Sparx, ce qui fait de la tenue des assemblées générales (AGA) un événement important.
Les défis de l'Assemblée générale
Le principal défi pour Xlife Sciences était de compter rapidement et correctement les votes des actionnaires, qui étaient soumis via différents canaux. Les efforts du conseil d'administration et des scrutateurs devraient être minimisés et les sources d'erreur potentielles devraient être réduites. Les adresses e-mail des actionnaires n'étant pas encore connues, les invitations à l'assemblée générale devaient d'abord être envoyées par lettre.
Assistance via Consento
Voici l'innovant Outil d'assemblée générale de Konsento dans le jeu. Konsento a non seulement orchestré l'impression et l'envoi des invitations, mais a également pris des mesures en collaboration avec Xlife Sciences pour permettre les invitations par e-mail à l'avenir. Cela permettra non seulement de réduire les coûts d'impression et d'expédition, mais également de réduire considérablement la consommation de ressources pour le papier et d'aider Xlife Sciences à atteindre ses objectifs ESG.
Gain d'efficacité lors de l'assemblée générale
Les avantages de Konsento sont clairement visibles avant et pendant l'Assemblée générale :
- Enregistrement facile des instructions écrites relatives aux droits de vote : Les noms des actionnaires mandataires peuvent être saisis simplement par glisser-déposer. Les votes relatifs aux actions par actionnaire sont stockés dans le système afin que le mandataire indépendant n'ait pas à saisir, consolider ou additionner des chiffres supplémentaires.
- Instructions pour le vote électronique : Environ 30 % des instructions relatives aux droits de vote ont été soumises par voie électronique. Elles ont été saisies directement dans le système par les actionnaires eux-mêmes. Grâce à un tableau de bord clair et intuitif de Konsento, le proxy indépendant bénéficiait d'une transparence totale et n'avait pas à prendre de mesures supplémentaires.
- Transparence pour les représentants par procuration : Konsento fournit au mandataire indépendant une présentation claire de tous les votes représentés, triés selon des instructions écrites et électroniques. Les mandataires institutionnels peuvent également voter directement dans Consento et inviter leurs clients à voter par voie électronique. Il n'est donc plus nécessaire de remplir des feuilles de calcul Excel et de transférer et d'agréger manuellement les données, ce qui permet de gagner un temps considérable et de minimiser les sources d'erreur.
- Vote via des appareils mobiles : Lors de l'assemblée générale annuelle, les actionnaires ont pu voter facilement à l'aide de leurs appareils mobiles. Cela a permis d'éliminer la nécessité de louer du matériel de télévote coûteux. Dans le même temps, Konsento propose des alternatives pour garantir un processus fluide, même lorsque tous les actionnaires ne disposent pas d'appareils mobiles suffisamment chargés et compatibles.
- Consolidation et calcul des résultats : Tous les votes relatifs aux actions représentés directement et par l'intermédiaire des représentants des droits de vote ont été consolidés et additionnés en temps réel par consensus. Le résultat du vote a été disponible quelques secondes seulement après la clôture de l'ordre du jour et a été présenté avec la granularité requise pour le procès-verbal ou le document public.
- Génération automatique de journaux : Konsento crée automatiquement un projet de protocole qui couvre toutes les exigences légales et ne doit être complété que par des commentaires.
Conclusion
Le soutien de Konsento lors de l'assemblée générale de Xlife Sciences de cette année a clairement montré à quel point de tels événements peuvent être organisés de manière efficace et sans erreur. Les fonctionnalités innovantes de Konsento ont non seulement permis de réaliser d'importants gains de temps et de rentabilité, mais également de réduire considérablement les coûts administratifs. Il s'agit d'une étape importante vers un avenir numérique et durable de la gouvernance d'entreprise.
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