Le secrétaire du conseil d'administration, souvent appelé secrétaire général dans la pratique, est le lien entre le conseil d'administration et la direction et est donc bien plus qu'un secrétaire légalement requis. Ils accomplissent des tâches exigeantes et responsables au sein d'une société anonyme (AG), c'est pourquoi des exigences professionnelles élevées leur sont imposées. Dans ce blog, nous présentons plus en détail le secrétariat de la réalité virtuelle.
Tâches
Le Code des obligations mentionne uniquement le rôle du Secrétariat du Conseil d'Administration en ce qui concerne la gestion légalement requise de l'AGA et des procès-verbaux VR en tant que signataire.
Cependant, en plus de tenir des procès-verbaux, le secrétariat du Conseil d'administration est chargé de l'organisation et du suivi de l'organe directeur. Cela comprend la préparation des réunions des VR, des comités du Conseil d'administration et des assemblées générales ainsi que les motions respectives, la coordination avec les notaires, le contrôle en cours, les modifications du registre du commerce ainsi que la gestion opérationnelle du registre des actions et la gestion des règlements et des instructions. Selon la taille et la structure de l'entreprise, le conseil d'administration est le lien entre la direction et le conseil d'administration.
Secrétaire VR en tant que secrétaire de l'assemblée générale
Comme indiqué au début, le secrétariat de la VR n'est mentionné dans la loi que dans le cadre de la gestion et de la signature des procès-verbaux de l'AGA et des réunions de la VR. Le secrétariat du Conseil joue un rôle particulier dans la planification, la mise en œuvre et le suivi de l'Assemblée générale, qui est beaucoup plus formaliste selon la loi, car c'est également un secrétariat. D'une part, le conseil d'administration est responsable de la convocation correcte et opportune de l'assemblée générale annuelle. Les points de l'ordre du jour envoyés avec l'invitation doivent être juridiquement sécurisés et complets. Dans le cadre du processus de préparation, le Conseil d'administration est également chargé de déterminer les droits de vote et doit déterminer le nombre, le type, la valeur nominale et la catégorie d'actions représentées au début de la réunion. Cela implique également une coordination complexe avec le groupe des droits de vote. Tant dans le cas de l'assemblée générale virtuelle que lors de l'utilisation de moyens électroniques, il faut également s'assurer que l'identité des participants est établie et que leurs votes sont transmis immédiatement et que les actionnaires peuvent soumettre des motions et participer à la discussion. Il faut également s'assurer à tout moment que les résultats du vote sont corrects. La responsabilité du processus incombe au président de la réunion, généralement le président du conseil d'administration. Le secrétariat sera toutefois tenu de garantir le fonctionnement sans faille de l'assemblée générale, notamment en ce qui concerne les exigences techniques telles que la transmission vidéo et sonore, la garantie d'une bande passante Internet suffisante, le comptage des votes, etc. Enfin, il est chargé de tenir les procès-verbaux et donc de les mettre à la disposition des actionnaires en temps utile.
Compétences et dotation adéquate
Les exigences énumérées ci-dessus indiquent déjà que ce rôle important au sein du conseil d'administration doit également répondre à certaines exigences professionnelles. En particulier, le secrétaire du conseil d'administration doit être au courant des principes juridiques. Les secrétaires des conseils d'administration ont donc souvent également une formation juridique ou commerciale.
Grâce à une coopération étroite avec la plus haute autorité de direction et de surveillance, les exigences suivantes sont également souvent requises : discrétion, compétences interpersonnelles et organisationnelles, compréhension rapide, esprit de réseau et talent organisationnel avec une formation et une formation commerciales ou juridiques supérieures.
Conclusion
La gestion du secrétariat du Conseil est une tâche exigeante et responsable qui exige également des exigences professionnelles élevées.
Afin de faciliter les tâches du secrétaire VR, Konsento a développé une boîte à outils numérique innovante, fournie par le Gestion du registre des partages, sur l'organisation, la mise en œuvre et l'enregistrement de Réunions du conseil et Assemblées générales ou la préparation de certificats fiscaux dans le cadre de transactions complexes telles que augmentations de capital Simplifie considérablement la plupart des tâches du secrétaire VR. Contactez-nous pour une réunion d'information sans engagementafin que nous puissions vous montrer comment nous pouvons également soutenir votre secrétariat VR.
Inscrivez-vous à notre newsletterpour se tenir au courant de l'administration des affaires.
Ou suivez-nous sur les réseaux sociaux :