Introduction
La définition de l'organisation d'une société par actions est l'une des tâches fondamentales inaliénables du conseil d'administration. Même dans les PME et les start-up, il est essentiel d'organiser clairement les responsabilités, les compétences, les processus de prise de décision et les contrôles. Le Code des obligations et la plupart des statuts prévoient que le Conseil d'administration peut déléguer la gestion à des membres individuels ou à des tiers. La « disposition peut » couramment utilisée dans le droit et les statuts n'est pas une invitation au pragmatisme informel, mais le point de départ d'une délégation juridiquement sûre : dès que les tâches opérationnelles sont transférées en tout ou en partie, des réglementations organisationnelles sont nécessaires pour déterminer avec précision le contenu et les limites de cette délégation.
Table des matières
- Responsabilité du conseil d'administration à l'égard de l'organisation
- Obligation légale de publier des règlements d'organisation
- Risques de responsabilité dus à des réglementations organisationnelles manquantes ou inadéquates
- Avantages en matière de gouvernance des réglementations organisationnelles vivantes
- Importance pour les investisseurs et due diligence
- Conclusion et comment Konsento soutient
1. Responsabilité du conseil d'administration à l'égard de l'organisation
Le conseil d'administration est la direction générale de l'entreprise et est tenu par la loi de structurer l'organisation de manière appropriée (Art. 716a CO). Il définit les rôles, les compétences, les rapports et les contrôles de manière à ce que l'entreprise soit gérée de manière appropriée, conforme à la législation et consciente des risques. Cette responsabilité incombe au Conseil d'administration, même s'il délègue des tâches individuelles à des comités, à des membres individuels ou à des tiers. Il doit s'assurer que les organismes délégués reçoivent les ressources nécessaires, font régulièrement rapport et que le conseil d'administration exerce réellement son contrôle.
2. Obligation légale de publier des règlements d'organisation
L'autorisation légale (« peut déléguer ») ouvre la possibilité de délégation, mais ne remplace pas sa structure formelle. Si le conseil d'administration délègue des tâches de gestion opérationnelle, qu'il s'agisse de tâches complètes ou uniquement de sous-tâches individuelles telles que les finances, le personnel ou la conformité, un règlements organisationnels écrits obligatoire (Art. 716b CO). Ces règlements décrivent au moins la structure organisationnelle de la direction, la délimitation des tâches et des compétences, les règles de signature et de représentation, ainsi que la nature, la fréquence et le contenu des rapports au Conseil d'administration. En l'absence de telles réglementations, la délégation est considérée comme non autorisé, et la direction reste légalement rattachée à l'ensemble du conseil d'administration. Les règlements ne constituent pas un modèle unique ; ils doivent convenir à l'entreprise, être adoptés par le conseil d'administration et revus régulièrement et modifiés si nécessaire.
3. Risques de responsabilité dus à des réglementations organisationnelles manquantes ou insuffisantes
La responsabilité en vertu du droit des sociétés par actions établit une nette distinction entre une délégation efficace et une délégation inefficace. Si la délégation est effective, la responsabilité des membres non opérationnels du conseil d'administration est réduite à sélection, instruction et surveillance minutieuses des délégués (Art. 754 OR en collaboration avec Art. 717 OR). Si, en revanche, la délégation est inefficace en raison de l'absence de réglementations organisationnelles ou en raison de réglementations inadéquates et non mises en œuvre, l'entière responsabilité de la gestion incombe à l'ensemble du conseil d'administration. En cas de sinistre, aucun membre du Conseil d'administration ne peut alors se prévaloir d'une délégation limitant la responsabilité. La réglementation manquante ou incorrecte constitue un manquement à la due diligence (Art. 717 CO) car le Conseil d'administration s'acquitte de son devoir d'assurer une organisation appropriée (Art. 716a CO) n'était pas conforme. Bien qu'il n'y ait généralement pas de manque d'organisation au sens d'un organe manquant, les risques de responsabilité sont importants ; les décisions prises par la direction de fait peuvent être attribuées à l'ensemble du conseil d'administration, et les assureurs et les tribunaux examinent de manière critique s'il y avait des exigences formelles de délégation et une supervision active.
4. Avantages en matière de gouvernance des réglementations organisationnelles vivantes
De bonnes réglementations organisationnelles clarifient les responsabilités, les décideurs et les exigences d'approbation. Il régule les flux d'informations et les cycles de reporting afin que le Conseil d'administration puisse exercer son autorité de surveillance de manière substantielle. Il garantit que les conflits d'intérêts sont gérés correctement, que les règles de représentation et de signature sont réalisables et contrôlables, et que les réunions et les décisions sont enregistrées de manière cohérente. Dans la pratique, les réglementations mises en œuvre agissent comme un système d'exploitation pour la gestion : elles préviennent les conflits de compétences, réduisent les pertes par friction et augmentent la capacité de réaction en cas de crise, par exemple grâce à des mécanismes d'escalade et de crise prédéfinis ou à l'admissibilité de réunions virtuelles. En particulier dans les startups en pleine croissance, où les responsabilités et les processus évoluent de manière dynamique, les réglementations régulièrement mises à jour offrent de la stabilité sans entraver l'agilité nécessaire.
5. Importance pour les investisseurs et due diligence
Investisseurs professionnels audit dans le cadre de la due diligence non seulement les produits, les marchés et les finances, mais également la gouvernance d'entreprise. Des réglementations organisationnelles compréhensibles, à jour et appliquées indiquent la maturité, la transparence et la capacité de contrôle. Cela montre que le Conseil d'administration prend très au sérieux ses tâches non transférables (Art. 716a CO) cette délégation est mise en place de manière juridiquement sûre (Art. 716b CO) et que les canaux d'information et de prise de décision fonctionnent. En l'absence de telles réglementations, des questions, des retards et souvent l'obligation de publier ou de mettre à jour les réglementations avant la finalisation du financement. Des réglementations organisationnelles résilientes permettent donc de lever plus facilement des capitaux et de réduire les risques perçus.
6. Conclusion et comment Konsento soutient
Le conseil d'administration doit déterminer l'organisation de l'entreprise et s'assurer qu'elle suit le rythme du modèle économique, des risques et de la structure de l'entreprise (Art. 716a CO). Dès que des tâches, même partiellement, sont déléguées, des réglementations organisationnelles sont nécessaires pour rendre la délégation juridiquement efficace (Art. 716b CO) et assure la supervision par le conseil d'administration. Ce n'est qu'alors que l'exonération de responsabilité s'applique à la sélection, à la formation et au suivi des délégués (Art. 754 CO I.v.m. Art. 717 CO). Les responsabilités qui ne sont pas claires ou qui ne sont pas définies par écrit augmentent les risques de responsabilité pour tous les membres du conseil d'administration et affaiblissent la gouvernance. Pour les investisseurs, les règles d'organisation sont une preuve tangible de professionnalisme et de sens des responsabilités.
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