Einleitung
Die Festlegung der Organisation einer Aktiengesellschaft gehört zu den unübertragbaren Kernaufgaben des Verwaltungsrats. Auch in KMU und Startups ist es essenziell, Zuständigkeiten, Kompetenzen, Entscheidungswege und Kontrollen klar zu ordnen. Im Obligationenrecht und den meisten Statuten ist die Möglichkeit des Verwaltungsrats verankert, die Geschäftsführung an einzelne Mitglieder oder Dritte zu übertragen. Die in Gesetz und Statuten gebräuchliche „kann-Vorschrift“ ist keine Einladung zum formlosen Pragmatismus, sondern der Startpunkt für rechtssichere Delegation: Sobald operative Aufgaben ganz oder teilweise übertragen werden, braucht es ein Organisationsreglement, das Inhalt und Grenzen dieser Delegation präzise bestimmt.
Inhaltsverzeichnis
- Verantwortung des Verwaltungsrats für die Organisation
- Rechtliche Pflicht zum Erlass eines Organisationsreglements
- Haftungsrisiken bei fehlendem oder ungenügendem Organisationsreglement
- Governance-Nutzen eines gelebten Organisationsreglements
- Bedeutung für Investoren und Due Diligence
- Fazit und wie Konsento unterstützt
1. Verantwortung des Verwaltungsrats für die Organisation
Der Verwaltungsrat hat die Oberleitung der Gesellschaft inne und ist gesetzlich verpflichtet, die Organisation angemessen auszugestalten (Art. 716a OR). Er legt Rollen, Kompetenzen, Berichterstattung und Kontrollen so fest, dass die Gesellschaft zweckmässig, gesetzeskonform und risikobewusst geführt wird. Diese Verantwortung bleibt beim Verwaltungsrat, auch wenn er einzelne Aufgaben an Ausschüsse, einzelne Mitglieder oder Dritte überträgt. Er muss sicherstellen, dass die delegierten Stellen die nötigen Mittel erhalten, regelmässig berichten und dass der Verwaltungsrat seine Oberaufsicht tatsächlich wahrnimmt.
2. Rechtliche Pflicht zum Erlass eines Organisationsreglements
Die statutarische Ermächtigung („kann delegieren“) eröffnet die Möglichkeit zur Delegation, ersetzt aber nicht deren formelle Ausgestaltung. Überträgt der Verwaltungsrat operative Geschäftsführungsaufgaben – sei es umfassend oder nur einzelne Teilaufgaben wie Finanzen, Personal oder Compliance –, ist ein schriftliches Organisationsreglement erforderlich (Art. 716b OR). Dieses Reglement beschreibt mindestens die Organisationsstruktur der Geschäftsführung, die Aufgaben- und Kompetenzabgrenzung, die Zeichnungs- und Vertretungsregeln sowie Art, Frequenz und Inhalte der Berichterstattung an den Verwaltungsrat. Ohne ein solches Reglement gilt die Delegation als unbefugt, und die Geschäftsführung verbleibt rechtlich beim Gesamtverwaltungsrat. Das Reglement ist kein einmaliges Musterformular; es muss zur Gesellschaft passen, vom Verwaltungsrat beschlossen und regelmässig überprüft sowie bei Bedarf angepasst werden.
3. Haftungsrisiken bei fehlendem oder ungenügendem Organisationsreglement
Die aktienrechtliche Verantwortlichkeit unterscheidet scharf zwischen wirksamer und unwirksamer Delegation. Ist die Delegation wirksam, reduziert sich die Haftung der nicht operativ tätigen Verwaltungsräte auf sorgfältige Auswahl, Instruktion und Überwachung der Delegierten (Art. 754 OR in Verbindung mit Art. 717 OR). Ist die Delegation dagegen mangels Organisationsreglement oder wegen eines untauglichen, nicht gelebten Reglements unwirksam, verbleibt die volle Geschäftsführungsverantwortung beim Gesamtverwaltungsrat. In einem Schadenfall kann sich dann kein Verwaltungsratsmitglied auf eine haftungsbeschränkende Delegation berufen. Die fehlende oder fehlerhafte Regelung stellt eine Verletzung der Sorgfaltspflicht dar (Art. 717 OR), weil der Verwaltungsrat seiner Pflicht zur angemessenen Organisation (Art. 716a OR) nicht nachgekommen ist. Zwar liegt in der Regel kein Organisationsmangel im Sinne eines fehlenden Organs vor, doch die Verantwortungsrisiken sind erheblich; Entscheidungen der faktischen Geschäftsleitung lassen sich dem gesamten Verwaltungsrat zurechnen, und Versicherer sowie Gerichte prüfen kritisch, ob formelle Delegationsvoraussetzungen und gelebte Aufsicht vorhanden waren.
4. Governance-Nutzen eines gelebten Organisationsreglements
Ein gutes Organisationsreglement schafft Klarheit über Zuständigkeiten, Entscheidquoren und Genehmigungsvorbehalte. Es ordnet Informationsflüsse und Reportingzyklen, sodass der Verwaltungsrat seine Oberaufsicht substanzhaltig ausüben kann. Es sorgt dafür, dass Interessenkonflikte sauber behandelt werden, dass Vertretungs- und Zeichnungsregeln praktikabel und kontrollierbar sind und dass Sitzungen und Beschlüsse konsistent protokolliert werden. In der Praxis wirkt ein gelebtes Reglement wie ein Betriebssystem für die Führung: Es verhindert Kompetenzkonflikte, reduziert Reibungsverluste und erhöht die Reaktionsfähigkeit in Krisen, etwa durch vordefinierte Eskalations- und Krisenmechanismen oder die Zulässigkeit von virtuellen Sitzungen. Gerade in wachsenden Startups, in denen Verantwortung und Prozesse sich dynamisch verändern, bietet ein regelmässig aktualisiertes Reglement Stabilität, ohne die notwendige Agilität zu ersticken.
5. Bedeutung für Investoren und Due Diligence
Professionelle Investorinnen und Investoren prüfen im Rahmen der Due Diligence nicht nur Produkte, Markt und Finanzen, sondern auch die Corporate Governance. Ein nachvollziehbares, aktuelles und gelebtes Organisationsreglement signalisiert Reife, Transparenz und Kontrollfähigkeit. Es zeigt, dass der Verwaltungsrat seine unübertragbaren Aufgaben ernst nimmt (Art. 716a OR), dass Delegation rechtssicher aufgesetzt ist (Art. 716b OR) und dass Informations- und Entscheidungswege funktionieren. Fehlt ein solches Reglement, entstehen Rückfragen, Verzögerungen und häufig die Auflage, das Reglement vor Abschluss einer Finanzierung zu erlassen oder zu aktualisieren. Ein belastbares Organisationsreglement erleichtert deshalb die Kapitalbeschaffung und reduziert wahrgenommene Risiken.
6. Fazit und wie Konsento unterstützt
Der Verwaltungsrat muss die Organisation der Gesellschaft festlegen und dafür sorgen, dass sie mit Geschäftsmodell, Risiken und Struktur der Gesellschaft Schritt hält (Art. 716a OR). Sobald Aufgaben – auch nur teilweise – delegiert werden, braucht es ein Organisationsreglement, das die Delegation rechtlich wirksam macht (Art. 716b OR) und die Aufsicht des Verwaltungsrats sichert. Nur dann greift die haftungsrechtliche Entlastung auf Auswahl, Instruktion und Überwachung der Delegierten (Art. 754 OR i.V.m. Art. 717 OR). Unklare oder nur gelebte, aber nicht schriftlich geregelte Zuständigkeiten erhöhen die Haftungsrisiken für sämtliche Verwaltungsratsmitglieder und schwächen die Governance. Für Investoren ist das Organisationsreglement ein sichtbarer Beleg für Professionalität und Verantwortungsbewusstsein.
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Das Modul für Verwaltungsratssitzungen stellt darüber hinaus vorformulierte Traktanden bereit und protokolliert Sitzungen automatisch. Dazu gehört ausdrücklich ein Traktandum zum Erlass oder zur Aktualisierung des Organisationsreglements sowie weitere Punkte, die den Verwaltungsrat bei der rechtssicheren Wahrnehmung seiner Pflichten unterstützen. Beschlüsse können online als Zirkularbeschluss gefasst werden, sodass notwendige Entscheide zeitnah und sauber dokumentiert sind.
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