Préparez en quelques clics la communication relative au registre de transparence
Créez les documents adaptés à la préparation du registre de transparence : check-list pour l’entreprise, courrier aux actionnaires ou associés, FAQ et informations complémentaires selon la situation.
Pour les fiduciaires, avocats et conseillers qui souhaitent préparer de manière structurée la communication avec leurs clients et les actionnaires ou associés.
Le contenu est adapté à la forme juridique, à la structure de participation et aux situations particulières de contrôle.
L’analyse commence par les bonnes informations
Pour préparer une annonce au registre de transparence, une entreprise doit identifier ses ayants droit économiques, examiner les rapports de participation et de contrôle pertinents et documenter ses vérifications.
Cela nécessite souvent d’obtenir des informations complémentaires auprès des actionnaires ou associés.
Pour les fiduciaires et autres conseillers, cela pose une question très concrète : ils peuvent coordonner le processus, mais la communication avec les actionnaires ou associés est effectuée au nom de l’entreprise.
Le Générateur de communication vous aide à préparer les documents adaptés à la structure concernée.
Ce que le Générateur de communication prépare pour vous
Selon la forme juridique, la structure de participation et les situations particulières de contrôle, le générateur compose automatiquement les documents de communication adaptés.
Check-list pour l’entreprise
Elle indique au conseil d’administration, à la direction ou aux autres personnes responsables les étapes à suivre, de la saisie de la structure de participation et de contrôle jusqu’à l’annonce et à sa mise à jour ultérieure.
E-mail d’accompagnement au client
Si vous coordonnez le processus en tant que fiduciaire, avocat ou autre conseiller, vous recevez un e-mail d’accompagnement préparé à l’attention de l’organe de direction de l’entreprise.
Courrier aux actionnaires ou associés
Un modèle clair permettant à l’entreprise de demander les informations nécessaires à l’analyse.
FAQ pour les personnes physiques
Elle explique pourquoi certaines informations sont demandées, qui peut être considéré comme ayant droit économique et quelles informations ou pièces justificatives peuvent être pertinentes dans le cas concret.
FAQ pour les entités juridiques
Elle aide les sociétés et autres entités juridiques à comprendre quelles informations peuvent être requises concernant la structure de participation et de contrôle sous-jacente.
Informations complémentaires pour certaines situations
Lorsque cela est pertinent, le générateur ajoute des informations spécifiques, notamment sur :
• l’action de concert
• le contrôle d’une autre manière
• les emprunts convertibles et autres instruments de financement
• les rapports de fiducie
• les trusts
• les structures à plusieurs niveaux et les chaînes de contrôle
• les rapports de participation ou de contrôle qui ne sont pas encore entièrement clarifiés
Quelques questions pour obtenir le bon dossier de communication
Le générateur ne demande que les informations nécessaires pour composer les documents adaptés.
Société anonyme ou société à responsabilité limitée afin d’utiliser les termes et documents adaptés à l’entreprise.
Personnes physiques, entités juridiques ou structure de participation mixte.
Lorsque des entités juridiques détiennent des parts sociales, le générateur tient compte de l’existence éventuelle de niveaux supplémentaires derrière le détenteur direct.
Par exemple un pacte d’actionnaires, des droits de contrôle particuliers, un rapport de fiducie, un trust ou des instruments de financement.
Indiquez si le processus est coordonné par l’entreprise elle-même ou par une fiduciaire ou un autre conseiller.
Vous obtenez un dossier de communication adapté à la situation et pouvez utiliser les documents séparément ou les enregistrer ensemble au format PDF.
Tous les actionnaires ou associés n’ont pas besoin des mêmes informations
Identifier les ayants droit économiques ne consiste pas uniquement à vérifier qui détient au moins 25 % des parts sociales.
Les participations indirectes, droits de vote, actions de concert, droits de contrôle particuliers ou rapports de fiducie peuvent également être pertinents.
Le Générateur de communication distingue notamment :
Les personnes concernées reçoivent ainsi uniquement les informations pertinentes pour leur situation.
Pour les fiduciaires, avocats et entreprises
Fiduciaires
Préparez de manière structurée la communication pour vos clients et utilisez un processus uniforme pour plusieurs mandats.
Avocats et autres conseillers
Mettez à disposition de vos clients des documents clairs pour la mise en œuvre sans devoir recréer les mêmes explications pour chaque entreprise.
Entreprises
Préparez la communication avec vos actionnaires ou associés et créez une base structurée pour l’analyse qui suivra.
La communication n’est que la première étape
Le dossier de communication permet de recueillir de manière structurée les informations nécessaires auprès des actionnaires et associés. Ces informations doivent ensuite être vérifiées, les participations et chaînes de contrôle analysées, les ayants droit économiques identifiés et les vérifications documentées. Konsento accompagne ce processus de manière numérique :
Saisir les données de manière structurée
Gérez de manière centralisée les actionnaires, associés et ayants droit économiques.
Inviter directement les détenteurs
L’entreprise peut inviter directement ses actionnaires ou associés depuis Konsento afin qu’ils complètent les informations nécessaires.
Identifier les ayants droit économiques
L’Assistant d’annonce guide systématiquement l’utilisateur à travers les rapports de participation et de contrôle pertinents.
Documenter les chaînes de contrôle
Les structures à plusieurs niveaux peuvent également être analysées et visualisées de manière compréhensible.
Préparer l’annonce
Les données d’annonce et la documentation sont structurées en vue de leur transmission ultérieure.
Suivre les modifications
Les modifications pertinentes peuvent également être identifiées et mises à jour après l’annonce initiale.
Konsento prépare. EasyGov transmet. Le registre de transparence enregistre.
Questions fréquentes sur le Générateur de communication
L’utilisation du Générateur de communication est-elle gratuite ?
Oui. Le Générateur de communication peut être utilisé gratuitement.
Chaque actionnaire ou associé est-il un ayant droit économique ?
Non. Le fait qu’une entreprise demande des informations à un actionnaire ou associé ne signifie pas automatiquement que cette personne est un ayant droit économique. Les structures indirectes, l’action de concert et d’autres moyens de contrôle peuvent également être pertinents.
Le Générateur de communication identifie-t-il les ayants droit économiques ?
Non. Le générateur facilite la communication et la collecte d’informations. L’analyse permettant de déterminer qui est ayant droit économique et qui doit faire l’objet d’une annonce au registre de transparence intervient ensuite. L’Assistant d’annonce au registre de transparence de Konsento peut être utilisé pour cette analyse.
Pour les fiduciaires, avocats et entreprises
Fiduciaires
Préparez de manière structurée la communication pour vos clients et utilisez un processus uniforme pour plusieurs mandats.
Avocats et autres conseillers
Mettez à disposition de vos clients des documents clairs pour la mise en œuvre sans devoir recréer les mêmes explications pour chaque entreprise.
Entreprises
Préparez la communication avec vos actionnaires ou associés et créez une base structurée pour l’analyse qui suivra.
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Gagne en tranquillité d’esprit en simplifiant les tâches de gouvernance complexes.
La communication est prête. Structurez maintenant l’analyse.
Centralisez les rapports de participation et de contrôle, invitez les actionnaires ou associés à compléter leurs informations et préparez l’identification et l’annonce des ayants droit économiques avec Konsento.