Das GV Protokoll gehört zu den gesetzlichen Pflichten jeder Aktiengesellschaft. Doch gerade kleine Unternehmen empfinden die Vorbereitung der Generalversammlung und die Erstellung des Protokolls als aufwendig. Dieser Beitrag zeigt, welcher Inhalt ein GV Protokoll gemäss Schweizer Recht haben muss und wie kleine Aktiengesellschaften mit der GV-Schnellversion von Konsento automatisch ein rechtskonformes Protokoll der Generalversammlung erstellen können – digital, effizient und ohne manuellen Aufwand.
Einleitung
Das Protokoll einer Generalversammlung gehört zu den zentralen Pflichten einer Aktiengesellschaft. Gerade kleinere Unternehmen empfinden den jährlichen Aufwand jedoch als mühsam und zeitintensiv. Mit der GV-Schnellversion von Konsento wird dieser Prozess vereinfacht: Ein rechtskonformes GV Protokoll entsteht automatisch, ohne dass Traktanden manuell erstellt, Einberufungsfristen eingehalten oder Abstimmungen durchgeführt werden müssen.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ein GV Protokoll so wichtig ist
- Die GV-Schnellversion für kleine Aktiengesellschaften
- Inhalt des GV Protokolls in der Schnellversion
- Fazit: Rechtskonforme Protokolle ohne Aufwand
Warum ein GV Protokoll so wichtig ist
Jede Schweizer Aktiengesellschaft muss jährlich unabhängig von ihrer Grösse oder der Anzahl ihrer Aktionäre eine ordentliche Generalversammlung durchführen, die innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres stattfinden sollte (Art. 699 Abs. 2 OR).
Das Obligationenrecht schreibt in Art. 702 ferner vor, dass jede Generalversammlung protokolliert werden muss, und sieht dafür einen gesetzlichen Mindestinhalt vor. Es muss vom Protokollführer und vom Vorsitzenden der Generalversammlung unterschrieben werden (Art. 702 Abs. 3 OR), wobei dafür entweder die handschriftliche Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Der Vorsitzende der Generalversammlung kann in Personalunion gleichzeitig auch die Rolle des Protokollführers übernehmen, was natürlich gerade bei Einpersonen-Aktiengesellschaften praktikabel ist.
Das Protokoll der Generalversammlung ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern auch ein Nachweis für Beschlüsse und eine wichtige Grundlage für die Corporate Governance. Fehlerhafte oder unvollständige Protokolle können im Ernstfall rechtliche Risiken für die Gesellschaft oder den Verwaltungsrat nach sich ziehen.
Die GV-Schnellversion für kleine Aktiengesellschaften
Für kleine Aktiengesellschaften mit bis zu 3 Aktionären hat Konsento die GV-Schnellversion entwickelt. Beim Erfassen einer Aktiengesellschaft mit bis zu max. 3 Aktionären erstellt die Applikation automatisch eine ordentliche Generalversammlung, aus der als sogenannte “GV-Schnellversion” (“Quick AGM”, “AGA Rapide”) mit nur wenigen Klicks ein vollständiges, rechtskonformes GV-Protokoll erstellt werden kann - korrekt, digital und effizient.
Das Besondere: Unternehmen müssen keine Generalversammlung manuell vorbereiten, Traktanden formulieren oder Abstimmungen einholen. Stattdessen erhalten sie direkt ein unterschriftsreifes Protokoll, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die bisher vom Treuhänder erstellten Papierprotokolle ersetzt. Formaljuristisch wird diese Form der Generalversammlung als Universalversammlung durchgeführt, weshalb auf die für die Einberufung geltenden Formvorschriften verzichtet werden kann (Art. 701 Abs. 1 OR).
Wie alle GV-Protokolle kann auch dasjenige einer GV-Schnellversion rechtskonform in Konsento unterschrieben und archiviert werden: Verwaltungsräte und Protokollführer, die elektronische Signaturen vorziehen, können dies direkt mit der in Konsento eingebetteten qualifizierten elektronischen Signatur QES tun. In diesem Fall kann das Originalprotokoll mit den restlichen Aktionären über Konsento geteilt und im elektronischen Archiv abgelegt werden. Für Traditionalisten ermöglicht Konsento den Export als PDF. Das ausgedruckte und handschriftlich unterschriebene Protokoll kann danach wieder in Konsento hochgeladen und als Kopie mit den Aktionären geteilt und archiviert werden. In beiden Fällen lässt sich der Stand der Unterzeichnung in Konsento nachverfolgen.
Nutzer von Konsento können mit einem einzigen Klick die GV des Vorjahres ins Folgejahr kopieren und als Grundlage für das nächste direkt erstellte Protokoll verwenden. Dafür ist lediglich die Anpassung von Datum und Zeit notwendig, wobei das GV-Tool von Konsento eine Überarbeitung des gesamten Inhalts der GV erlaubt.
Inhalt des GV Protokolls in der Schnellversion
Die GV-Schnellversion enthält automatisch alle gesetzlich vorgesehenen Pflicht-Traktanden einer ordentlichen Generalversammlung:
- Feststellungen
- Genehmigung des Protokolls der letzten Generalversammlung
- Genehmigung des Jahresberichts und der Jahresrechnung
- Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzergebnisses
- Entlastung des Verwaltungsrates
- Wahl/Wiederwahl des Verwaltungsrats
- Wahl der Revisionsstelle
- Verschiedenes
Standardmässig wird das GV Protokoll mit 100% Zustimmung zu allen Traktanden erstellt. Falls einzelne Aktionäre Nein-Stimmen oder Enthaltungen einbringen möchten, kann der Prozess geöffnet und eine elektronische Abstimmung durchgeführt werden. So ist maximale Flexibilität und Rechtskonformität in allen Konstellationen gewährleistet.
Fazit: Rechtskonforme Protokolle ohne Aufwand
Die GV-Schnellversion von Konsento ist die ideale Lösung für kleine Aktiengesellschaften, die ihre gesetzlichen Pflichten effizient erfüllen möchten. Mit minimalem Aufwand erhalten sie ein digitales, rechtskonformes Protokoll der Generalversammlung, das jederzeit unterschrieben, geteilt und archiviert werden kann.
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