Dans le paysage entrepreneurial actuel, les conseils d’administration des sociétés anonymes sont de plus en plus confrontés à des exigences réglementaires complexes. L’une de ces exigences concerne les obligations liées aux ayants droit économiques des actions. Ces obligations s’appliquent aux administrateurs dans deux directions : d’une part, les responsabilités liées à la mise en œuvre au sein de la société anonyme elle-même ; d’autre part, les obligations d’information et de communication qui découlent des relations d’affaires de la société avec les banques et auxquelles les personnes disposant du pouvoir de représentation – dans les PME principalement les membres du conseil d’administration – doivent se conformer consciencieusement et correctement.
Dans une série de blogs, nous examinons les obligations relatives aux ayants droit économiques des actions, tant à l’intérieur de la société anonyme qu’à l’égard des banques. Nous proposerons également un aperçu des évolutions possibles concernant la transparence des personnes morales et la notion d’ayant droit économique.
Cette première partie de la série vise à donner un aperçu des obligations au sein de la société anonyme.
Partie du dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent
Les règles relatives à la déclaration et à la documentation des ayants droit économiques au sein de la SA sont ancrées dans le Code des obligations et font partie de l’instrument juridique destiné à lutter contre le blanchiment d’argent. Les vérifications et documentations qui en découlent constituent la base des déclarations ultérieures aux banques et autres intermédiaires financiers, sur lesquelles nous reviendrons dans le prochain article de cette série.
Déclaration de l’ayant droit économique lors de l’acquisition d’actions
Dès qu’un actionnaire, seul ou de concert avec des tiers, acquiert des actions d’une société non cotée et atteint ou dépasse le seuil de 25 % du capital-actions ou des droits de vote, une obligation de déclaration importante s’applique : dans un délai d’un mois, l’actionnaire doit informer la société du nom, du prénom et de l’adresse de la personne physique pour laquelle il agit en dernier ressort – ledit ayant droit économique.
Si l’actionnaire est une personne morale ou une société de personnes, chaque personne physique qui contrôle l’actionnaire doit être déclarée comme ayant droit économique. Cette règle étant plus complexe qu’il n’y paraît, nous lui consacrerons un article séparé.
Toute modification du nom, du prénom ou de l’adresse de l’ayant droit économique doit être communiquée à la société dans un délai de trois mois.
Le seuil de 25 %
À première vue, un seuil de 25 % peut sembler élevé et difficilement atteignable dans les sociétés anonymes comptant plusieurs actionnaires. Toutefois, il faut tenir compte du fait qu’un « accord de concertation » existe déjà lorsque des fondateurs ou entrepreneurs poursuivent les mêmes objectifs, que les actionnaires sont liés par une convention d’actionnaires ou qu’ils se regroupent dans un syndicat d’investisseurs. En conséquence, les actionnaires peuvent être amenés à déclarer des ayants droit économiques différents même lorsqu’ils détiennent bien moins de 25 % des droits de participation ou de vote.
Exceptions à l’obligation de déclaration
Il existe toutefois des exceptions à cette obligation. Lorsque les actions sont émises sous forme de titres intermédiés (bucheffekten) et déposées auprès d’un dépositaire en Suisse ou inscrites dans le registre principal, il n’est pas nécessaire de faire de déclaration. Dans ce cas, l’ayant droit économique sur les actions est directement identifié par la banque qui tient le compte-titres sur lequel les actions concernées sont enregistrées.
Registre des ayants droit économiques
La société est tenue de tenir un registre des ayants droit économiques qui lui sont déclarés. Ce registre doit contenir le nom, le prénom et l’adresse des personnes concernées et doit être tenu en plus du registre des actions. Il est essentiel que ce registre soit correctement tenu, car les justificatifs ayant servi à la déclaration doivent être conservés pendant dix ans même après la radiation de la personne du registre. De plus, le registre doit être tenu de manière à pouvoir être consulté en tout temps en Suisse.
Conséquences du non-respect des obligations de déclaration – pour l’actionnaire
La violation des obligations de déclaration entraîne de lourdes conséquences et a notamment un impact immédiat sur les droits de l’actionnaire : tant qu’un actionnaire ne s’est pas conformé à ses obligations, les droits sociaux attachés aux actions sont suspendus. Cela signifie que l’actionnaire ne peut pas exercer ses droits de vote à l’assemblée générale tant qu’il n’a pas communiqué l’ayant droit économique de ses actions à la société.
Les droits patrimoniaux sont également affectés : ils ne peuvent être exercés qu’une fois les obligations de déclaration respectées. Si l’actionnaire ne déclare pas l’ayant droit économique dans le mois suivant l’acquisition des actions, ses droits patrimoniaux – notamment ses droits aux dividendes – sont perdus. S’il procède à une déclaration ultérieure, il peut faire valoir les droits patrimoniaux générés à partir de ce moment.
Les actionnaires qui omettent volontairement de respecter leurs obligations de déclaration ou qui fournissent sciemment de fausses informations s’exposent à une amende pouvant aller jusqu’à 10’000 CHF.
Conséquences du non-respect – pour la société et le conseil d’administration
Le conseil d’administration est responsable de veiller à ce qu’aucun actionnaire ne puisse exercer ses droits en violation des obligations de déclaration.
La tenue incorrecte du registre des actions ou du registre des ayants droit économiques constitue un défaut d’organisation de la société. En cas de tel manquement, tout actionnaire, créancier ou le préposé au registre du commerce peut demander au tribunal d’ordonner les mesures correctives nécessaires. Un comportement fautif délibéré dans la tenue du registre des actions ou du registre des ayants droit économiques, ainsi que la violation des obligations sociétaires qui y sont liées, peuvent être sanctionnés par une amende pouvant atteindre 10’000 CHF. Dans ce contexte, la responsabilité des manquements d’une personne morale est imputée aux administrateurs en tant que personnes physiques responsables.
Conclusion
Pour les administrateurs, il est essentiel de prendre conscience des obligations de déclaration relatives aux ayants droit économiques et de veiller à leur mise en œuvre correcte au sein de la société. Le conseil d’administration doit notamment s’assurer que le registre des ayants droit économiques regroupe tous les actionnaires qui, par exemple, sont liés par une convention d’actionnaires ou un pool d’investisseurs, et qu’il surveille attentivement le seuil de 25 %. Ce registre doit contenir non seulement les ayants droit économiques déclarés par les actionnaires, mais également tous les actionnaires. La raison de cette exigence sera expliquée dans le prochain article de cette série.
Dans le cas d’actionnaires qui ne peuvent manifestement pas être eux-mêmes les ayants droit économiques (par exemple, des sociétés anonymes ou autres personnes morales), les informations concernant les ayants droit économiques différents doivent être consignées dans le registre.
Le non-respect de ces obligations peut non seulement entraîner des conséquences juridiques, mais aussi compromettre la confiance dans l’intégrité de la société. En surveillant et en respectant proactivement les dispositions légales, les administrateurs peuvent contribuer à la stabilité et au succès à long terme de leur société.
Soutien dans l’accomplissement correct des obligations relatives aux ayants droit économiques
Avec Konsento, les sociétés anonymes de toutes tailles peuvent tenir leur registre des actions en conformité avec la loi et associer directement leurs actionnaires à la collecte et à la mise à jour des données de base. Cela inclut également une explication simple et compréhensible de la notion d’ayant droit économique. Konsento aide en outre les sociétés anonymes à identifier et corriger les déclarations manquantes ou manifestement erronées et à consolider les seuils.
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