Depuis le 1er janvier 2023, la loi révisée sur les sociétés anonymes est en vigueur et permet aux sociétés anonymes suisses de tenir des assemblées générales hybrides et virtuelles. L'article explique les exigences légales applicables aux deux formulaires, de la modification des statuts à la nomination d'un mandataire indépendant en passant par la réglementation des moyens électroniques. Les membres du conseil d'administration apprennent quelles sont les prochaines étapes à suivre pour les mettre en œuvre et comment Konsento les soutient avec des modèles, des modules et une assistance numérique lors des assemblées générales.
Le moment est enfin venu : la loi révisée tant attendue sur les sociétés anonymes est entrée en vigueur le 1.1.2023 et permet de nouvelles étapes de numérisation dans l'administration des sociétés anonymes. Les principales innovations incluent l'introduction d'assemblées générales par des moyens électroniques et, en tant que type particulier d'entre elles, d'assemblées générales virtuelles.
Ces nouvelles formes d'assemblée générale sont soumises à des exigences légales strictes, que nous aimerions examiner ci-dessous.
AGA avec moyens électroniques - les différents types
Sous certaines conditions, les actionnaires qui ne sont pas présents sur le lieu de l'assemblée générale peuvent exercer leurs droits par voie électronique. L'assemblée générale a donc lieu physiquement à un endroit précis, mais les actionnaires qui ne sont pas présents sur le lieu de l'assemblée générale peuvent y assister par voie électronique, par exemple via Internet ou par téléphone. Étant donné que certains actionnaires y assistent physiquement et que d'autres y participent par voie électronique, ces assemblées générales sont appelées assemblées générales hybrides.
Une assemblée générale virtuelle est une assemblée générale qui se tient entièrement en ligne. Cela signifie que tous les participants se connectent via Internet et assistent à l'assemblée générale en ligne.
Dans les deux cas, les participants peuvent participer à l'Assemblée générale via les médias électroniques et, en particulier, exercer leur vote par voie électronique (ce que l'on appelle le « vote direct »). Jusqu'à présent, il n'était possible de donner des instructions que par voie électronique à l'attention d'un mandataire.
La participation électronique directe des actionnaires leur permet de voter de manière plus informée à la suite d'une discussion ou d'une séance de questions-réponses organisée lors de l'assemblée générale. Cela est clairement considéré comme un renforcement des droits des actionnaires. La possibilité d'assister directement à une assemblée générale et de voter sans avoir à prendre le temps et les efforts nécessaires pour se rendre à une assemblée générale physique représente également une extension des droits des actionnaires et s'inscrit dans les formes modernes de travail et de communication.
Exigences communes pour la tenue d'assemblées générales par voie électronique
Pour les assemblées générales hybrides et virtuelles, le conseil d'administration doit réglementer l'utilisation des moyens électroniques. Idéalement, il le fait conformément à la réglementation appropriée. Ce faisant, le conseil d'administration s'assure que
- l'identité des participants est établie ;
- les votes à l'Assemblée générale sont transférés directement ;
- tout participant peut faire des propositions et prendre part à la discussion ;
- le résultat du vote ne peut pas être falsifié.
Exigences spéciales pour les assemblées générales hybrides
Dans le cadre des assemblées générales hybrides, la loi exige uniquement que le conseil d'administration puisse prévoir que les actionnaires qui ne sont pas présents sur le lieu de l'assemblée générale puissent exercer leurs droits par voie électronique. La compétence pour tenir une assemblée générale virtuelle incombe donc exclusivement au conseil d'administration.
Exigences spéciales pour les assemblées générales virtuelles
Par rapport aux assemblées générales hybrides, les exigences relatives à la tenue d'assemblées générales virtuelles sont légèrement plus strictes : la loi exige une disposition statutaire explicite qui autorise le conseil d'administration à tenir une assemblée générale virtuelle. Cela nécessite bien entendu que les actionnaires approuvent une modification connexe des statuts lors d'une assemblée générale physique ou hybride ordinaire. Par conséquent, avant qu'une première assemblée générale virtuelle puisse être organisée en vertu de la nouvelle loi, au moins une autre assemblée générale physique ou hybride doit être organisée.
Si la base statutaire pour la tenue d'une assemblée générale virtuelle a été créée, le conseil d'administration doit désigner un représentant indépendant avec droit de vote lors de sa convocation. Cela tient compte du principe de franchise : même si une assemblée générale est organisée en ligne, pratiquement tous les actionnaires ne pourront pas y assister en direct pour des raisons de programmation ; toutefois, le principe de franchise interdit de voter légalement avant l'assemblée générale, c'est pourquoi les actionnaires absents doivent toujours être représentés par un mandataire, même lors d'une assemblée générale virtuelle.
La nouvelle loi sur les sociétés anonymes permet aux sociétés anonymes dont les actions ne sont pas cotées en bourse de renoncer à une procuration indépendante conformément aux dispositions légales. Cela nécessite également une résolution préalable de l'Assemblée générale. Par souci d'ordre, il convient de préciser ici qu'il s'agit simplement d'une renonciation à l'indépendance du représentant des droits de vote et non d'une renonciation au représentant votant en tant que tel. Cela signifie que même s'il existe une base statutaire appropriée, le conseil d'administration doit veiller à ce que les actionnaires qui ne peuvent assister à l'assemblée générale virtuelle soient représentés par un mandataire.
Et maintenant ? Prochaines étapes pour le conseil d'administration
Les conseils d'administration qui souhaitent donner plus de flexibilité à leurs actionnaires grâce à l'utilisation de moyens électroniques et les associer plus étroitement au développement de l'entreprise devraient donc envisager les étapes suivantes :
- Promulgation de réglementations relatives à l'utilisation de moyens électroniques, qui indiquent comment les participants sont identifiés, les votes sont transférés directement, les participants soumettent des demandes et peuvent participer à la discussion et les résultats des votes ne peuvent pas être falsifiés.
- En fait, il ne sera possible de répondre à ces questions de manière concrète et définitive que lorsque le Conseil d'administration aura également examiné les moyens techniques appropriés et inclus leurs spécifications dans la promulgation de ses règlements.
- Pour tenir une assemblée générale hybride, le conseil d'administration doit adopter une résolution officielle à l'occasion d'une réunion du conseil d'administration.
- Si le conseil d'administration souhaite tenir des assemblées générales purement virtuelles à l'avenir, il doit proposer et demander une modification correspondante des statuts à l'assemblée générale. Dans le même temps, cela peut également constituer une base pour renoncer au représentant indépendant des droits de vote. Les deux modifications doivent être notariées publiquement par un notaire et inscrites au registre du commerce.
Comment Konsento vous aide
Konsento est une plateforme complète permettant de numériser les tâches des conseils d'administration et des entrepreneurs ainsi que de leurs administrateurs, avocats, notaires et auditeurs désignés. Il comprend notamment un module pour les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales, qui permet la préparation, la mise en œuvre et le suivi de réunions physiques, hybrides et virtuelles. Ce module contient des projets d'ordre du jour pour les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales, dont le libellé constitue également la base des éventuelles notarisations publiques et inscriptions au registre du commerce nécessaires. En particulier, les utilisateurs de Konsento ont droit à des modèles pour la résolution du Conseil d'administration concernant la tenue d'une assemblée générale par voie électronique ainsi que pour les résolutions de l'Assemblée générale sur la modification des statuts dans le cadre des assemblées générales virtuelles et la renonciation au représentant indépendant des droits de vote.
Enfin, Konsento fournit aux utilisateurs enregistrés un modèle de réglementation pour l'utilisation des moyens électroniques, qui régit notamment la forme d'identification, la franchise, l'authenticité des résultats des votes et la manière de procéder en cas de défaillance technique.
Depuis 2020, alors encore sous le régime de la Covid-19, Konsento organise des assemblées générales hybrides et virtuelles et, en cas de modification des statuts, met à disposition des notaires qui peuvent prendre les décisions en ligne, puis les légaliser.
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