Les assemblées générales virtuelles et hybrides font désormais partie intégrante du droit suisse des sociétés. Ce blog explique les exigences légales applicables à l’utilisation de moyens électroniques, la responsabilité du conseil d’administration et pourquoi un règlement du conseil d’administration constitue l’instrument central pour une mise en œuvre juridiquement sûre. Une analyse claire des bases légales et des orientations pratiques à l’intention des membres du conseil d’administration.
Guide pratique à l’intention des membres du conseil d’administration
Introduction
Depuis le début de l’année 2023, les assemblées générales des sociétés anonymes peuvent être tenues non seulement sous forme physique, mais également de manière virtuelle ou hybride à l’aide de moyens électroniques. Ces formes d’assemblée plus efficaces tiennent compte des évolutions techniques et sociétales tout en renforçant les droits de participation et de codécision des actionnaires.
La tenue d’une assemblée générale au moyen de procédés électroniques est toutefois soumise à des exigences légales claires. Il appartient au conseil d’administration de veiller à leur respect. Le présent article propose une vue d’ensemble structurée des exigences légales et montre comment celles-ci peuvent être mises en œuvre en pratique, notamment au moyen d’un règlement du conseil d’administration.
Table des matières
- Bases légales des assemblées générales électroniques
- Vue d’ensemble des exigences légales minimales
- Responsabilité du conseil d’administration
- Statuts ou règlement : où fixer les règles ?
- Soutien pratique à la mise en œuvre
Bases légales des assemblées générales électroniques
Les bases légales permettant la tenue d’assemblées générales virtuelles et hybrides sont ancrées dans le Code des obligations révisé. Celui-ci autorise le recours à des moyens électroniques pour autant que certaines exigences minimales soient respectées.
Pour les assemblées générales entièrement virtuelles, des exigences partiellement plus strictes s’appliquent que pour les formats hybrides. L’objectif de la réglementation est de garantir que l’exercice des droits des actionnaires soit équivalent, dans un environnement numérique, à celui d’une assemblée générale physique.
Vue d’ensemble des exigences légales minimales
Afin qu’une assemblée générale puisse être tenue de manière juridiquement sûre à l’aide de moyens électroniques, le conseil d’administration doit notamment garantir les points suivants :
Vérification de l’identité des participants
L’identité des actionnaires participant par voie électronique doit être établie de manière univoque. Cette exigence correspond fonctionnellement au contrôle d’accès lors d’une assemblée générale physique et vise à empêcher la participation ou l’exercice de droits de vote par des personnes non autorisées.
Transmission immédiate des interventions
Les interventions des participants doivent être transmises immédiatement. Cela implique, d’une part, une composante temporelle : les interventions doivent pouvoir être formulées pendant le traitement de l’objet concerné et être directement reçues par le conseil d’administration. D’autre part, il doit être garanti que les actionnaires puissent s’exprimer directement, sans filtrage préalable ni influence sur le contenu de leurs interventions.
Droit de proposition et de discussion
Tous les participants doivent avoir la possibilité de déposer des propositions et de prendre part à la discussion. Ce n’est qu’à cette condition que la formation de l’opinion des actionnaires peut se fonder sur les interventions du conseil d’administration et des autres participants.
Résultat de vote fidèle et non altéré
Enfin, il doit être garanti que le résultat du vote soit déterminé correctement. Il convient en particulier d’exclure que des droits de vote soient exercés de manière multiple ou contradictoire, par exemple par la combinaison d’une participation électronique et d’une représentation des droits de vote.
En résumé, le conseil d’administration doit renoncer à des moyens électroniques qui ne permettent pas un échange d’opinions interactif fiable ou des résultats de vote corrects. L’examen des solutions techniques utilisées doit impérativement être effectué avant la tenue de l’assemblée générale.
Responsabilité du conseil d’administration
La responsabilité du respect des exigences légales incombe clairement au conseil d’administration. Celui-ci décide du recours à des moyens électroniques et doit s’assurer que l’organisation, la technique et le déroulement de l’assemblée générale soient conformes aux prescriptions légales.
Cela vaut indépendamment du recours à des prestataires externes ou à des solutions logicielles. La responsabilité juridique ne peut pas être déléguée.
Statuts ou règlement : où fixer les règles ?
Afin de répondre aux exigences de force obligatoire, de transparence et de traçabilité, il est recommandé de consigner formellement les règles relatives à l’utilisation de moyens électroniques.
En principe, les dispositions correspondantes peuvent être inscrites dans les statuts de la société anonyme. Toutefois, les statuts offrent un espace limité pour des règles détaillées et toute modification requiert une décision de l’assemblée générale, un acte authentique ainsi qu’une inscription au registre du commerce.
Un règlement du conseil d’administration offre une flexibilité nettement supérieure. Il peut être modifié à tout moment par le conseil d’administration, ne nécessite ni acte authentique ni dépôt au registre du commerce et permet un degré de détail beaucoup plus élevé. La loi prévoit d’ailleurs expressément que le conseil d’administration règle l’utilisation des moyens électroniques et en assume la responsabilité.
Soutien pratique à la mise en œuvre
Dans la pratique, les membres du conseil d’administration sont confrontés au défi de concilier de manière cohérente les exigences juridiques, les processus organisationnels et les solutions techniques.
Des solutions numériques modernes pour les assemblées générales et les séances du conseil d’administration peuvent contribuer à rendre la préparation, la tenue et la documentation plus efficaces et conformes au droit. Des ordres du jour préformulés pour les séances du conseil d’administration facilitent notamment la prise de décision concernant la tenue d’assemblées générales virtuelles ou hybrides ainsi que l’adoption d’un règlement du conseil d’administration correspondant.
Conclusion
Les assemblées générales virtuelles et hybrides font partie intégrante du droit suisse des sociétés depuis le début de l’année 2023. Elles offrent des gains d’efficacité et de nouvelles possibilités de participation, mais requièrent une préparation juridique et organisationnelle rigoureuse.
Dans ce contexte, Konsento s’est établi comme un fournisseur de premier plan de solutions d’assemblées générales efficaces et intuitives pour les PME. Via le logiciel de Konsento, plus de 600 assemblées générales ont été organisées jusqu’en janvier 2026. Outre les assemblées générales ordinaires, une part importante d’assemblées générales extraordinaires avec des décisions spéciales y occupe une place centrale. Les formats numériques se prêtent particulièrement bien aux décisions extraordinaires soumises à des contraintes de temps.
Cette expérience pratique se reflète directement dans le développement continu des solutions Konsento. Les clientes et clients bénéficient non seulement d’outils d’assemblée générale stables et conformes au droit, mais également de modèles éprouvés et de bonnes pratiques, notamment d’un modèle de règlement du conseil d’administration pour la tenue d’assemblées générales numériques.
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