Einleitung
Die Durchführung einer Kapitalerhöhung ist ein entscheidender Schritt für jede Aktiengesellschaft (AG). Doch mit der Erhöhung des Kapitals kommen neue Anteilseigner hinzu, wodurch sich Besitzverhältnisse und Kontrollstrukturen verändern. In solchen Fällen muss einerseits das Aktienregister der Gesellschaft zeitnah aktualisiert werden. Andererseits ist es für den Verwaltungsrat essentiell, die wirtschaftliche Berechtigung der Aktionäre erneut festzustellen. Ferner muss der Verwaltungsrat gegebenenfalls der Bank eine neue Erklärung über die Kontrollinhaber der AG abgeben. Aber was genau bedeutet das, und welche Pflichten ergeben sich daraus?
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten notwendig?
- Pflichten der Aktionäre und des Verwaltungsrats
- Meldung an die Bank und das Aktienregister
- Digitale Lösungen für die Meldung des Kontrollinhabers
- Fazit
Warum ist die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten notwendig?
Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten nach einer Kapitalerhöhung ist eine gesetzliche Notwendigkeit und damit ein entscheidender Schritt für die Transparenz und Compliance einer AG. Gemäss dem Schweizer Obligationenrecht (OR) müssen Aktionäre, die allein oder gemeinsam mit anderen mindestens 25% der Stimmrechte oder des Kapitals einer AG halten, ihre wirtschaftliche Berechtigung gegenüber der Gesellschaft offenlegen (Art. 697j OR). Das Kriterium der “gemeinsamen Absprache” ist gemäss Schweizer Rechtspraxis insbesondere dann erfüllt, wenn Aktionäre einen gemeinsamen Aktionärbindungsvertrag unterschreiben oder in einem Syndikat gepoolt werden.
Versäumte oder fehlerhafte Meldungen können weitreichende Konsequenzen haben: Aktionäre, die ihre wirtschaftliche Berechtigung nicht rechtzeitig melden, verlieren vorübergehend ihre Mitgliedschafts- und Vermögensrechte. Zudem ist der Verwaltungsrat verpflichtet, die Einhaltung dieser Vorschriften zu überwachen (Art. 697l OR und Art. 697m OR) und kann für Versäumnisse mit einer Busse bis CHF 10’000 bestraft werden (Art. 327a Buchstabe a StGB).
Pflichten der Aktionäre und des Verwaltungsrats
Nachfolgend stellen wir die Pflichten der Aktionäre und des Verwaltungsrates bezüglich der Feststellung und Meldung der wirtschaftlichen Berechtigung an Aktien nochmals zusammenfassend dar:
Pflichten der Aktionäre
- Meldepflicht innerhalb eines Monats nach Erreichen der 25%-Schwelle.
- Angabe des wirtschaftlich Berechtigten mit Vor- und Nachnamen sowie Adresse.
- Aktualisierung der Angaben bei Änderungen.
Pflichten des Verwaltungsrats
- Prüfung der Meldungen und Führung eines Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten.
- Sicherstellen, dass Aktionäre, die ihre Pflicht nicht erfüllen, keine Mitgliedschafts- und Vermögensrechte ausüben können.
- Meldung des Kontrollinhabers an die Bank.
Meldung des Kontrollinhabers an die Bank
Banken sind verpflichtet, die wirtschaftlichen Berechtigten ihrer Firmenkunden zu identifizieren. Dazu müssen Unternehmen das sogenannte "Formular K" ausfüllen, in dem sie den Kontrollinhaber ihrer AG angeben. Dieses Dokument dient der Bekämpfung von Geldwäscherei und stellt sicher, dass Banken die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse an den eingebrachten Vermögenswerten korrekt erfassen.
Mit der initialen Unterzeichnen des Formulars K verpflichtet sich die Gesellschaft bzw. deren Verwaltungsrat, der Bank Änderungen der wirtschaftlichen Berechtigung an den Aktien bzw. der Kontrollinhaberschaft der Aktiengesellschaft unaufgefordert zu melden. Resultieren Änderungen aus der oben beschriebenen, nach der Kapitalerhöhung erneut durchgeführten Feststellung der wirtschaftlichen Berechtigung an den Aktien, so hat dies auch Auswirkungen auf den Kontrollinhaber gemäss Terminologie der Banken und muss der Bank der Gesellschaft ebenfalls gemeldet werden.
Digitale Lösungen für die Meldung des Kontrollinhabers
Bei der Aktualisierung des Aktienregisters sowie bei der Feststellung und Meldung des wirtschaftlich Berechtigten und des Kontrollinhabers kommt die digitale Verwaltung ins Spiel: Moderne Aktienregister-Lösungen wie Konsento ermöglichen eine effiziente Dokumentation und Verwaltung der Aktionäre und der wirtschaftlich Berechtigten.
Mit der digitalen Aktienregister-Plattform von Konsento lässt sich die Meldung des wirtschaftlich Berechtigten einfach und rechtskonform umsetzen. Das Aktienregister von Konsento ist bis zu 150 Aktionäre kostenlos und bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um Kapitalerhöhungen sowie die daraus resultierenden, erforderlichen Meldungen effizient abzuwickeln. Die aktualisierten Daten können auf Knopfdruck als PDF exportiert und mit der Bank geteilt werden.
Besonders vorteilhaft ist der digitale Komplettservice für Kapitalerhöhungen von Konsento: Von der Dokumentation der Kapitalerhöhung bis zur finalen Aktualisierung des Aktienregisters werden alle relevanten Schritte über eine Plattform abgewickelt. Dies stellt sicher, dass sämtliche Meldungen rechtskonform erfolgen und Verwaltungsräte ihrer Pflicht zur Feststellung des Kontrollinhabers nachkommen.
Fazit
Nach einer Kapitalerhöhung ist die Feststellung des Kontrollinhabers und die erneute Meldung an die Bank eine essenzielle Pflicht für Aktiengesellschaften. Aktionäre müssen ihre wirtschaftliche Berechtigung offenlegen, während der Verwaltungsrat für die korrekte Umsetzung verantwortlich ist. Mit digitalen Lösungen wie dem Aktienregister von Konsento lassen sich diese Prozesse effizient und rechtssicher gestalten.
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