Viele Verwaltungsräte gehen davon aus, dass unabhängige Stimmrechtsvertreter nur bei börsenkotierten Gesellschaften relevant sind. Tatsächlich können sie auch bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften erforderlich werden – etwa bei virtuellen Generalversammlungen oder eingeschränkten Vertretungsmöglichkeiten. Der Beitrag erklärt verständlich, wann ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter vorgesehen werden muss, welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Rolle der Verwaltungsrat dabei spielt.
Einleitung
Die Generalversammlung ist das zentrale Organ einer Schweizer Aktiengesellschaft. Hier üben die Aktionäre ihre Stimmrechte aus und entscheiden über grundlegende Fragen des Unternehmens. Viele Verwaltungsräte gehen davon aus, dass der unabhängige Stimmrechtsvertreter nur für börsenkotierte Gesellschaften eine Rolle spielt.
Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Auch bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften kann ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter erforderlich werden – etwa aufgrund der Form der Generalversammlung oder wegen bestimmter statutarischer Regelungen.
Für Verwaltungsräte und Aktionäre ist es deshalb wichtig zu verstehen, wann eine solche Vertretung vorgesehen werden muss, welche Alternativen bestehen und welche Rolle der Verwaltungsrat bei der Organisation der Stimmrechtsvertretung spielt.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter?
- Pflicht bei börsenkotierten Gesellschaften
- Situation bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften
- Wann ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter dennoch erforderlich sein kann
- Entscheid des Verwaltungsrats
- Anforderungen an die Unabhängigkeit
- Fazit
Was ist ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter?
Ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter ist eine Person oder Organisation, die an der Generalversammlung die Stimmen von Aktionären ausübt, die nicht selbst teilnehmen.
Der Vertreter handelt dabei auf Grundlage von Vollmachten und Weisungen der Aktionäre. Entscheidend ist seine Unabhängigkeit von der Gesellschaft und ihren Organen.
Die Institution des unabhängigen Stimmrechtsvertreters ist im Obligationenrecht geregelt (Art. 689c–689d OR).
In der Praxis übernehmen diese Rolle häufig Anwälte, Treuhänder oder spezialisierte Corporate-Governance-Dienstleister.
Pflicht bei börsenkotierten Gesellschaften
Bei börsenkotierten Gesellschaften ist ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter zwingend vorgesehen.
Die Generalversammlung wählt diesen Vertreter für eine Amtsperiode (Art. 689c OR). Aktionäre können ihm im Vorfeld der Generalversammlung ihre Stimmweisungen erteilen, sodass ihre Stimmen auch ohne persönliche Teilnahme berücksichtigt werden.
Damit wird sichergestellt, dass Aktionäre ihr Stimmrecht unabhängig von der Gesellschaft ausüben können.
Situation bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften
Für nicht börsenkotierte Gesellschaften besteht grundsätzlich keine generelle Pflicht zur Einsetzung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters.
Das Gesetz sieht verschiedene Formen der Stimmrechtsvertretung vor.
Vertretung durch andere Aktionäre oder Drittpersonen
Aktionäre können ihr Stimmrecht grundsätzlich durch einen Vertreter ausüben lassen (Art. 689 OR).
Diese Person muss nicht zwingend Aktionär sein, sofern die Statuten keine entsprechende Einschränkung vorsehen. Aktionäre können beispielsweise einen Geschäftspartner, einen Anwalt oder eine andere Vertrauensperson bevollmächtigen.
Organvertretung
In vielen Gesellschaften werden Stimmen durch sogenannte Organvertreter ausgeübt, etwa durch Mitglieder des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung (Art. 689c OR).
Aktionäre können solchen Vertretern konkrete Weisungen erteilen, wie sie abstimmen sollen.
Depotvertretung
Werden Aktien bei einer Bank verwahrt, kann auch das Finanzinstitut als Vertreter auftreten (Art. 689d OR).
In diesem Fall übt die Bank das Stimmrecht im Auftrag des Aktionärs aus, in der Regel auf Grundlage entsprechender Instruktionen.
Wann ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter dennoch erforderlich sein kann
Auch bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften kann es Situationen geben, in denen ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter vorgesehen werden muss.
Virtuelle Generalversammlung
Wird eine Generalversammlung vollständig virtuell durchgeführt, muss grundsätzlich ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter vorgesehen werden, sofern die Statuten keine abweichende Regelung enthalten (Art. 701d OR).
Damit wird sichergestellt, dass Aktionäre ihr Stimmrecht auch dann ausüben können, wenn sie nicht selbst an der elektronischen Versammlung teilnehmen.
Einschränkung der Vertretungsmöglichkeiten
Wenn die Statuten vorsehen, dass sich Aktionäre nur durch andere Aktionäre vertreten lassen dürfen, kann jeder Aktionär verlangen, dass zusätzlich ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter zur Verfügung steht (Art. 689d Abs. 2 OR).
Diese Regel verhindert, dass Aktionäre faktisch von der Teilnahme an der Generalversammlung ausgeschlossen werden.
Generalversammlung im Ausland
Findet die Generalversammlung im Ausland statt, können nicht börsenkotierte Gesellschaften auf die Einsetzung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters verzichten, sofern alle Aktionäre damit einverstanden sind (Art. 701b OR).
Entscheid des Verwaltungsrats
Sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann der Verwaltungsrat entscheiden, ob ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter vorgesehen werden soll.
Viele Gesellschaften entscheiden sich freiwillig für diese Lösung. Gründe dafür können eine einfachere Organisation der Generalversammlung, eine neutrale Stimmrechtsausübung bei grösseren Aktionärskreisen oder allgemein eine transparente Corporate Governance sein.
Gerade bei Gesellschaften mit mehreren Investoren oder einer grösseren Zahl von Aktionären wird ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter zunehmend zur guten Praxis.
Anforderungen an die Unabhängigkeit
Der unabhängige Stimmrechtsvertreter kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein.
Entscheidend ist, dass keine Interessenkonflikte bestehen und die Person ihre Aufgabe unabhängig von der Gesellschaft wahrnehmen kann (Art. 689c OR).
In der Praxis übernehmen häufig Anwaltskanzleien, Treuhandgesellschaften oder spezialisierte Corporate-Governance-Dienstleister diese Funktion. Konsento kann in Generalversammlungen, die mit der Konsento Applikation durchgeführt werden, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter gebucht werden.
Fazit
Für nicht börsenkotierte Schweizer Aktiengesellschaften besteht grundsätzlich keine generelle Pflicht, einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter einzusetzen. Dennoch gibt es Konstellationen – etwa bei virtuellen Generalversammlungen oder bei eingeschränkten Vertretungsmöglichkeiten –, in denen eine solche Vertretung erforderlich werden kann.
Für Verwaltungsräte lohnt es sich daher, die Statuten und die Organisation der Generalversammlung sorgfältig zu prüfen. Eine transparente und klar geregelte Stimmrechtsvertretung trägt wesentlich zu einer funktionierenden Corporate Governance bei.
Auch technisch lässt sich diese Thematik einfach abbilden. Im Generalversammlungstool von Konsento werden Aktionäre automatisch aus dem Aktienregister als GV-Teilnehmer geladen. Ihre Vertreter können ganz einfach durch Drag-and-Drop oder Erfassung einer Email-Adresse strukturiert erfasst werden. Vertreter lassen sich dabei ausdrücklich als unabhängige Stimmrechtsvertreter kennzeichnen. Diese Information ist für Aktionäre im GV-Tool sichtbar und ermöglicht eine informierte Auswahl des gewünschten Vertreters.
Während der Generalversammlung wird der Status der Vertretung ebenfalls berücksichtigt: Die Unabhängigkeit eines Stimmrechtsvertreters erscheint sowohl in der Übersicht der vertretenen Stimmen (Art. 702 Abs. 2 Ziff. 2 OR) als auch in den Abstimmungsergebnissen und im automatisch generierten Protokoll.
Auf Wunsch kann Konsento zudem selbst die Rolle des unabhängigen Stimmrechtsvertreters in Generalversammlungen übernehmen – selbstverständlich nur dann, wenn die gesetzlichen Anforderungen an die Unabhängigkeit erfüllt sind.
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