Beaucoup de conseils d’administration pensent que le représentant indépendant des droits de vote ne concerne que les sociétés cotées. Pourtant, même les sociétés anonymes non cotées peuvent devoir en désigner un, notamment lors d’assemblées générales virtuelles ou lorsque la représentation est limitée. Cet article explique les bases légales, les situations pratiques et le rôle du conseil d’administration.
Introduction
L’assemblée générale est l’organe central d’une société anonyme suisse. C’est lors de cette assemblée que les actionnaires exercent leurs droits de vote et prennent les décisions fondamentales concernant la société. De nombreux conseils d’administration pensent que le représentant indépendant des droits de vote ne concerne que les sociétés cotées en bourse.
Cette hypothèse est toutefois trop simpliste. Même dans les sociétés anonymes non cotées, un représentant indépendant peut être nécessaire, par exemple en fonction du format de l’assemblée générale ou en raison de certaines dispositions statutaires.
Il est donc important pour les conseils d’administration et les actionnaires de comprendre dans quelles situations une telle représentation doit être prévue, quelles alternatives existent et quel rôle joue le conseil d’administration dans l’organisation de la représentation des droits de vote.
Table des matières
- Qu’est-ce qu’un représentant indépendant des droits de vote ?
- Obligation pour les sociétés cotées
- Situation des sociétés anonymes non cotées
- Cas dans lesquels un représentant indépendant peut néanmoins être nécessaire
- Décision du conseil d’administration
- Exigences d’indépendance
- Conclusion
Qu’est-ce qu’un représentant indépendant des droits de vote ?
Un représentant indépendant des droits de vote est une personne ou une organisation qui exerce, lors de l’assemblée générale, les droits de vote d’actionnaires qui ne participent pas eux-mêmes à l’assemblée.
Le représentant agit sur la base de procurations et d’instructions de vote données par les actionnaires. L’élément essentiel est son indépendance vis-à-vis de la société et de ses organes.
L’institution du représentant indépendant est réglementée dans le Code des obligations (art. 689c–689d CO).
Dans la pratique, ce rôle est souvent assumé par des avocats, des sociétés fiduciaires ou des prestataires spécialisés en gouvernance d’entreprise.
Obligation pour les sociétés cotées
Pour les sociétés cotées en bourse, la désignation d’un représentant indépendant est obligatoire.
L’assemblée générale élit ce représentant pour une durée de fonction (art. 689c CO). Les actionnaires peuvent lui transmettre leurs instructions de vote avant l’assemblée générale afin que leurs votes soient pris en compte même en l’absence de participation personnelle.
Cette règle garantit que les actionnaires puissent exercer leurs droits de vote de manière indépendante de la société.
Situation des sociétés anonymes non cotées
Pour les sociétés anonymes non cotées, il n’existe en principe pas d’obligation générale de désigner un représentant indépendant.
La loi prévoit différentes formes de représentation des droits de vote.
Représentation par d’autres actionnaires ou des tiers
Les actionnaires peuvent en principe exercer leurs droits de vote par l’intermédiaire d’un représentant (art. 689 CO).
Cette personne ne doit pas nécessairement être actionnaire, sauf si les statuts prévoient une restriction. Les actionnaires peuvent par exemple mandater un partenaire commercial, un avocat ou toute autre personne de confiance.
Représentation par les organes
Dans de nombreuses sociétés, les votes sont exercés par des représentants dits organiques, par exemple des membres du conseil d’administration ou de la direction (art. 689c CO).
Les actionnaires peuvent donner des instructions précises à ces représentants.
Représentation par le dépositaire
Lorsque les actions sont conservées auprès d’une banque, l’établissement financier peut également agir comme représentant (art. 689d CO).
Dans ce cas, la banque exerce les droits de vote pour le compte de l’actionnaire, généralement sur la base d’instructions de celui-ci.
Cas dans lesquels un représentant indépendant peut néanmoins être nécessaire
Même dans les sociétés anonymes non cotées, certaines situations peuvent exiger la mise à disposition d’un représentant indépendant.
Assemblée générale virtuelle
Si une assemblée générale est organisée entièrement sous forme virtuelle, un représentant indépendant doit en principe être prévu, sauf disposition contraire des statuts (art. 701d CO).
Cela garantit que les actionnaires puissent exercer leurs droits de vote même s’ils ne participent pas directement à l’assemblée électronique.
Restriction des possibilités de représentation
Si les statuts prévoient que les actionnaires ne peuvent être représentés que par d’autres actionnaires, tout actionnaire peut demander qu’un représentant indépendant soit également mis à disposition (art. 689d al. 2 CO).
Cette règle évite que certains actionnaires soient de facto exclus de la participation à l’assemblée générale.
Assemblée générale tenue à l’étranger
Si l’assemblée générale se tient à l’étranger, les sociétés non cotées peuvent renoncer à désigner un représentant indépendant, à condition que tous les actionnaires y consentent (art. 701b CO).
Décision du conseil d’administration
En l’absence d’obligation légale, le conseil d’administration peut décider s’il souhaite désigner un représentant indépendant.
De nombreuses sociétés choisissent volontairement cette solution. Les raisons peuvent être une organisation plus simple de l’assemblée générale, une représentation neutre des droits de vote dans les sociétés comptant un grand nombre d’actionnaires ou, plus généralement, une gouvernance d’entreprise plus transparente.
Dans les sociétés comptant plusieurs investisseurs ou un nombre croissant d’actionnaires, la désignation d’un représentant indépendant devient de plus en plus une bonne pratique.
Exigences d’indépendance
Le représentant indépendant peut être une personne physique ou morale.
Il est toutefois essentiel qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts et que la personne puisse exercer sa fonction de manière indépendante de la société (art. 689b CO).
Dans la pratique, ce rôle est souvent assumé par des études d’avocats, des sociétés fiduciaires ou des prestataires spécialisés en gouvernance d’entreprise. Dans les assemblées générales organisées avec l’application Konsento, Konsento peut également être désigné comme représentant indépendant.
Conclusion
Pour les sociétés anonymes suisses non cotées, il n’existe en principe pas d’obligation générale de désigner un représentant indépendant des droits de vote. Toutefois, certaines situations – notamment les assemblées générales virtuelles ou les restrictions en matière de représentation – peuvent rendre une telle représentation nécessaire.
Les conseils d’administration devraient donc examiner attentivement les statuts et l’organisation de l’assemblée générale. Une représentation des droits de vote claire et transparente contribue de manière essentielle à une bonne gouvernance d’entreprise.
D’un point de vue technique, ces processus peuvent être mis en œuvre simplement. Dans l’outil d’assemblée générale de Konsento, les actionnaires sont automatiquement chargés comme participants à partir du registre des actions. Leurs représentants peuvent être ajoutés facilement par glisser-déposer ou en saisissant une adresse e-mail. Les représentants peuvent être explicitement identifiés comme représentants indépendants. Cette information est visible pour les actionnaires dans l’interface de l’assemblée et leur permet de choisir en connaissance de cause leur représentant.
Pendant l’assemblée générale, le statut de la représentation est également pris en compte : l’indépendance d’un représentant apparaît dans l’aperçu des droits de vote représentés (art. 702 al. 2 ch. 2 CO), dans les résultats des votes ainsi que dans le procès-verbal généré automatiquement.
Sur demande, Konsento peut également assumer le rôle de représentant indépendant lors d’assemblées générales – bien entendu uniquement lorsque les exigences légales d’indépendance sont respectées.
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