Auch nicht börsenkotierte Aktiengesellschaften können verpflichtet sein, einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter einzusetzen. Der Beitrag erläutert, wann dies der Fall ist und welche Anforderungen an dessen Unabhängigkeit gelten. Grundlage sind insbesondere Art. 689d OR sowie die Unabhängigkeitsregeln der Revisionsstelle in Art. 728 OR. Zudem wird erklärt, wann wirtschaftliche Beteiligungen oder Mandatsverhältnisse die Unabhängigkeit infrage stellen können.
Einleitung
In nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften wird die Stimmrechtsvertretung häufig pragmatisch gehandhabt. Aktionäre vertreten sich gegenseitig oder übertragen ihre Stimme einer Vertrauensperson.
Das Gesetz sieht jedoch Situationen vor, in denen eine Gesellschaft ihren Aktionären eine unabhängige Stimmrechtsvertretung ermöglichen muss. Grundlage dafür ist Art. 689d OR. Sobald eine solche Vertretung eingesetzt wird, stellt sich unmittelbar die Frage: Wann ist ein Stimmrechtsvertreter tatsächlich unabhängig?
Das Gesetz beantwortet diese Frage indirekt. Art. 689b Abs. 4 OR verlangt, dass die Unabhängigkeit weder tatsächlich noch dem Anschein nach beeinträchtigt sein darf und verweist zur Konkretisierung auf die Unabhängigkeitsregeln für die Revisionsstelle (Art. 728 Abs. 2–6 OR).
Damit wird ein etabliertes Konzept aus dem Revisionsrecht auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter übertragen.
Inhaltsverzeichnis
- Wann eine unabhängige Vertretung erforderlich wird
- Unabhängigkeit bedeutet Abstand zur Gesellschaft
- Eigeninteressen können die Neutralität gefährden
- Wann Beteiligungen oder Mandate problematisch werden
- Unabhängigkeit betrifft auch Umfeld und Organisation
- Fazit: Neutralität schafft Vertrauen in der Generalversammlung
Wann eine unabhängige Vertretung erforderlich wird
Nicht börsenkotierte Aktiengesellschaften können in ihren Statuten festlegen, dass sich Aktionäre an der Generalversammlung nur durch andere Aktionäre vertreten lassen dürfen (Art. 689d Abs. 1 OR).
Besteht eine solche Beschränkung, können Aktionäre verlangen, dass der Verwaltungsrat zusätzlich einen Vertreter bezeichnet, dem sie ihre Stimmrechte übertragen können. Dabei kann es sich um:
- einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter, oder
- einen Organstimmrechtsvertreter
handeln (Art. 689d Abs. 2 OR).
Der Verwaltungsrat muss den Aktionären spätestens zehn Tage vor der Generalversammlung mitteilen, wer diese Rolle übernehmen kann (Art. 689d Abs. 3 OR).
Wird ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter eingesetzt, muss dessen Unabhängigkeit gewährleistet sein. Für diese Beurteilung verweist das Gesetz auf die Regeln zur Unabhängigkeit der Revisionsstelle (Art. 689b Abs. 4 i.V.m. Art. 728 OR).
Unabhängigkeit bedeutet Abstand zur Gesellschaft
Der unabhängige Stimmrechtsvertreter soll eine neutrale Vertrauensperson der Aktionäre sein.
Nach den Unabhängigkeitsregeln des Revisionsrechts sind deshalb insbesondere folgende Situationen problematisch (Art. 728 Abs. 2 OR):
- Mitgliedschaft im Verwaltungsrat oder andere Entscheidfunktion in der Gesellschaft
- Arbeitsverhältnis mit der Gesellschaft;
- enge persönliche Beziehungen zu Verwaltungsratsmitgliedern oder bedeutenden Aktionären;
- Mitwirkung an Tätigkeiten, bei denen eigene Arbeiten überprüft werden müssten - übertragen auf die Stimmrechtsvertretung würde dies etwa bedeuten, wenn die GV über Anträge abstimmen müsste, welche den Stimmrechtsvertreter betreffen;
- wirtschaftliche Abhängigkeit von der Gesellschaft;
- Verträge mit nicht marktkonformen Bedingungen;
- Annahme wertvoller Geschenke oder besonderer Vorteile.
Diese Grundsätze lassen sich direkt auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter übertragen. Wer organisatorisch oder persönlich zu nahe bei der Gesellschaft steht, kann kaum gleichzeitig als unabhängiger Vertreter der Aktionäre auftreten.
Eigeninteressen können die Neutralität gefährden
Ein weiterer zentraler Punkt betrifft eigene wirtschaftliche Interessen an der Gesellschaft.
Das Gesetz nennt ausdrücklich auch eine direkte oder bedeutende indirekte Beteiligung am Aktienkapital als potenzielles Hindernis für die Unabhängigkeit (Art. 728 Abs. 2 Ziff. 2 OR).
Eine indirekte Beteiligung liegt beispielsweise vor, wenn eine Person:
- über eine Holdinggesellschaft beteiligt ist
- über eine Beteiligungsgesellschaft oder einen Fonds Aktien hält
- über eine nahestehende Gesellschaft wirtschaftlich beteiligt ist.
Das Gesetz definiert nicht exakt, wann eine solche Beteiligung als „bedeutend“ gilt. Für die Auslegung kann jedoch auf die Unabhängigkeitsrichtlinien von ExpertSuisse zurückgegriffen werden, die auf denselben gesetzlichen Bestimmungen beruhen und sich auf die Unabhängigkeit der Revisionsstelle beziehen.
Dort wird eine indirekte finanzielle Beteiligung typischerweise als wesentlich angesehen, wenn sie etwa 10 % des Eigenkapitals oder Vermögens der betreffenden Person überschreitet.
Diese Schwelle gilt zwar nicht direkt für den unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Sie liefert aber eine hilfreiche Orientierung: Je grösser das wirtschaftliche Interesse an der Gesellschaft ist, desto eher wird die Unabhängigkeit infrage gestellt.
Für Aktionäre bedeutet dies in der Praxis: Wer selbst wirtschaftlich erheblich an der Gesellschaft beteiligt ist – auch indirekt – eignet sich kaum als neutraler Vertreter der Aktionäre.
Wann Mandate zu wirtschaftlicher Abhängigkeit führen können
Neben Beteiligungen kann auch eine wirtschaftliche Abhängigkeit vom Mandat problematisch sein.
Das Gesetz nennt ausdrücklich auch Aufträge, die zu einer wirtschaftlichen Abhängigkeit führen, als unvereinbar mit der Unabhängigkeit (Art. 728 Abs. 2 Ziff. 5 OR).
Auch hier geben die Richtlinien von ExpertSuisse eine hilfreiche Orientierung. Dort wird wirtschaftliche Abhängigkeit beispielsweise angenommen, wenn ein einzelner Mandant über mehrere Jahre hinweg einen erheblichen Anteil der Einnahmen eines Dienstleisters ausmacht.
Als Richtwert werden häufig Schwellen von rund 30 % der jährlichen Honorareinnahmen genannt. Bei Gesellschaften von öffentlichem Interesse gelten teilweise noch strengere Werte.
Diese Schwellen sind nicht direkt auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter übertragbar. Sie verdeutlichen aber den Grundgedanken: Wenn eine Person wirtschaftlich stark vom Wohlwollen der Gesellschaft abhängt, kann ihre Neutralität infrage gestellt werden.
Typische Risikosituationen können beispielsweise sein:
- ein Treuhänder oder Berater erzielt einen grossen Teil seiner Einnahmen mit Mandaten der Gesellschaft
- die Rolle als Stimmrechtsvertreter ist Teil eines grösseren Mandatsverhältnisses
- die Zusammenarbeit mit der Gesellschaft ist für das Geschäftsmodell wirtschaftlich zentral
In solchen Fällen kann zumindest der Eindruck entstehen, dass der Vertreter Rücksicht auf die Interessen der Gesellschaft nehmen muss.
Unabhängigkeit betrifft auch Umfeld und Organisation
Die gesetzlichen Anforderungen beschränken sich nicht nur auf die Person des Stimmrechtsvertreters selbst.
Die Unabhängigkeitsregeln gelten auch für:
- Personen, die an der Mandatsausübung beteiligt sind
- Mitglieder der Leitung einer Organisation, die diese Rolle übernimmt
- nahestehende Personen
- kontrollierte oder kontrollierende Unternehmen
Diese erweiterten Anforderungen ergeben sich aus den allgemeinen Unabhängigkeitsregeln des Revisionsrechts (Art. 728 Abs. 3–6 OR).
Damit wird verhindert, dass Interessenkonflikte indirekt über Familienbeziehungen, Geschäftspartner oder verbundene Unternehmen entstehen.
Fazit: Neutralität schafft Vertrauen in der Generalversammlung
Der unabhängige Stimmrechtsvertreter soll sicherstellen, dass Aktionäre ihre Rechte auch dann ausüben können, wenn sie nicht persönlich an der Generalversammlung teilnehmen.
Damit diese Funktion glaubwürdig ist, stellt das Gesetz hohe Anforderungen an die tatsächliche und wahrgenommene Unabhängigkeit (Art. 689b Abs. 4 OR).
Für Stimmrechtsvertreter bedeutet dies vor allem:
- ausreichender organisatorischer Abstand zur Gesellschaft
- keine wesentlichen wirtschaftlichen Interessen an der Gesellschaft
- keine wirtschaftliche Abhängigkeit vom Mandat
- keine problematischen Beziehungen über nahestehende Personen oder Organisationen
Im Generalversammlungstool von Konsento können standardmässig Stimmrechtsvertreter erfasst werden. Vertreter können dabei auch explizit als unabhängige Stimmrechtsvertreter gekennzeichnet werden. Diese Information ist für Aktionäre in deren GV-Tool sichtbar und erlaubt eine klare, informierte Auswahl der gewünschten Stimmrechtsvertreters. Während der Generalversammlung wird die Information zur Unabhängigkeit des Stimmrechtsvertreters sowohl in der Übersicht der Vertretungen (Art. 702 Abs. 2 Ziff. 2 OR) und den Abstimmungsergebnissen als auch im automatisch erstellten Protokoll ausgewiesen.
Konsento übernimmt auf Wunsch auch selbst die Rolle des unabhängigen Stimmrechtsvertreters in Generalversammlungen – selbstverständlich nur dann, wenn die gesetzlichen Anforderungen an die Unabhängigkeit erfüllt sind.