Viele Aktiengesellschaften führen Generalversammlungen virtuell durch und dematerialisieren ihre Aktien, ohne dass die Statuten diesem Vorgehen Rechnung tragen. Dieser Beitrag zeigt, welche Formulierungen zur Einberufung, zu Mitteilungen, Vollmachten, zur virtuellen Generalversammlung und zur Form der Aktien typischerweise der Digitalisierung im Weg stehen. Er stützt sich auf die einschlägigen Bestimmungen des revidierten Aktienrechts (Art. 626, 689, 700, 701a ff., 973c, 973d OR) und auf die Rechtsprechung des Bundesgerichts zum Anspruch auf physische Aktienzertifikate. Am Schluss steht eine praxisorientierte Übersicht, was digitalisierungstaugliche Statuten heute auszeichnet.
Aktiengesellschaften kommunizieren zunehmend elektronisch mit ihren Aktionären, führen Generalversammlungen virtuell oder hybrid durch und verzichten auf die Ausstellung physischer Aktientitel. Das entspricht dem Alltag von Verwaltungsrätinnen, Geschäftsleitern und Aktionären, die Verträge elektronisch signieren, Sitzungen per Video abhalten und Dokumente über Cloud-Plattformen austauschen. Die gesellschaftsrechtliche Praxis hat sich damit deutlich von der traditionellen Papierwelt entfernt.
Die rechtliche Grundlage dafür entsteht aber nicht automatisch. Wer sein Corporate Housekeeping digitalisieren und die Aktie dematerialisieren will, muss sicherstellen, dass die eigenen Statuten dieses Vorgehen auch zulassen. In der Praxis zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Die Statuten wirken als Bremsklotz, weil sie Formulierungen enthalten, die stillschweigend auf Papier und persönliche Anwesenheit zugeschnitten sind. Dieser Beitrag zeigt, welche typischen Bestimmungen der Digitalisierung im Weg stehen und woran sich digitalisierungstaugliche Statuten erkennen lassen.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die Statuten über die Digitalisierung entscheiden
- Typische Stolpersteine in bestehenden Statuten
- Was digitalisierungstaugliche Statuten auszeichnet
- Fazit
Warum die Statuten über die Digitalisierung entscheiden
Die Statuten bilden das Grundgesetz jeder Aktiengesellschaft. Sie legen fest, wie die Gesellschaft organisiert ist, wie sie mit ihren Aktionären kommuniziert und in welcher Form sie Beschlüsse fasst. Das Obligationenrecht gibt zwar einen zwingenden Mindestinhalt vor (Art. 626 OR), verweist für zahlreiche weitere Fragen aber ausdrücklich auf die statutarische Regelung. Bei der Einberufung der Generalversammlung, der Vertretung der Aktionäre, der Verbriefung der Aktien und insbesondere der Durchführung einer rein virtuellen Generalversammlung eröffnet das Gesetz Spielräume, die eine Gesellschaft nur dann nutzen kann, wenn die Statuten diese auch ausdrücklich verankern.
Daraus folgt ein praktisch sehr wichtiger Grundsatz: Digitale Tools und elektronische Prozesse genügen für sich allein nicht. Ohne eine entsprechende gesellschaftsinterne Rechtsgrundlage bleibt die Digitalisierung ein faktisches Vorgehen, dem jederzeit ein berechtigter Einwand eines Aktionärs entgegengehalten werden kann. Die Statuten dürfen den Digitalisierungsbemühungen der AG nicht zuwiderlaufen, sondern müssen die interne Rechtsgrundlage dafür liefern.
Typische Stolpersteine in bestehenden Statuten
Bei der Prüfung bestehender Statuten tauchen immer wieder dieselben Schwachstellen auf. Sie stammen häufig aus Zeiten, in denen Corporate Housekeeping und Aktionärskommunikation fast ausschliesslich papierbasiert organisiert waren. Die folgenden fünf Punkte zeigen, wo die Digitalisierungstauglichkeit am häufigsten scheitert.
Einberufung der Generalversammlung
Die Einberufung gilt rechtlich als Mitteilung der Gesellschaft an ihre Aktionäre, und ihre Form richtet sich nach den einschlägigen Statutenbestimmungen (Art. 626 Abs. 1 Ziff. 7 OR in Verbindung mit Art. 700 OR). Verlangen die Statuten eine Einberufung «per Brief», «per eingeschriebenem Brief» oder schlicht «schriftlich», ist der Weg zu einer elektronischen Einberufung versperrt. Das Wort «schriftlich» bedeutet im Schweizer Recht grundsätzlich Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder, bei elektronischer Übermittlung, eine qualifizierte elektronische Signatur (Art. 14 Abs. 2bis OR). Für die Versendung von Einladungen an ein mehrstelliges Aktionariat ist diese Anforderung in der Praxis kaum praktikabel.
Wer Einladungen per E-Mail oder über eine Plattform versenden will, benötigt deshalb eine ausdrückliche Öffnung in den Statuten. Eine saubere Formulierung erlaubt die Einberufung «schriftlich oder in elektronischer Form, beispielsweise per E-Mail, an die zuletzt im Aktienbuch verzeichnete Adresse». Fehlt diese Grundlage, sind elektronisch zugestellte Einladungen angreifbar, und Beschlüsse einer nicht formgerecht einberufenen Generalversammlung sind nach Art. 706 Abs. 1 OR anfechtbar.
Mitteilungen an die Aktionäre
Dieselbe Logik gilt für alle übrigen Mitteilungen der Gesellschaft an ihre Aktionäre, etwa die Bekanntgabe von Beschlüssen, die Zustellung des Geschäfts- und Revisionsberichts oder Informationen zu Kapitalmassnahmen. Wird in den Statuten nur «schriftlich», «per Brief» oder gar «per Telefax» genannt, sind elektronische Kanäle faktisch blockiert. Besonders relevant ist dies mit Blick auf Art. 626 Abs. 1 Ziff. 7 OR, wonach die Form der Mitteilungen an die Aktionäre zwingend in den Statuten geregelt sein muss. Über denselben Kanal kann auch der Geschäfts- und Revisionsbericht vor der Generalversammlung elektronisch zugänglich gemacht werden (Art. 699a Abs. 3 OR), womit die physische Auflage am Sitz der Gesellschaft entfällt.
Richtigerweise lautet die Formulierung auch hier «schriftlich oder elektronisch, insbesondere per E-Mail oder über eine elektronische Kommunikationsplattform». Erst damit ist der Verwaltungsrat in der Lage, moderne Werkzeuge einzusetzen, ohne bei jedem Versand ein formelles Risiko einzugehen.
Vollmachten und Stimmrechtsvertretung
Auch bei der Vertretung an der Generalversammlung (Art. 689 ff. OR) finden sich in älteren Statuten oft starre Vorgaben. Typisch ist die Formulierung, dass sich Aktionäre «durch schriftliche Vollmacht» vertreten lassen können. Streng genommen wird damit eine papierbasierte Vollmacht oder, bei elektronischer Einreichung, eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Für praxisrelevante Abläufe wie eine elektronische Vollmachtserteilung per E-Mail, über ein Online-Portal oder im Rahmen einer virtuellen Generalversammlung ist das ein erhebliches Hindernis.
Eine digitalisierungstaugliche Klausel erlaubt die Vollmachtserteilung «schriftlich oder in elektronischer Form» und deckt damit sowohl die Papiervollmacht mit Unterschrift als auch die elektronische Bevollmächtigung über einfache und praxisgerechte Kanäle ab.
Virtuelle und hybride Generalversammlung
Seit dem 1. Januar 2023 räumt das revidierte Aktienrecht den Aktiengesellschaften neue Gestaltungsmöglichkeiten für die Durchführung der Generalversammlung ein. Möglich sind Generalversammlungen an mehreren Tagungsorten gleichzeitig (Art. 701a Abs. 2 OR), an einem Tagungsort im Ausland (Art. 701b OR), mit elektronischer Teilnahmemöglichkeit von nicht vor Ort anwesenden Aktionären (Art. 701c OR) sowie die rein virtuelle Generalversammlung ganz ohne Tagungsort (Art. 701d OR).
Von diesen Möglichkeiten profitiert eine Gesellschaft aber nur, wenn die Statuten die entsprechende Grundlage schaffen. Die rein virtuelle Generalversammlung und der Tagungsort im Ausland setzen eine ausdrückliche statutarische Verankerung voraus. Ohne diese kann der Verwaltungsrat zwar eine Präsenzversammlung mit elektronischer Teilnahmemöglichkeit anordnen, auf einen physischen Tagungsort aber nicht verzichten. Für international aufgestelltes oder geografisch verteiltes Aktionariat ist das eine empfindliche Einschränkung.
Als ergänzenden Hebel erlaubt Art. 701d Abs. 2 in Verbindung mit Art. 704 Abs. 1 Ziff. 15 OR nicht kotierten Gesellschaften, in den Statuten auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters zu verzichten. Für eine schlanke, unbürokratische virtuelle Generalversammlung bei überschaubarem Aktionariat ist dies ein sehr sinnvoller Baustein.
Ausschluss physischer Aktientitel
Ein in der Praxis besonders heikler Punkt betrifft die Verbriefung der Aktien. Viele Gesellschaften gehen davon aus, dass die Führung eines digitalen Aktienregisters die Papieraktie automatisch verdrängt. Das Bundesgericht hat jedoch in einem Entscheid aus dem Jahr 2021 klargestellt, dass dies nicht ausreicht: Fehlt in den Statuten eine ausdrückliche Regelung, die physische Aktientitel ausschliesst, kann ein Aktionär erfolgreich auf Herausgabe eines Aktienzertifikats klagen, obwohl die Gesellschaft ihre Aktien intern bereits dematerialisiert geführt hat.
Der Entscheid ist auch drei Jahre nach Inkrafttreten des revidierten Aktienrechts unverändert aktuell und betrifft jede Aktiengesellschaft, die ihre Aktien als Wertrechte im Sinne von Art. 973c OR oder als Registerwertrechte nach Art. 973d OR ausgestaltet hat. Ohne klare Statutenbestimmung droht die «Rückkehr durch die Hintertür»: Einzelne Aktionäre verlangen ihre Aktien doch wieder als Urkunde, und der Verwaltungsrat muss der Forderung nachkommen. Damit gehen sämtliche Vorteile der Dematerialisierung verloren, vom Schutz vor Verlust bis zur einfachen Übertragbarkeit.
Eine wirksame Regelung legt deshalb unmissverständlich fest, dass Aktien nur unverbrieft als Wertrechte bzw. Registerwertrechte bestehen und dass die Ausstellung von Aktienurkunden oder Aktienzertifikaten ausgeschlossen ist. Diese Klausel gehört in jede Statutenrevision, die eine digitale Aktie ernsthaft zum Ziel hat.
Was digitalisierungstaugliche Statuten auszeichnet
Eine Statutenfassung, die digitales Corporate Housekeeping tatsächlich ermöglicht, beruht auf wenigen, aber klaren Eckpunkten. Für die Praxis lohnt es sich, die folgenden Aspekte systematisch zu prüfen:
- Die Einberufung der Generalversammlung erfolgt wahlweise schriftlich oder elektronisch, insbesondere per E-Mail an die im Aktienbuch verzeichneten Adressen.
- Sämtliche Mitteilungen der Gesellschaft an ihre Aktionäre können ebenfalls schriftlich oder elektronisch übermittelt werden.
- Vollmachten zur Vertretung an der Generalversammlung sind schriftlich oder in elektronischer Form gültig.
- Die Generalversammlung kann ohne Tagungsort in rein virtueller Form durchgeführt werden; wahlweise wird auch ein Tagungsort im Ausland zugelassen.
- Die Aktien bestehen ausschliesslich als Wertrechte oder Registerwertrechte; ein Anspruch auf Ausstellung physischer Aktientitel ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Diese Punkte sind zwar überschaubar, entfalten aber erst im Zusammenspiel ihre volle Wirkung. Wer beispielsweise die virtuelle Generalversammlung in den Statuten verankert, die Einberufungsform aber weiterhin auf Papier beschränkt, löst das Problem nur scheinbar. Digitalisierung braucht über die gesamte Prozesskette hinweg eine konsistente gesellschaftsrechtliche Grundlage.
Ein zweiter Blick lohnt sich zudem auf den Anpassungsbedarf aus dem revidierten Aktienrecht selbst. Bestimmungen, die dem seit 1. Januar 2023 geltenden Recht widersprechen, sind mit Ablauf der zweijährigen Übergangsfrist per 1. Januar 2025 unwirksam geworden. Eine Statutenrevision bietet die ideale Gelegenheit, bei dieser Gelegenheit auch die Digitalisierungstauglichkeit sauber nachzuführen, anstatt die beiden Themen getrennt zu behandeln.
Fazit
Die Statuten entscheiden darüber, ob eine Aktiengesellschaft ihre Corporate Governance tatsächlich digital leben kann oder ob die Digitalisierung an einzelnen Klauseln scheitert. Formulierungen wie «schriftlich», «per Brief» oder der fehlende Ausschluss physischer Aktientitel wirken auf den ersten Blick harmlos, haben aber konkrete Folgen: Einladungen, Mitteilungen und Vollmachten bleiben an das Papier gebunden, virtuelle Generalversammlungen sind nicht zulässig, und Aktionäre können auf Herausgabe von Aktienzertifikaten klagen. Eine moderne Aktiengesellschaft schafft deshalb mit einer gezielten Statutenrevision die interne Rechtsgrundlage für elektronische Kommunikation, die virtuelle Generalversammlung und die vollständig dematerialisierte Aktie.
Der Aufwand ist überschaubar, der Hebel aber gross. Wer den Schritt einmal geht, profitiert dauerhaft von schnelleren Prozessen, geringerer Fehleranfälligkeit und einer Corporate-Housekeeping-Infrastruktur, die den Gewohnheiten von Verwaltungsrat und Aktionariat tatsächlich entspricht.
Wenn Du wissen willst, wie digitalisierungstauglich Deine eigenen Statuten heute sind, lohnt sich ein strukturierter Check der wichtigsten Bestimmungen zu Einberufung, Mitteilungen, Vollmachten, virtueller Generalversammlung und Form der Aktien. Konsento begleitet diesen Schritt von der Analyse über die Statutenrevision bis zur öffentlichen Beurkundung an der Generalversammlung und führt Dein digitales Aktienregister anschliessend rechtskonform weiter.