Quelles informations doivent être déclarées au registre de transparence

Introduction

Avec l'entrée en vigueur de la loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM), la Suisse se dote d'un registre central destiné à permettre aux autorités d'accéder rapidement à des informations exactes, complètes et actuelles sur les personnes qui se trouvent en dernier lieu derrière les entreprises suisses. Pour les membres du conseil d'administration, les fondateurs et les entrepreneurs, une question très concrète se pose dès lors: que dois-je exactement déclarer?

La réponse est plus nuancée qu'on ne le suppose souvent. Il ne s'agit pas simplement de transmettre un nom et une adresse. La LTPM et l'ordonnance d'application (OTPM) exigent une inscription au registre fondée sur le fond, qui rende transparent qui contrôle une société, comment ce contrôle est exercé et, le cas échéant, à travers quelles structures il s'opère. Cet article explique ce qui est concrètement requis et où se situent les principaux pièges.

Table des matières

1. Qu'est-ce que le registre de transparence?
2. Informations relatives à l'ayant droit économique
3. Nature et étendue du contrôle
4. La chaîne de contrôle: quand les niveaux intermédiaires doivent être déclarés
5. Informations relatives à l'entité juridique déclarante
6. Cas particulier: participations détenues par des sociétés cotées en bourse
7. Cas particulier: ayant droit économique non identifiable
8. Délais et annonces de modifications
9. Malentendus fréquents dans la pratique

Qu'est-ce que le registre de transparence et qui est concerné?

Le registre de transparence est un registre central, non accessible au public, géré par la Confédération et destiné en premier lieu à lutter contre le blanchiment d'argent et les risques connexes. L'obligation de déclarer s'applique en principe à toutes les sociétés de droit privé suisse ainsi qu'à certaines personnes morales de droit étranger présentant un rattachement suffisant à la Suisse, par exemple par le biais d'une succursale inscrite au registre du commerce, du lieu de direction effective ou de la propriété d'un immeuble en Suisse (art. 2 al. 1 LTPM).

Au cœur de toute déclaration se trouve l'ayant droit économique: la personne physique qui contrôle en dernier lieu une société par le biais d'au moins 25 pour cent de son capital ou de ses droits de vote, ou par un contrôle exercé d'une autre manière (art. 4 al. 1 LTPM). Si aucune personne ne remplit ces critères, le membre le plus élevé de l'organe de direction est considéré à titre subsidiaire comme l'ayant droit économique (art. 4 al. 2 LTPM).

Informations relatives à l'ayant droit économique

La partie identitaire de la déclaration contient, pour chaque ayant droit économique, son nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité ainsi que la commune et le pays de résidence. Une adresse postale complète n'est pas exigée dans le registre lui-même, mais la société doit l'obtenir et la conserver à des fins internes et en cas de demande des autorités (art. 9 al. 1 LTPM).

L'OTPM précise en outre comment la personne à déclarer doit être saisie lors du processus d'identification. La société est tenue de vérifier si la personne concernée dispose d'un numéro AVS; dans le cas contraire, une copie d'un document d'identité doit être obtenue et transmise (art. 9 OTPM). Cette logique d'identification n'est pas un simple formalisme: elle permet à l'autorité responsable du registre d'effectuer des vérifications automatisées par rapport aux bases de données de personnes existantes.

Nature et étendue du contrôle

Outre les données d'identité, la LTPM exige toujours des informations sur la raison pour laquelle une personne est qualifiée d'ayant droit économique, c'est-à-dire sur la nature du contrôle qu'elle exerce et sur son étendue (art. 9 al. 1 lit. e LTPM). L'OTPM décline cela en trois dimensions.

Premièrement, la nature du contrôle doit être précisée: s'il est exercé seul ou conjointement avec des tiers, s'il est direct ou indirect, et s'il repose sur une participation ou s'il est exercé d'une autre manière (art. 6 al. 1 OTPM). Deuxièmement, lorsque le contrôle est fondé sur une participation, l'étendue n'est pas déclarée sous forme de pourcentage exact, mais par tranches: si la participation se situe entre 25 et 50 pour cent, entre plus de 50 et 75 pour cent, ou à plus de 75 pour cent (art. 6 al. 2 OTPM). Troisièmement, lorsque le contrôle est exercé d'une autre manière, la déclaration doit décrire comment ce contrôle est concrètement exercé, par exemple par des droits de nommer ou de révoquer la majorité des membres du conseil d'administration, par des droits de veto ou par le droit de décider de la distribution des bénéfices (art. 8 OTPM en relation avec l'art. 3 OTPM).

Une déclaration n'est complète que lorsqu'il ressort clairement de celle-ci lequel de ces schémas s'applique et dans quelle tranche se situe l'étendue du contrôle.

La chaîne de contrôle: quand les niveaux intermédiaires doivent être déclarés

Dans de nombreuses structures de PME, le chemin entre l'ayant droit économique et la société est direct et simple. Dès lors que des sociétés intermédiaires, des trusts ou des rapports fiduciaires entrent en jeu, l'OTPM exige toutefois des informations supplémentaires sur la chaîne de contrôle.

L'obligation d'obtenir et de déclarer des informations sur la chaîne de contrôle est déclenchée lorsqu'un trust ou au moins deux personnes ou entités juridiques interposées se trouvent entre l'ayant droit économique et la société, ou lorsqu'un rapport fiduciaire est présent dans la chaîne (art. 7 al. 1 OTPM). Dans ces cas, des données d'identification spécifiques doivent être collectées pour chaque élément de la chaîne: pour les personnes physiques, nom, date de naissance, nationalités et indications relatives au domicile; pour les sociétés, raison sociale, IDE et données relatives au siège; pour les trusts, en sus, les rôles de chacune des parties impliquées (art. 7 al. 2 OTPM).

Il est important de préciser que tous les niveaux intermédiaires ne déclenchent pas automatiquement une obligation de déclaration. L'obligation relative à la chaîne de contrôle est liée à des déclencheurs clairs et exhaustifs, ce qui permet dans les cas simples de procéder à une déclaration allégée, tout en assurant la traçabilité dans les structures présentant un risque plus élevé.

Informations relatives à l'entité juridique déclarante

Afin que la déclaration puisse être correctement attribuée à la bonne société, l'OTPM exige également des informations sur l'entité déclarante elle-même. Pour les sociétés de droit suisse, il s'agit notamment de l'IDE et de la raison sociale, ainsi que du nom, du prénom, de la fonction et de l'adresse électronique de la personne effectuant la déclaration (art. 10 al. 1 OTPM). Les sociétés qui ne souhaitent pas communiquer par voie électronique avec l'autorité responsable du registre peuvent l'indiquer expressément.

Pour les personnes morales de droit étranger, des informations complémentaires sont requises, notamment la forme juridique, l'adresse du siège, la catégorie de rattachement à la Suisse ainsi que le nom et l'adresse d'un représentant en Suisse ou un domicile de notification en Suisse (art. 10 al. 2 OTPM).

Cas particulier: participations détenues par des sociétés cotées en bourse

Lorsqu'une société est partiellement détenue par une société cotée en bourse, la LTPM prévoit une approche simplifiée. Dans ce cas, il suffit de déclarer le fait de la participation cotée et de transmettre les informations de base requises, à savoir la raison sociale, l'IDE ou le numéro d'identification étranger, le siège, le nom de la bourse, le lieu de cotation et, le cas échéant, le symbole boursier (art. 9 al. 2 LTPM en relation avec l'art. 10 al. 3 OTPM). Cette simplification s'applique aux participations comprises entre 25 et 75 pour cent; lorsque la société cotée détient plus de 75 pour cent, la société concernée est entièrement exclue du champ d'application de la LTPM.

Cas particulier: ayant droit économique non identifiable

La LTPM n'exige pas des résultats parfaits, mais des résultats transparents. Si une société est dans l'impossibilité d'identifier un ayant droit économique ou de vérifier de manière satisfaisante l'identité ou la qualité de cette personne malgré des efforts raisonnables, elle doit expressément mentionner ce fait dans la déclaration et transmettre toutes les informations utiles dont elle dispose (art. 9 al. 3 LTPM).

L'OTPM précise ce qui doit être déclaré dans cette situation: les informations disponibles sur l'éventuelle chaîne de contrôle et sur les détenteurs de parts non coopératifs, ainsi que le membre le plus élevé de l'organe de direction en tant que personne de contact désignée (art. 12 OTPM). Cette personne n'est pas considérée comme ayant droit économique, mais elle sert d'interlocuteur pour les autorités et signale en même temps que la société a rempli ses obligations dans la mesure du possible.

Délais et annonces de modifications

La déclaration initiale doit être effectuée dans un délai d'un mois suivant l'inscription de la société au registre du commerce ou, pour les personnes morales de droit étranger, dans un délai d'un mois à compter de l'assujettissement à la LTPM (art. 9 al. 4 LTPM). Les modifications des faits enregistrés doivent également être annoncées dans un délai d'un mois à compter de leur prise de connaissance (art. 10 LTPM).

L'OTPM précise en outre que les modifications de participations ne déclenchent une obligation d'annonce que lorsqu'un seuil est franchi à la hausse ou à la baisse (art. 18 al. 3 OTPM). Dans certains cas, l'obligation d'annonce disparaît également lorsque l'autorité responsable du registre peut reprendre des modifications directement d'autres registres, par exemple les changements de raison sociale depuis le registre du commerce ou les changements de nom depuis le registre de l'état civil (art. 18 al. 4 OTPM).

Malentendus fréquents dans la pratique

Un malentendu répandu consiste à supposer que rien n'est à faire dans les structures simples, au motif que les personnes concernées figureraient de toute façon quelque part dans le registre du commerce. La LTPM fonctionne toutefois selon sa propre logique de contrôle: ce qui est déclaré, c'est qui contrôle en dernier lieu la société au sens des critères légaux, et également comment et dans quelle mesure ce contrôle est exercé (art. 9 LTPM en relation avec l'art. 6 OTPM). Le cas en apparence simple n'est donc pas un non-cas, mais simplement un cas impliquant moins d'efforts lors de la collecte des données.

Un second malentendu fréquent concerne la chaîne de contrôle: ceux qui supposent devoir lister chaque niveau intermédiaire dans toute structure de participation ou de groupe surestiment les exigences. L'OTPM lie l'obligation relative à la chaîne de contrôle à des déclencheurs clairs et exhaustifs. L'objectif n'est pas une quantité maximale de données, mais une traçabilité ciblée là où elle est vraiment nécessaire.

Conclusion

Une déclaration au registre de transparence est bien plus que la simple saisie d'un nom. Il s'agit d'un enregistrement justifié sur le fond, qui atteste qui contrôle une société, sur quelle base et à travers quelles structures. La LTPM fixe les données essentielles à déclarer et les délais applicables (notamment les art. 9 et 10 LTPM), tandis que l'OTPM régit le niveau de détail: informations sur la nature et les seuils du contrôle, conditions des déclarations relatives à la chaîne de contrôle, logique d'identification et traitement des cas particuliers (notamment les art. 6 à 12 et art. 18 OTPM).

Comprendre cette structure dès le départ vous permet de préparer les déclarations avec précision, d'éviter les erreurs et de prévenir des corrections ou des annotations ultérieures dans le registre. En particulier pour les sociétés dotées d'une structure actionnariale active, de levées de fonds en cours ou de participations impliquant plusieurs personnes, il est judicieux de ne pas attendre le dernier moment pour s'occuper de ces obligations.