Obligations de communication au sens de la LTPM : ce que les actionnaires, associés et ayants droit économiques doivent savoir dès maintenant

La loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM) introduit de nouvelles obligations pour les sociétés suisses qui vont bien au-delà du cadre actuel du Code des obligations (CO). Ce ne sont plus seulement les sociétés elles-mêmes qui sont tenues d'agir — les personnes qui se trouvent derrière elles sont désormais expressément visées : actionnaires de sociétés anonymes, associés de sociétés à responsabilité limitée (Sàrl) et ayants droit économiques. Quiconque détient des parts sociales dans une mesure permettant le contrôle en dernier ressort d'une entité juridique assujettie devra désormais agir de manière proactive.

Le présent article explique qui est concrètement visé par la loi, quelles obligations spécifiques en découlent, comment fonctionnent les flux de communication entre les personnes concernées et la société, quels allégements le droit transitoire prévoit pour les communications déjà effectuées en vertu du droit en vigueur, et quelles conséquences s'attachent à toute violation de ces obligations.

Table des matières

1.   Qui est titulaire de parts sociales ?

2.   La notion d'ayant droit économique

3.   Obligations des titulaires de parts sociales

       3.1  Communication initiale

       3.2  Obligation de collaboration en cas de demandes d'informations

       3.3  Obligation de mise à jour

4.    Obligations des ayants droit économiques et des tiers concernés

5.    Flux de communication entre titulaires de parts sociales, ayants droit économiques et la société

6.    Dispense de communication répétée : qu'en est-il des communications déjà effectuées au titre du CO ?

7.    Conséquences juridiques et sanctions en cas de violation des obligations

8.    Défis opérationnels pour les titulaires de parts sociales et les ayants droit économiques

9.    Comment Konsento peut aider

10.   Conclusion

1.  Qui est titulaire de parts sociales ?

La LTPM utilise la notion de «titulaires de parts sociales» comme désignation collective pour toutes les personnes détenant des droits de participation dans une entité juridique assujettie. La loi vise concrètement les catégories de personnes suivantes (art. 13 al. 1 LTPM) :

• Les actionnaires d'une société anonyme (SA), y compris les bénéficiaires de bons de participation
• Les associés d'une société à responsabilité limitée (Sàrl)
• Les membres d'une coopérative (société coopérative)

Ce qui importe n'est pas seulement la qualité formelle de titulaire de parts sociales. L'obligation de communication ne s'applique qu'aux personnes qui, seules ou en accord avec des tiers, détiennent des parts sociales dans une mesure permettant le contrôle en dernier ressort de la société (art. 13 al. 1 LTPM). Le seuil déterminant est une participation de plus de 25 pour cent du capital ou des droits de vote, conformément à la définition de l'ayant droit économique à l'art. 4 LTPM.

Une actionnaire détenant 30 pour cent des actions d'une SA est donc directement et immédiatement soumise à l'obligation de communication. Il en va de même pour un associé de Sàrl détenant une participation correspondante. Lorsque plusieurs personnes détiennent leurs parts en raison d'une coordination de l'exercice de leurs droits de vote — par exemple au moyen d'une convention d'actionnaires ou d'un accord informel — même des personnes détenant une participation individuelle inférieure peuvent, collectivement en tant que groupe, atteindre le seuil de contrôle et devenir ainsi soumises à l'obligation de communication.

2.  La notion d'ayant droit économique

Selon la LTPM, est ayant droit économique toute personne physique qui contrôle en dernier ressort une société en y détenant une participation d'au moins 25 pour cent du capital ou des droits de vote, ou qui en exerce le contrôle d'une autre manière (art. 4 al. 1 LTPM). Cette définition correspond à celle de la loi sur le blanchiment d'argent (LBA). Le contrôle indirect par le biais d'une chaîne de contrôle — par exemple lorsqu'une personne physique contrôle une société holding qui détient elle-même une participation dans la société cible — est assimilé au contrôle direct par participation. La notion d'ayant droit économique faisant l'objet d'un article de blog distinct, la présente section se limite aux points essentiels nécessaires à la compréhension des obligations décrites ci-après.

3.  Obligations des titulaires de parts sociales

3.1  Communication initiale

Les titulaires de parts sociales soumis à l'obligation de communication doivent communiquer à la société l'identité de l'ayant droit économique. Cette communication doit intervenir dans un délai d'un mois à compter de la naissance du contrôle (art. 13 al. 3 LTPM). Elle doit comprendre les informations suivantes concernant l'ayant droit économique (art. 13 al. 1 LTPM) :

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Nationalité(s)
• Adresse et État de domicile
• Informations sur la nature et l'étendue du contrôle exercé

L'obligation de communication est déclenchée uniquement par l'atteinte ou le dépassement de certains seuils — 25, 50, 75 ou 100 pour cent — et non par chaque modification du nombre d'actions ou de parts détenues. Une personne qui augmente sa participation de 28 à 32 pour cent sans franchir un seuil supplémentaire n'est pas tenue d'effectuer une nouvelle communication. Seul le franchissement du seuil suivant déclenche l'obligation.

Un régime simplifié s'applique aux actionnaires ou associés qui sont eux-mêmes des personnes morales dont les droits de participation sont partiellement cotés en bourse : ils ne doivent communiquer que ce fait, ainsi que la raison sociale, le siège et les détails de leur cotation (art. 13 al. 2 LTPM).

3.2  Obligation de collaboration en cas de demandes d'informations

Si la société demande des informations complémentaires ou des pièces justificatives afin de vérifier l'identité de la personne communiquée ou sa qualité d'ayant droit économique, les titulaires de parts sociales sont tenus de collaborer (art. 13 al. 4 LTPM). Ils doivent fournir les documents requis. Il ne s'agit pas d'une simple obligation procédurale, mais d'une obligation juridique contraignante.

3.3  Obligation de mise à jour

Si l'une des informations communiquées vient à changer — par exemple parce que l'ayant droit économique change de domicile, acquiert une nouvelle nationalité ou que la participation franchit ou descend en dessous d'un seuil —, la personne soumise à l'obligation de communication doit en informer la société dans un délai d'un mois à compter du moment où elle en a eu connaissance (art. 13 al. 5 LTPM). Cela permet à la société d'être en tout temps en mesure de s'acquitter de sa propre obligation de communication vis-à-vis du registre de transparence.

4.  Obligations des ayants droit économiques et des tiers concernés

La LTPM ne limite pas les obligations aux titulaires de parts sociales formellement inscrits. L'art. 14 LTPM établit des obligations indépendantes de communication et de collaboration également pour les ayants droit économiques eux-mêmes, ainsi que pour les tiers intégrés dans une chaîne de contrôle — tels que les actionnaires indirects ou les fiduciaires. Quiconque contrôle une société par le biais d'une structure à plusieurs niveaux sans être formellement titulaire de parts sociales doit, sur demande de la société assujettie, fournir les informations requises et collaborer à leur vérification.

L'obligation de collaboration s'applique notamment lorsque la société a besoin des informations pour pouvoir s'acquitter de ses propres obligations d'identification et de communication vis-à-vis du registre de transparence. La chaîne de contrôle englobe l'ensemble des relations juridiques et factuelles par lesquelles l'ayant droit économique exerce son contrôle effectif sur la société. Une communauté héréditaire détenant conjointement des actions d'une société est visée au même titre qu'un groupe d'actionnaires coordonnés de manière informelle sans convention formelle liant les actionnaires.

5.  Flux de communication entre titulaires de parts sociales, ayants droit économiques et la société

La LTPM prévoit un flux d'informations échelonné qui commence avec l'ayant droit économique et aboutit au registre fédéral de transparence. Ce flux se décompose en trois étapes successives :

• L'ayant droit économique informe les titulaires de parts sociales de son identité et des informations pertinentes nécessaires à la communication. Cela revêt une importance particulière lorsque le titulaire de parts sociales est lui-même une personne morale et que la personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort n'est pas aisément identifiable. L'art. 14 LTPM établit à cet effet une obligation indépendante de collaboration pour l'ayant droit économique ainsi que pour d'autres tiers intégrés dans une chaîne de contrôle : quiconque exerce effectivement un contrôle en dernier ressort doit mettre proactivement à disposition les informations requises, afin que le titulaire de parts sociales soumis à l'obligation de communication puisse effectivement s'en acquitter.
• Les titulaires de parts sociales communiquent à la société l'identité de l'ayant droit économique ainsi que les informations requises, dans un délai d'un mois à compter de la naissance du contrôle (art. 13 al. 3 LTPM). La société peut demander des pièces justificatives et est tenue d'exercer ce droit lorsque les informations fournies sont incomplètes ou peu plausibles (art. 13 al. 4 LTPM).
• La société vérifie les informations reçues avec la diligence requise par les circonstances, les documente en interne et les communique ensuite au registre fédéral de transparence (art. 9 LTPM). La responsabilité de cette communication incombe au membre le plus élevé de l'organe dirigeant — en pratique le président du conseil d'administration ou le gérant de la Sàrl (art. 12 al. 1 LTPM). Cette tâche peut être déléguée, mais la responsabilité demeure au niveau de l'organe dirigeant suprême.

La première étape — la transmission d'informations de l'ayant droit économique au titulaire de parts sociales — est fréquemment sous-estimée dans la pratique. Elle constitue pourtant le préalable indispensable à tout ce qui suit : sans informations complètes et exactes de la part de l'ayant droit économique, le titulaire de parts sociales ne peut tout simplement pas s'acquitter correctement de son obligation de communication vis-à-vis de la société. Un ayant droit économique qui reste passif compromet non seulement sa propre situation juridique, mais place également le titulaire de parts sociales soumis à l'obligation de communication dans une position difficile.

Si la société ne parvient malgré tout pas à identifier un ayant droit économique ou à vérifier les informations reçues, elle doit inscrire dans le registre de transparence les informations utiles dont elle dispose ainsi que les coordonnées du membre le plus élevé de son organe dirigeant en tant que personne de contact. Ce faisant, les noms des titulaires de parts sociales qui n'ont pas satisfait à leur obligation de communication vis-à-vis de la société sont également enregistrés — une incitation efficace à la coopération à tous les niveaux de la chaîne.

6.  Dispense de communication répétée : qu'en est-il des communications déjà effectuées au titre du CO ?

De nombreux actionnaires et associés ont déjà agi en vertu du droit en vigueur et ont communiqué à la société l'identité de l'ayant droit économique conformément à l'art. 697j CO (pour les sociétés anonymes) ou à l'art. 790a CO (pour les Sàrl). La LTPM reconnaît ces communications existantes : quiconque s'est entièrement acquitté de ses obligations au titre de ces dispositions du CO est réputé dispensé de l'obligation de communication au sens de l'art. 13 al. 1 LTPM — pour autant que la personne communiquée soit également l'ayant droit économique de la société selon le nouveau droit (art. 49 al. 1 LTPM).

Cette dispense ne s'applique toutefois pas de manière automatique et sans réserve. La LTPM impose à la communication des exigences de fond allant au-delà de celles du CO. Le nouveau droit exige en effet des éléments d'identification supplémentaires, à savoir :

• La date de naissance de l'ayant droit économique
• La nationalité ou les nationalités
• Des informations sur la nature et l'étendue du contrôle exercé

Si ces informations ne figurent pas dans la communication déjà effectuée au titre du CO, la société peut exiger que les informations manquantes soient fournies dans un délai d'un mois (art. 49 al. 2 LTPM). Si la personne communiquée au titre du CO n'est pas celle qui exerce le contrôle selon la nouvelle définition de la LTPM, une communication entièrement nouvelle est requise. Il est donc conseillé d'examiner rapidement les communications déjà effectuées au titre du CO quant à leur exhaustivité et leur conformité aux nouvelles exigences — avant que l'entrée en vigueur de la LTPM ne mette la situation en pleine lumière.

7.  Conséquences juridiques et sanctions en cas de violation des obligations

La LTPM prévoit des sanctions sévères. Quiconque viole intentionnellement l'obligation de communication au sens des art. 13 ou 14 LTPM est passible d'une amende de 500 000 francs au plus (art. 43 lit. a LTPM). Quiconque ne se conforme pas sciemment à une décision entrée en force de l'autorité de contrôle, rattachée au Département fédéral des finances, risque une amende supplémentaire de 100 000 francs au plus (art. 44 LTPM). Ces sanctions s'appliquent non seulement à la société et à ses organes, mais également aux titulaires de parts sociales et aux ayants droit économiques qui ne s'acquittent pas de leurs obligations de communication et d'information ou qui fournissent de fausses indications. L'autorité poursuivante et décidante est le Département fédéral des finances. Le droit pénal administratif étant applicable, l'art. 6 al. 1 de la loi fédérale sur le droit pénal administratif (DPA) régit la détermination de la personne physique responsable. Un article de blog distinct traitera en détail du régime des sanctions prévu par la LTPM.

8.  Défis opérationnels pour les titulaires de parts sociales et les ayants droit économiques

Ce qui paraît gérable sur le papier constitue en pratique un véritable défi. La grande majorité des actionnaires et associés de Sàrl n'ont pas conscience que la LTPM leur impose une obligation juridique personnelle, indépendante de la société. La communication doit être initiée de manière proactive — personne ne rappelle activement à la personne concernée l'échéance de ses obligations. Et lorsque des participations sont détenues par l'intermédiaire de sociétés holding ou de sociétés interposées, la question de savoir qui est soumis à l'obligation de communication et quelles informations doivent être fournies est tout sauf évidente.

À cela s'ajoute l'obligation permanente de mise à jour. Chacun des événements suivants déclenche, dans un délai d'un mois, une nouvelle obligation de communication à l'égard de la société :

• Changement d'adresse ou de nom de l'ayant droit économique
• Changement de nationalité
• Transaction entraînant le franchissement à la hausse ou à la baisse de l'un des seuils déterminants (25 %, 50 %, 75 % ou 100 %)

Quiconque n'a pas mis en place de processus structurés pour saisir de telles modifications et les transmettre dans les délais risque de manquer des échéances sans s'en apercevoir. Pour les sociétés destinataires des communications, le défi est symétrique : elles doivent soigneusement examiner, documenter et transmettre dans les délais les informations reçues au registre de transparence. Cela n'est possible qu'avec un processus structuré et un instrument fiable pour gérer les données relatives aux actionnaires.

9.  Comment Konsento peut aider

Konsento est précisément conçu pour répondre à ces besoins fondamentaux. Le registre des actions numérique de Konsento est conçu dès le départ pour saisir de manière structurée toutes les informations que la LTPM exige concernant les ayants droit économiques — de l'identité et de la nationalité jusqu'à la nature et l'étendue du contrôle. Dès réception d'une communication d'un actionnaire ou d'un associé, celle-ci peut être enregistrée directement et intégralement dans la plateforme et associée à la participation concernée.

Konsento documentant les modifications de participations de manière infalsifiable et rendant traçables les franchissements de seuils, la plateforme crée automatiquement une base permettant d'évaluer en permanence si une nouvelle obligation de communication a été déclenchée. La société est en tout temps en mesure d'apprécier si les informations enregistrées dans le registre des actions sont complètes et à jour — et si une nouvelle communication au registre de transparence est nécessaire. Cela allège considérablement la charge pesant sur la personne responsable au sein de l'organe dirigeant. Le registre des actions numérique de Konsento est disponible gratuitement pour les sociétés comptant jusqu'à 150 actionnaires.

10.  Conclusion

La LTPM renforce l'obligation de communication existante pour les titulaires de parts sociales à l'égard de leur société — et, par l'intermédiaire de celle-ci, indirectement à l'égard du registre de transparence étatique. Quiconque détient plus de 25 pour cent du capital ou des droits de vote dans une société assujettie est personnellement tenu de s'acquitter de cette obligation de manière proactive, complète et dans les délais impartis. Les communications effectuées au titre du CO sont reconnues sous certaines conditions, mais ne dispensent pas de l'obligation de compléter les informations manquantes ou, en cas de divergences, d'effectuer une nouvelle communication. Quiconque ne prend pas ces obligations au sérieux s'expose à un risque pénal considérable.

Être prêt à temps en vaut la peine

La LTPM devrait entrer en vigueur à l'automne 2025. Selon la forme juridique de l'entité, les délais transitoires s'étendent de trois mois à deux ans — ce qui signifie que le temps disponible pour clarifier sa situation est plus court qu'il n'y paraît à première vue.

Si vous agissez en qualité de membre du conseil d'administration, de gérant ou de toute autre personne responsable au sein de l'organe dirigeant d'une société, il vaut la peine de mettre dès maintenant le registre des actions en ordre : quiconque a correctement documenté la structure de participation et enregistré intégralement les informations pertinentes concernant les ayants droit économiques sera en mesure de s'acquitter des nouvelles obligations de communication vis-à-vis du registre de transparence sans effort supplémentaire significatif. Utilisez la fonction gratuite de registre des actions de Konsento et obtenez dès maintenant la vue d'ensemble dont vous avez besoin.

Et si vous détenez vous-même une participation en qualité d'actionnaire, d'associé de Sàrl ou d'ayant droit économique dans une société soumise à la LTPM : vous êtes personnellement soumis à une obligation de communication — indépendamment du fait que la société elle-même ait ou non la situation en main. Le meilleur moyen de s'assurer que votre communication parvient à la société en temps voulu et de façon complète est que cette dernière gère ses données relatives aux actionnaires de manière structurée. Recommandez à la société d'utiliser Konsento — c'est tout autant dans votre intérêt que dans le sien.