Accès au registre de transparence : qui peut consulter les données et à quelles fins ?

Le registre de transparence va générer de nouvelles obligations pour de nombreuses entreprises suisses. Celles-ci devront à l'avenir identifier leurs ayants droit économiques, documenter ces informations et les communiquer au registre de transparence. Une question évidente se pose alors pour les membres du conseil d'administration, les directions et les associés, mais aussi pour les ayants droit économiques eux-mêmes : qui pourra effectivement consulter ces données sensibles, et à quelles fins ?

La réponse est importante. Le registre de transparence n'est pas un registre public comme le registre du commerce. L'accès au registre de transparence est restreint par la loi et lié à des finalités précises. Par ailleurs, les informations communiquées ne sont pas simplement stockées de manière passive. Les autorités, les intermédiaires financiers et d'autres organismes habilités peuvent comparer les données du registre avec leurs propres informations. Lorsqu'ils constatent des divergences pertinentes, ils ont l'obligation de les signaler. Il en résulte un système de contrôle qui vérifie en permanence la qualité des données communiquées et l'affine progressivement.

Table des matières

• À quoi sert le registre de transparence ?
• Le registre de transparence est-il accessible au public ?
• Quelles autorités ont accès au registre de transparence ?
• Quel rôle jouent les intermédiaires financiers et les conseillers ?
• Comment l'accès au registre de transparence est-il contrôlé ?
• Pourquoi les annonces de divergences sont importantes pour les entreprises
• Conclusion

À quoi sert le registre de transparence ?

Le registre de transparence vise à rendre visible quelles personnes physiques contrôlent en dernière instance une personne morale. L'objectif n'est pas une divulgation générale au public, mais l'accès pour les organismes qui ont besoin de ces informations pour accomplir leurs tâches légales. La LTPM doit garantir que les autorités compétentes ont accès rapidement et efficacement à des informations correctes, complètes et actuelles sur les ayants droit économiques (art. 1 LTPM).

Le registre de transparence se distingue ainsi fondamentalement du registre du commerce. Ce dernier rend certains faits de droit des sociétés accessibles au public, comme la raison sociale, le siège, le but, le capital ou les personnes autorisées à signer. Toutefois, il ne permet souvent pas d'établir de manière fiable qui contrôle réellement une société sur le plan économique. Dans le cas de chaînes de participations, de rapports fiduciaires, de structures holding étrangères ou de participations indirectes, les relations de contrôle effectives restent souvent opaques sans informations supplémentaires.

Le registre de transparence vise à combler cette lacune. Il sert notamment à :

• lutter plus efficacement contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme,
• rendre plus rapidement compréhensibles les structures de participation et de contrôle complexes,
• rendre plus difficiles le contournement des sanctions et l'utilisation abusive des personnes morales,
• fournir aux autorités et aux intermédiaires financiers une base fiable pour leurs vérifications.

Pour les entreprises, cela signifie que la communication n'est pas une simple formalité administrative. Les données communiquées deviennent le fondement des contrôles effectués par les autorités et dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent.

Le registre de transparence est-il accessible au public ?

Le registre de transparence n'est pas public. Ni les concurrents, ni les partenaires commerciaux, ni les médias, ni les particuliers, ni les tiers intéressés ne bénéficient d'un droit général de consultation. Le législateur a délibérément restreint l'accès, car les données relatives aux ayants droit économiques peuvent contenir des données personnelles particulièrement sensibles.

L'accès restreint est le résultat d'une pesée des intérêts. D'un côté, l'État a besoin d'informations fiables sur les personnes qui se trouvent derrière une personne morale. De l'autre, les ayants droit économiques ont un intérêt légitime à ce que leurs données personnelles ne soient pas accessibles au public sans raison valable. Le registre de transparence ne doit donc pas être une plateforme de transparence générale, mais un instrument de travail réservé à des organismes clairement définis.

L'accès est par conséquent exclu notamment pour :

• le grand public,
• les médias et les chercheurs privés,
• les concurrents et les partenaires commerciaux sans habilitation légale,
• les actionnaires, créanciers ou partenaires contractuels, sauf s'ils disposent d'un fondement légal particulier d'accès.

La finalité de la consultation est toujours déterminante. Même un organisme en principe habilité à accéder au registre ne peut pas interroger les données de manière arbitraire. L'accès n'est admissible que dans la mesure où les informations sont nécessaires à l'accomplissement de la tâche légale ou du devoir de diligence concerné (art. 26 et 27 LTPM).

Quelles autorités ont accès au registre de transparence ?

L'accès des autorités est gradué en fonction de leurs tâches et de l'étendue des données qu'elles peuvent consulter. La LTPM distingue entre les organismes pouvant accéder de manière plus large aux données du registre et ceux dont l'accès est limité aux informations actuelles. En pratique, il s'agit principalement de savoir si une autorité peut également consulter des données déjà supprimées ou uniquement les informations actuellement inscrites au registre.

Un accès étendu est prévu avant tout pour les autorités qui doivent retracer des structures économiques sur de longues périodes. Cela concerne en particulier les autorités de poursuite pénale, les autorités policières, administratives et pénales de la Confédération et des cantons, ainsi que les organismes actifs dans les domaines du blanchiment d'argent, du financement du terrorisme, de la criminalité organisée, de l'entraide administrative internationale en matière fiscale ou de l'application des sanctions (art. 26 LTPM). Pour ces autorités, il peut être déterminant de connaître non seulement l'état actuel, mais aussi les informations antérieures du registre. C'est la seule façon de retracer les modifications des structures de participation et de contrôle.

D'autres autorités obtiennent l'accès dans la mesure où elles ont besoin des informations pour des tâches administratives spécifiques. Il s'agit notamment des autorités de surveillance en matière de blanchiment d'argent, des offices du registre foncier et des autorités dans le domaine immobilier, des organismes chargés de l'acquisition d'immeubles par des personnes domiciliées à l'étranger, de l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières, de certaines autorités d'exécution dans le domaine des armes et des explosifs, des adjudicateurs publics dans le cadre des marchés publics, des autorités chargées de l'octroi de subventions, des organes d'exécution des assurances sociales et de l'Office fédéral de la statistique (art. 26 LTPM).

Les finalités de ces consultations diffèrent considérablement selon l'autorité :

• Les autorités de poursuite pénale peuvent utiliser le registre pour identifier les commanditaires économiques et retracer les transferts d'actifs entre sociétés.
• Les autorités fiscales et d'entraide administrative peuvent analyser les relations de participation et de contrôle lorsque les droits économiques sont pertinents pour des situations fiscales.
• Les autorités chargées des sanctions peuvent vérifier si une société est en fait contrôlée par une personne sanctionnée.
• Les autorités compétentes en matière immobilière, d'assurances sociales et de subventions peuvent déterminer qui bénéficie économiquement de certaines transactions juridiques, prestations ou contributions étatiques.

Ces cas ont en commun que la consultation du registre de transparence n'est pas motivée par un intérêt général d'information, mais par la nécessité d'accomplir une tâche légale concrète.

Quel rôle jouent les intermédiaires financiers et les conseillers ?

Outre les autorités, les intermédiaires financiers au sens de la loi sur le blanchiment d'argent ainsi que certains conseillers peuvent également consulter les données du registre de transparence en ligne. Cet accès n'est toutefois pas général lui non plus, mais limité sur le plan fonctionnel. Il n'est admissible que dans la mesure où les données sont nécessaires à l'accomplissement des obligations de diligence relevant du droit du blanchiment d'argent (art. 27 LTPM).

Pour les banques, les prestataires de services financiers et les autres intermédiaires financiers soumis à la loi sur le blanchiment d'argent, cela revêt une importance particulière. Ils doivent identifier l'ayant droit économique dans le cadre de leurs relations avec les clients. Le registre de transparence deviendra une source d'information supplémentaire, qui pourra être comparée avec leurs propres données clients, leurs dossiers internes et leurs vérifications.

Il en va de même pour les conseillers dans la mesure où ils sont soumis aux nouvelles obligations relevant du droit du blanchiment d'argent. L'accès ne vise pas à consulter des informations d'entreprise quelconques. Il doit plutôt permettre d'appuyer leur propre examen de diligence sur une source de registre supplémentaire et de détecter des écarts.

En pratique, une telle comparaison peut notamment porter sur :

• l'identité de l'ayant droit économique annoncé,
• le montant ou la nature de la participation,
• les relations de contrôle indirectes via des sociétés interposées,
• les divergences entre les pièces bancaires, la documentation clients et l'inscription au registre.

Le registre de transparence acquiert ainsi une deuxième couche de contrôle. Non seulement les autorités, mais aussi les acteurs du secteur privé soumis à des obligations légales de diligence contribuent à rendre visibles les incohérences.

Comment l'accès au registre de transparence est-il contrôlé ?

L'accès au registre de transparence fait l'objet d'une journalisation. Lorsqu'une consultation en ligne est effectuée par une autorité, un intermédiaire financier ou un conseiller habilité, les données de cette consultation sont enregistrées (art. 29 LTPM). Certaines consultations de l'organe de contrôle sont exemptées.

La journalisation est essentielle pour la protection des données. Elle garantit qu'il sera possible de déterminer ultérieurement qui a consulté quelles données et à quel moment. L'accès n'est donc pas seulement techniquement rendu possible, mais aussi rendu vérifiable. La journalisation constitue un garde-fou important contre les consultations abusives et renforce la confiance dans le fait que des données personnelles sensibles ne seront pas consultées sans raison valable.

Pour les entreprises et les ayants droit économiques, cela signifie que l'accès est suffisamment large pour permettre des contrôles effectifs par les autorités et dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, mais qu'il n'est pas sans surveillance. Le registre n'est pas un portail d'information librement accessible, mais un système protégé avec des droits d'accès définis et des consultations documentées.

Pourquoi les annonces de divergences sont importantes pour les entreprises

L'importance véritable du registre de transparence ne réside pas seulement dans le fait que certains organismes peuvent consulter des données. Ce qui est déterminant, c'est que ces organismes comparent les informations du registre avec d'autres bases de données. C'est précisément de là que naît le système de contrôle intégral qui améliore en permanence la qualité des données communiquées.

Lorsqu'un intermédiaire financier constate une divergence entre les informations figurant dans le registre de transparence et ses propres informations, il doit annoncer cette divergence sous certaines conditions (art. 30 LTPM). Une obligation d'annonce existe notamment lorsque l'écart suscite des doutes quant à l'exactitude, à l'exhaustivité ou à l'actualité des informations relatives à l'ayant droit économique. Toute divergence secondaire n'est pas également pertinente. Ce qui importe, c'est de savoir si la différence remet en question sur le fond le droit économique ou la structure de contrôle.

Les autorités doivent également annoncer les divergences lorsqu'elles ont des doutes quant à l'exactitude, à l'exhaustivité ou à l'actualité des informations du registre (art. 31 LTPM). Cela peut résulter de leurs propres bases de données, de dossiers de procédures, d'informations fiscales, d'informations d'entraide administrative étrangère ou d'autres vérifications effectuées par les autorités. Une autorité ne doit donc pas seulement utiliser le registre de transparence. Elle contribue également à l'assurance qualité.

Une annonce de divergence peut conduire à l'apposition d'une mention correspondante dans le registre. L'entreprise concernée est confrontée à la divergence et doit corriger, compléter ou expliquer de manière plausible les informations. Le contrôle ne se déplace donc pas seulement vers une procédure pénale ou administrative ultérieure. Il commence déjà là où les données du registre et les informations externes ne concordent pas.

Pour les entreprises, les situations suivantes sont particulièrement critiques :

• L'ayant droit économique annoncé ne correspond pas aux informations d'une banque ou d'un intermédiaire financier.
• Une chaîne de participation indirecte a été simplifiée ou incomplètement saisie.
• Des modifications de la structure de propriété ont été documentées en interne, mais n'ont pas été mises à jour dans le registre de transparence.
• La société ne peut pas démontrer de manière crédible pourquoi une personne déterminée a été ou n'a pas été annoncée comme ayant droit économique.

La qualité de l'annonce initiale est donc déterminante. Les entreprises ne devraient pas attendre qu'une autorité ou un intermédiaire financier constate une divergence pour réagir. Il est judicieux de procéder à un examen préalable de la structure de propriété et de contrôle, de documenter les ayants droit économiques de manière compréhensible et de procéder à une mise à jour continue lors de modifications.

Conclusion

L'accès au registre de transparence est délibérément restreint. Le registre n'est pas public et ne sert pas à une consultation générale par des particuliers. L'accès est accordé uniquement aux autorités, aux intermédiaires financiers et à certains conseillers, dans la mesure où ils ont besoin des données pour accomplir leurs tâches légalement définies ou leurs obligations de diligence.

Dans le même temps, le registre de transparence est bien plus qu'une base de données d'annonces statique. La consultation du registre de transparence permet aux organismes habilités de comparer les informations communiquées avec leurs propres bases de données. Lorsque des divergences pertinentes sont constatées, celles-ci doivent être annoncées. Il en résulte un système de contrôle qui ne se contente pas de collecter les données du registre, mais en vérifie la qualité en permanence.

Pour les entreprises, cela signifie que l'annonce des ayants droit économiques doit être soigneusement préparée et documentée. Quiconque analyse avec soin ses propres relations de propriété et de contrôle réduit le risque d'annonces de divergences, de demandes de précision, de frais et de procédures supplémentaires.

Si vous vous préparez au registre de transparence, il vaut la peine de porter un regard structuré sur vos propres relations de participation et de contrôle. Konsento aide les entreprises à saisir les ayants droit économiques de manière compréhensible, à préparer correctement les données d'annonce et à mettre à jour les modifications ultérieures de manière ordonnée.