Obligations de documentation et de conservation selon la LTPM – ce que les sociétés doivent consigner et conserver

Introduction

La loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM) introduit en Suisse un registre de transparence central. Le débat public porte principalement sur l'obligation d'identifier les ayants droit économiques et de les déclarer au registre. La loi contient cependant une seconde obligation souvent sous-estimée : le devoir de documenter de manière traçable l'ensemble des démarches et des pièces justificatives et de les conserver pendant de nombreuses années (art. 8 LTPM).

Pour les membres du conseil d'administration, les directions et les fondateurs, une question très concrète se pose dès lors. Quels documents une société doit-elle établir, pendant combien de temps doit-elle les conserver et comment doivent-ils être organisés pour que les exigences légales soient considérées comme remplies ? Le présent article répond à ces questions et explique pourquoi un système de classement structuré revêt, dans la pratique, une importance bien plus grande que la simple déclaration au registre.

Sommaire

• De quoi il s'agit avec l'obligation de documentation
• Quelles informations doivent être documentées
• Exigences relatives à la conservation
• Ce que cela signifie dans la pratique
• Questions fréquentes
• Conclusion

De Quoi il S'agit avec l'Obligation de Documentation

La LTPM oblige les personnes morales à identifier leurs ayants droit économiques, à les vérifier, à les déclarer, à les tenir à jour et à les documenter. Si l'identification et la déclaration retiennent le plus souvent l'attention, la loi réglemente la documentation dans une disposition distincte. Celle-ci exige que la société consigne les informations sous-jacentes, les maintienne à jour et les dépose de manière à ce qu'elles soient accessibles depuis la Suisse à tout moment (art. 8 al. 1 LTPM).

Cette disposition vise à permettre aux autorités compétentes d'établir rapidement et sans effort disproportionné qui a été identifié comme ayant droit économique, sur quelle base cette qualification a été opérée, quelles démarches ont été effectuées et quelles mesures la société a prises lorsqu'une identification s'est avérée impossible. Ce qui importe n'est donc pas seulement le résultat, mais l'ensemble du cheminement qui y a conduit.

La loi ne prescrit délibérément aucune forme particulière pour la documentation, afin d'éviter des formalités inutiles (Message relatif à la LTPM, FF 2024 1607, p. 93 s.). Les sociétés sont libres de choisir leurs moyens, mais restent responsables du caractère complet, actuel et accessible en permanence des documents.

Quelles Informations Doivent Être Documentées

Les informations à documenter découlent des données que la société doit de toute façon rassembler dans le cadre de l'identification (art. 7 en lien avec art. 8 al. 1 LTPM). Il ne s'agit pas de collecter des données supplémentaires, mais de consigner de manière traçable ce qui a déjà été établi.

Identification et vérification de l'ayant droit économique

Doivent notamment être consignés : l'identité de l'ayant droit économique, comprenant nom, date de naissance, nationalité et domicile ; la nature du contrôle, c'est-à-dire s'il est exercé par le capital, les droits de vote ou d'une autre manière ; et, en cas de participations indirectes, l'ensemble de la chaîne de contrôle. Le calcul des seuils déterminants, la date de la constatation et les étapes de vérification effectuées doivent également être documentés.

Ces éléments ne suffisent toutefois pas à eux seuls. La société doit en outre conserver les pièces justificatives montrant comment elle est parvenue à sa qualification. Il s'agit typiquement :

• des copies des documents d'identité de l'ayant droit économique, lorsque cela est requis
• d'extraits du registre du commerce
• d'organigrammes du groupe et de preuves de participation
• de conventions d'actionnaires ou d'autres accords pertinents
• de procès-verbaux internes des démarches effectuées

L'essentiel est que la documentation permette de prouver comment la société a qualifié une personne déterminée d'ayant droit économique. Une simple liste de noms ne suffit pas à cet effet.

Documentation lorsque l'identification est impossible

Une situation particulièrement pertinente dans la pratique est celle où une société ne parvient pas, malgré tous ses efforts, à identifier l'ayant droit économique ou à vérifier de manière satisfaisante les informations obtenues. Dans ce cas également, une obligation de documentation s'applique. La société doit consigner ce fait et les mesures prises de manière appropriée (art. 8 al. 2 LTPM).

Dans la pratique, cela peut signifier que la société classe des copies de courriers adressés aux actionnaires, documente les demandes de coopération, se procure des extraits de registres étrangers ou établit un organigramme du groupe indiquant également les parties qui demeurent inconnues malgré les efforts entrepris (Message relatif à la LTPM, FF 2024 1607, p. 94). Il est ainsi établi que la société doit être en mesure de démontrer qu'elle a rempli sérieusement et consciencieusement ses obligations de clarification, même si l'identification s'avère finalement infructueuse.

Exigences Relatives à la Conservation

L'établissement des documents n'est qu'une première étape. La loi fixe des exigences supplémentaires quant à la durée et à la qualité de la disponibilité de la documentation.

Conservation pendant dix ans

Les informations et les pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans à compter du moment où la personne concernée a cessé d'être un ayant droit économique (art. 8 al. 3 LTPM). Dans la pratique, cela signifie que les documents relatifs à d'anciens ayants droit économiques doivent encore être accessibles longtemps après, bien au-delà du moment d'un transfert de participation ou d'un changement de structure.

Actualité et traçabilité

Les documents doivent être tenus à jour (art. 8 al. 1 LTPM). Les modifications de la structure de l'actionnariat ou parmi les ayants droit économiques doivent non seulement être déclarées, mais aussi être répercutées dans la documentation. L'archive interne des démarches n'est donc pas un dossier constitué une fois pour toutes, mais un ensemble de documents constamment actualisé. Un classement dispersé dans des boîtes de messagerie ou des documents PDF épars sans structure claire ne répond généralement pas à ces exigences, car une consultation rapide ne serait alors pas possible sans effort disproportionné – notamment dans le cadre d'un contrôle par l'autorité de contrôle (art. 35 et art. 39 LTPM).

Accès depuis la Suisse

La loi exige que les documents soient accessibles depuis la Suisse à tout moment (art. 8 al. 1 LTPM). Pour les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée, la personne autorisée à représenter la société et domiciliée en Suisse doit en outre avoir accès aux informations documentées (art. 8 al. 4 LTPM en lien avec art. 718 al. 4 et art. 814 al. 3 CO). Cette exigence correspond à la règle que le Code des obligations prévoit déjà pour le registre des ayants droit économiques (art. 697l al. 4 et art. 790a al. 5 CO).

Pour les sociétés à activité internationale, celles dont les organes dirigeants sont répartis dans plusieurs pays, ou encore pour les structures de holding disposant d'une infrastructure informatique à l'étranger, il est donc indispensable de veiller à ce que les documents ne soient pas déposés exclusivement hors de Suisse.

Garantie de continuité en cas de changements de propriété et de direction

Un risque souvent sous-estimé réside dans les changements de personnel et de structure. Les situations suivantes peuvent compromettre la disponibilité ininterrompue des documents :

• Changements au sein du conseil d'administration ou de la direction
• Vente de la société ou changement d'actionnariat
• Changement de fiduciaire
• Migrations informatiques ou changements de système

L'obligation de conservation incombe à la société elle-même et non à ses organes individuels ou à des prestataires de services. Les données doivent donc être intégralement préservées même lors d'un changement de propriétaire ou de direction. En l'absence d'un système de classement centralisé, structuré et institutionnellement sécurisé, un risque de perte de données ou de documentation incomplète se pose, avec les conséquences en matière de responsabilité qui en découlent.

Ce Que Cela Signifie dans la Pratique

Pris ensemble, les obligations de documentation et de conservation aboutissent à une documentation de conformité structurée couvrant l'ensemble de la structure de propriété et de contrôle d'une société. Sont notamment nécessaires un versionnage traçable des démarches, une séparation nette entre les données d'identification et les pièces justificatives, un archivage sécurisé pour les audits, un concept d'accès défini et une attribution claire des responsabilités.

Pour les entreprises de grande taille disposant de leur propre service de conformité, il s'agit d'une tâche familière. Pour les sociétés de plus petite taille sans structures adaptées, cela représente en revanche un défi organisationnel, d'autant plus que l'obligation subsiste indéfiniment et doit être prise en compte à chaque changement. Celui qui tient déjà la structure actionnariale et les participations de manière numérique et sécurisée pour les audits jette ainsi simultanément les bases d'une documentation répondant aux exigences légales. Une solution numérique apporte non seulement des gains d'efficience, mais avant tout une sécurité juridique.

Conclusion

Les obligations découlant de la LTPM ne prennent pas fin avec la déclaration au registre de transparence. Elles exigent qu'une société documente exhaustivement toutes les informations, démarches et pièces justificatives relatives à l'identification de ses ayants droit économiques et les conserve pendant dix ans (art. 8 LTPM). Ce qui doit être documenté n'est pas seulement les données d'identité et les participations, mais l'ensemble du processus de clarification – et ce même lorsque l'identification s'avère finalement impossible.

Les documents doivent rester à jour, structurés, accessibles en permanence et consultables depuis la Suisse, y compris au-delà des changements de personnel et de structure. Celui qui gère la structure de propriété et de contrôle de manière soignée et numérique dès le départ remplit ces exigences en grande partie dans le cadre de ses activités courantes et évite des lacunes et des risques de responsabilité ultérieurs.

Poser les bases d'une documentation à l'épreuve des contrôles

Si vous exercez des responsabilités au sein du conseil d'administration ou de la direction, il vaut la peine d'examiner suffisamment tôt si vos démarches et pièces justificatives sont classées de manière centralisée, tenues à jour et accessibles depuis la Suisse. Et si vous êtes vous-même concerné en tant qu'actionnaire ou ayant droit économique, vous aidez la société à remplir ses obligations en répondant complètement et rapidement aux demandes de coopération. Avec Konsento, vous gérez votre registre des actions et vos participations de manière numérique et sécurisée pour les audits. Vous gardez en permanence une vue d'ensemble des modifications de la structure actionnariale. Tous les documents juridiques ayant contribué à l'établissement d'une participation peuvent être joints directement aux transactions correspondantes, et l'ensemble des pièces justificatives établies ou obtenues dans le cadre de la constatation de l'ayant droit économique peut également être déposé de manière centralisée sur la plateforme. Les données sont hébergées en Suisse, et les utilisateurs autorisés peuvent accéder à tout moment depuis la Suisse à toutes les données pertinentes. Konsento satisfait ainsi à toutes les exigences relatives aux obligations de documentation et de conservation selon la LTPM – et fait d'un classement à l'épreuve des contrôles un élément constitutif d'une gouvernance d'entreprise irréprochable.