Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gemäss Transparenzgesetz – was Gesellschaften belegen und aufbewahren müsse

Einleitung

Mit dem Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (Transparenzgesetz, TJPG) führt die Schweiz ein zentrales Transparenzregister ein. In der öffentlichen Diskussion steht meist die Pflicht im Vordergrund, wirtschaftlich berechtigte Personen zu ermitteln und dem Register zu melden. Daneben enthält das Gesetz eine zweite, oft unterschätzte Verpflichtung, nämlich die Pflicht, sämtliche Abklärungen und Belege nachvollziehbar zu dokumentieren und über viele Jahre aufzubewahren (Art. 8 TJPG).

Für Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen sowie Gründerinnen und Gründer stellt sich damit eine sehr konkrete Frage. Welche Unterlagen muss eine Gesellschaft erstellen, wie lange muss sie diese aufbewahren und wie müssen sie organisiert sein, damit die gesetzlichen Anforderungen als erfüllt gelten? Dieser Beitrag beantwortet diese Frage und zeigt, weshalb eine strukturierte Ablage in der Praxis weit über die blosse Meldung an das Register hinaus entscheidend ist.

Inhalt

• Worum es bei der Dokumentationspflicht geht
• Welche Informationen dokumentiert werden müssen
• Anforderungen an die Aufbewahrung
• Was das in der Praxis bedeutet
• Häufige Fragen
• Fazit

Worum es bei der Dokumentationspflicht geht

Das Transparenzgesetz verpflichtet juristische Personen dazu, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen zu identifizieren, zu überprüfen, zu melden, aktuell zu halten und zu dokumentieren. Während die Identifikation und die Meldung viel Aufmerksamkeit erhalten, regelt das Gesetz die Dokumentation in einer eigenen Bestimmung. Diese verlangt, dass die Gesellschaft die zugrunde liegenden Informationen festhält, auf dem neusten Stand hält und so ablegt, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann (Art. 8 Abs. 1 TJPG).

Ziel der Regelung ist es, dass die zuständigen Behörden rasch und ohne unverhältnismässigen Aufwand nachvollziehen können, wer als wirtschaftlich berechtigte Person identifiziert wurde, auf welcher Grundlage diese Einstufung erfolgte, welche Abklärungen vorgenommen wurden und welche Schritte die Gesellschaft unternommen hat, falls eine Identifikation nicht gelang. Massgebend ist damit nicht nur das Ergebnis, sondern der gesamte Weg dorthin.

Das Gesetz schreibt bewusst keine bestimmte Form der Dokumentation vor, um unnötige Formalitäten zu vermeiden (Botschaft zum TJPG, BBl 2024 1607, S. 93 f.). Die Gesellschaft ist frei in der Wahl der Mittel, bleibt aber dafür verantwortlich, dass die Unterlagen vollständig, aktuell und jederzeit einsehbar sind.

Welche Informationen dokumentiert werden müssen

Die zu dokumentierenden Angaben ergeben sich aus den Informationen, welche die Gesellschaft ohnehin im Rahmen der Identifikation beschaffen muss (Art. 7 i.V.m. Art. 8 Abs. 1 TJPG). Es geht also nicht um zusätzliche Datenerhebungen, sondern darum, das bereits Abgeklärte nachvollziehbar festzuhalten.

Identifikation und Überprüfung der wirtschaftlich berechtigten Person

Festzuhalten sind insbesondere die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person mit Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnsitz, die Art der Kontrolle – also ob diese über Kapital, Stimmrechte oder auf andere Weise ausgeübt wird –, sowie bei indirekten Beteiligungen die gesamte Kontrollkette. Hinzu kommen die Berechnung der massgebenden Schwellenwerte, das Datum der Feststellung und die vorgenommenen Überprüfungsschritte.

Diese Angaben allein genügen jedoch nicht. Die Gesellschaft muss zusätzlich jene Belege aufbewahren, die zeigen, wie sie zu ihrer Einstufung gelangt ist. Dazu gehören typischerweise:

• Allfällig erforderliche Kopien der Identitätsunterlagen der wirtschaftlich berechtigten Person
• Auszüge aus dem Handelsregister
• Organigramme der Gruppe und Beteiligungsnachweise
• Aktionärbindungsverträge oder andere relevante Vereinbarungen
• interne Protokolle der vorgenommenen Abklärungen

Entscheidend ist, dass die Dokumentation den Nachweis erlaubt, wie die Gesellschaft eine bestimmte Person als wirtschaftlich berechtigt qualifiziert hat. Eine blosse Namensliste reicht dafür nicht aus.

Dokumentation, wenn die Identifikation nicht gelingt

Besonders praxisrelevant ist der Fall, in dem es einer Gesellschaft trotz aller Bemühungen nicht gelingt, die wirtschaftlich berechtigte Person zu identifizieren oder die erhaltenen Informationen zufriedenstellend zu überprüfen. Auch dann besteht eine Dokumentationspflicht. Die Gesellschaft muss diese Tatsache und die unternommenen Schritte angemessen festhalten (Art. 8 Abs. 2 TJPG).

In der Praxis kann dies bedeuten, dass die Gesellschaft Kopien von Schreiben an Aktionärinnen und Aktionäre ablegt, Aufforderungen zur Mitwirkung dokumentiert, Auszüge aus ausländischen Registern beischafft oder ein Organigramm der Gruppe erstellt, das auch die trotz Bemühungen unbekannt gebliebenen Teile ausweist (Botschaft zum TJPG, BBl 2024 1607, S. 94). Damit wird klargestellt, dass die Gesellschaft belegen können muss, ihren Abklärungspflichten ernsthaft und gewissenhaft nachgekommen zu sein, selbst wenn die Identifikation am Ende erfolglos bleibt.

Anforderungen an die Aufbewahrung

Mit der Erstellung der Unterlagen ist es nicht getan. Das Gesetz stellt zusätzliche Anforderungen daran, wie lange und in welcher Qualität die Dokumentation verfügbar bleiben muss.

Zehnjährige Aufbewahrung

Die Informationen und Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, in dem die betroffene Person ihre Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Person verloren hat (Art. 8 Abs. 3 TJPG). Praktisch bedeutet dies, dass auch Unterlagen zu früheren wirtschaftlich berechtigten Personen noch lange vorgehalten werden müssen, weit über den Zeitpunkt einer Beteiligungsübertragung oder einer Strukturveränderung hinaus.

Aktualität und Nachvollziehbarkeit

Die Unterlagen müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden (Art. 8 Abs. 1 TJPG). Änderungen in der Eigentümerstruktur oder bei den wirtschaftlich berechtigten Personen sind nicht nur zu melden, sondern auch in der Dokumentation nachzuführen. Das interne Archiv der Abklärungen ist damit kein einmalig angelegter Ordner, sondern ein fortlaufend gepflegter Bestand. Lose Ablagen in E-Mail-Postfächern oder verstreute PDF-Dokumente ohne klare Struktur genügen diesen Anforderungen in aller Regel nicht, weil eine rasche Einsichtnahme dann nicht ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist – etwa bei einer Prüfung durch die Kontrollstelle (Art. 35 und Art. 39 TJPG).

Zugriff aus der Schweiz

Das Gesetz verlangt, dass in der Schweiz jederzeit auf die Unterlagen zugegriffen werden kann (Art. 8 Abs. 1 TJPG). Bei Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung muss zudem mindestens die in der Schweiz ansässige vertretungsberechtigte Person Zugang zu den dokumentierten Informationen haben (Art. 8 Abs. 4 TJPG i.V.m. Art. 718 Abs. 4 bzw. Art. 814 Abs. 3 OR). Diese Anforderung entspricht der Regelung, die das Obligationenrecht bereits für das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen kennt (Art. 697l Abs. 4 und Art. 790a Abs. 5 OR).

Gerade bei international tätigen Gesellschaften, bei international zusammengesetzten Führungsgremien oder bei Holdingstrukturen mit ausländischer IT-Infrastruktur ist deshalb sicherzustellen, dass die Unterlagen nicht ausschliesslich im Ausland abgelegt sind.

Sicherstellung bei Wechseln in Eigentum und Führung

Ein häufig unterschätztes Risiko liegt in personellen und strukturellen Veränderungen. Folgende Konstellationen können die lückenlose Verfügbarkeit der Unterlagen gefährden:

• Wechsel im Verwaltungsrat oder in der Geschäftsleitung
• Verkauf der Gesellschaft oder Wechsel der Eigentümerschaft
• Wechsel des Treuhänders
• IT-Migrationen oder Systemwechsel

Die Aufbewahrungspflicht trifft die Gesellschaft als solche und nicht einzelne Organe oder Dienstleister. Die Daten müssen deshalb auch bei einem Besitzer- oder Führungswechsel vollständig erhalten bleiben. Fehlt eine zentrale, strukturierte und institutionell abgesicherte Ablage, drohen Datenverlust oder eine unvollständige Dokumentation mit entsprechenden Haftungsfolgen.

Was das in der Praxis bedeutet

In der Summe führen die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten zu einer strukturierten Compliance-Dokumentation über die gesamte Eigentümer- und Kontrollstruktur einer Gesellschaft. Erforderlich sind eine nachvollziehbare Versionierung der Abklärungen, eine saubere Trennung zwischen Identifikationsdaten und Belegen, eine revisionssichere Archivierung, ein klares Zugriffskonzept und definierte Verantwortlichkeiten.

Für grössere Unternehmen mit eigener Compliance-Funktion ist dies eine vertraute Aufgabe. Für kleinere Gesellschaften ohne entsprechende Strukturen stellt es dagegen eine organisatorische Herausforderung dar, zumal die Pflicht dauerhaft fortbesteht und bei jeder Veränderung neu mitgedacht werden muss. Wer die Aktionärsstruktur und die Beteiligungsverhältnisse ohnehin digital und revisionssicher führt, legt damit gleichzeitig die Grundlage für eine Dokumentation, die den gesetzlichen Anforderungen standhält. Eine digitale Lösung bringt hier nicht nur Effizienzgewinne, sondern vor allem Rechtssicherheit.

Fazit

Die Pflichten nach dem Transparenzgesetz enden nicht mit der Meldung an das Transparenzregister. Sie verlangen, dass eine Gesellschaft sämtliche Informationen, Abklärungen und Belege zur Identifikation ihrer wirtschaftlich berechtigten Personen umfassend dokumentiert und während zehn Jahren aufbewahrt (Art. 8 TJPG). Zu dokumentieren sind nicht nur Identitätsdaten und Beteiligungsverhältnisse, sondern der gesamte Weg der Abklärung, und zwar selbst dann, wenn eine Identifikation am Ende nicht gelingt.

Die Unterlagen müssen aktuell, strukturiert, jederzeit zugänglich und aus der Schweiz einsehbar bleiben, auch über personelle und strukturelle Veränderungen hinweg. Wer die Eigentümer- und Kontrollstruktur von Anfang an sauber und digital führt, erfüllt diese Anforderungen weitgehend im Tagesgeschäft und vermeidet spätere Lücken und Haftungsrisiken.

So legst du die Grundlage für eine prüfungssichere Dokumentation

Wenn du im Verwaltungsrat oder in der Geschäftsleitung Verantwortung trägst, lohnt es sich, frühzeitig zu prüfen, ob eure Abklärungen und Belege zentral, aktuell und aus der Schweiz zugänglich abgelegt sind. Und wenn du selbst als Aktionärin, Aktionär oder wirtschaftlich berechtigte Person betroffen bist, hilfst du der Gesellschaft, ihren Pflichten nachzukommen, indem du Mitwirkungsanfragen vollständig und zeitnah beantwortest. Mit Konsento führst du dein Aktienregister und deine Beteiligungsverhältnisse digital und revisionssicher. Über Veränderungen in der Eigentümerstruktur hast Du jederzeit den Überblick. Sämtliche Rechtsdokumente, die zum Aufbau einer Beteiligungsposition beigetragen haben, können direkt an die entsprechenden Transaktionen angehängt werden, und alle weiteren Belege, die im Rahmen der Feststellung der wirtschaftlichen Berechtigung erstellt oder beigebracht wurden, lassen sich ebenfalls zentral in der Plattform ablegen. Die Datenhaltung erfolgt in der Schweiz, und berechtigte Nutzerinnen und Nutzer können jederzeit von der Schweiz aus auf alle relevanten Daten zugreifen. Konsento erfüllt damit sämtliche Anforderungen an die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht nach dem Transparenzgesetz – und macht eine prüfungssichere Ablage zum Bestandteil einer sauberen Corporate Governance.