Das neue Transparenzgesetz verpflichtet Unternehmen, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen an das Transparenzregister zu melden. Viele fragen sich, ob die Einhaltung dieser Pflichten überhaupt kontrolliert wird oder ob es sich nur um einen Papiertiger handelt. Dieser Beitrag zeigt, dass das TJPG ein mehrstufiges Kontrollsystem mit registerführender Behörde, Unterschiedsmeldungen, Vermerken und einer risikobasierten Kontrollstelle vorsieht. Er erläutert die Folgen fehlerhafter Meldungen und ordnet ein, weshalb Unternehmen ihre Eigentümerstruktur frühzeitig sauber dokumentieren sollten.
Einleitung
Mit dem neuen Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (TJPG) kommt auf viele Schweizer Unternehmen eine zentrale Pflicht zu, nämlich die Meldung der wirtschaftlich berechtigten Personen an das Transparenzregister. In Gesprächen mit Verwaltungsräten, Geschäftsleitungen und Gründern taucht dabei immer wieder dieselbe Frage auf, nämlich ob die Einhaltung dieser Pflichten überhaupt ernsthaft kontrolliert wird oder ob es sich beim Transparenzgesetz letztlich um einen Papiertiger handelt.
Die kurze Antwort lautet, dass das TJPG kein zahnloser Papiertiger ist. Das Gesetz sieht vielmehr ein mehrstufiges, eng verzahntes Kontrollsystem vor, das gezielt darauf ausgerichtet ist, fehlende, unvollständige, verspätete oder falsche Meldungen aufzudecken und durchzusetzen. In diesem Beitrag erfährst Du, wie diese Kontrolle konkret funktioniert, welche Behörden beteiligt sind und welche Konsequenzen drohen, wenn ein Unternehmen seine Pflichten nicht ernst nimmt.
Inhaltsverzeichnis
- Wie das Transparenzgesetz tatsächlich durchgesetzt wird
- Die verzahnten Kontrollmechanismen im Überblick
- Die zwei zentralen Behörden im Kontrollsystem
- Unterschiedsmeldungen und Vermerke als Auslöser für Kontrollen
- Risikobasierte Kontrollen und wie Unternehmen ins Visier geraten
- Was passiert bei Unstimmigkeiten?
- Fazit
Wie das Transparenzgesetz tatsächlich durchgesetzt wird
Das Transparenzgesetz verpflichtet die meldepflichtigen Rechtseinheiten, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen korrekt, vollständig und aktuell im Transparenzregister zu erfassen. Entscheidend ist dabei, dass das Gesetz nicht auf eine reine Selbstdeklaration in Eigenverantwortung setzt, sondern auf ein aktives Kontrollsystem, das die Meldungen der Unternehmen mit Rückmeldungen von Behörden und Finanzintermediären sowie mit einer risikobasierten Überprüfung durch eine spezialisierte Kontrollstelle verknüpft.
Ziel dieses Ansatzes ist es, sicherzustellen, dass die im Register enthaltenen Informationen nicht nur formal vorliegen, sondern auch materiell richtig sind. Anders gesagt soll die Meldung an das Transparenzregister nicht eine bürokratische Pflichtübung bleiben, sondern ein verlässliches Abbild der tatsächlichen Eigentümer- und Kontrollverhältnisse liefern.
Die verzahnten Kontrollmechanismen im Überblick
Die Durchsetzung des Transparenzgesetzes erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten und nicht in einer einzigen punktuellen Prüfung. Vereinfacht lassen sich folgende Stufen unterscheiden:
- Eingangsprüfung der Meldung durch die registerführende Behörde, einschliesslich Aufforderung zur Nachbesserung bei Lücken (Art. 33 TJPG).
- Unterschiedsmeldungen durch Behörden und Finanzintermediäre, wenn deren Daten von den Registereinträgen abweichen, mit anschliessendem Vermerk im Register (Art. 34 TJPG).
- Risikobasierte oder stichprobenweise Überprüfung der Einträge durch die Kontrollstelle (Art. 35 TJPG).
- Vorprüfung und gegebenenfalls formelles Kontrollverfahren mit Auskunftspflichten (Art. 36 und 37 TJPG).
- Anordnung von Massnahmen bei festgestellten Mängeln (Art. 38 TJPG).
Bereits bei der Eingangsprüfung wird sichtbar, wenn eine Gesellschaft ihrer Pflicht nicht nachkommt oder lückenhafte Informationen liefert. Auf den nachgelagerten Stufen geht es dann um die materielle Richtigkeit der Angaben und um die Durchsetzung der Meldepflicht im engeren Sinne. Dieses Zusammenspiel zeigt, dass die Kontrolle der Meldepflichten ans Transparenzregister systematisch aufgebaut und konsequent auf Durchsetzung ausgerichtet ist.
Die zwei zentralen Behörden im Kontrollsystem
Die registerführende Behörde als erste Prüf- und Koordinationsstelle
Die registerführende Behörde ist die erste Anlaufstelle für alle Meldungen und ist beim Bundesamt für Justiz angesiedelt. Sie überprüft zunächst, ob die meldepflichtigen Rechtseinheiten ihre Pflichten erfüllt haben, fordert bei Bedarf fehlende Angaben oder Belege nach, setzt Fristen und weist ausdrücklich auf die Konsequenzen hin, wenn diese Pflichten nicht eingehalten werden (Art. 33 TJPG). Daneben nimmt sie Einträge entgegen, prüft diese auf Plausibilität und sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Datenquellen sichtbar gemacht werden. Insbesondere verarbeitet sie Unterschiedsmeldungen, bringt entsprechende Vermerke im Register an und ordnet die Rechtseinheiten einer Risikokategorie zu (Art. 33 und 34 TJPG).
Die registerführende Behörde schafft damit die Grundlage für alle weiteren Kontrollen. Ihre Rolle besteht weniger in der vertieften inhaltlichen Prüfung, sondern vor allem in der strukturierten Erfassung und Sichtbarmachung von Lücken, Risiken und Unstimmigkeiten. Sie ist der Knotenpunkt, an dem die unterschiedlichen Informationsstränge zusammenlaufen.
Die Kontrollstelle als materielle Prüf- und Durchsetzungsinstanz
Die eigentliche Durchsetzung des Transparenzgesetzes erfolgt durch die Kontrollstelle (Art. 39 TJPG). Sie überprüft die Registereinträge nicht flächendeckend, sondern gezielt, entweder risikobasiert oder im Rahmen von Stichproben (Art. 35 TJPG). Dabei kann sie auf zusätzliche Datenquellen zugreifen und Unternehmen sowie weitere Beteiligte zur Auskunft verpflichten.
Die Kontrollstelle ist nicht nur prüfend tätig, sondern kann auch Massnahmen ergreifen und Verstösse weiterleiten. Damit ist sie das zentrale Element für die materielle Kontrolle und die effektive Durchsetzung der Meldepflichten. Wer die Pflichten nicht ernst nimmt, wird die Kontrollstelle früher oder später in der Praxis kennenlernen.
Unterschiedsmeldungen und Vermerke als Auslöser für Kontrollen
Ein zentrales Element im Kontrollsystem sind die sogenannten Unterschiedsmeldungen. Sie entstehen, wenn Behörden oder Finanzintermediäre feststellen, dass ihre eigenen Informationen von den Angaben im Transparenzregister abweichen. In solchen Fällen wird beim betroffenen Unternehmen ein Vermerk im Register angebracht (Art. 34 TJPG).
Ein solcher Vermerk ist mehr als ein technischer Hinweis, denn er signalisiert nach aussen sichtbar, dass Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Meldung bestehen. In der Praxis kommen typischerweise folgende Auslöser für einen Vermerk in Betracht:
- Ein Finanzintermediär stellt im Rahmen seiner Sorgfaltspflichten fest, dass die wirtschaftlich berechtigte Person abweichend zur Meldung im Register erfasst ist.
- Eine andere Behörde verfügt über Informationen, die nicht mit den Registereinträgen übereinstimmen.
- Das Unternehmen kommt einer Aufforderung der registerführenden Behörde nicht nach, etwa wenn es trotz Nachfrage keine oder nur eine unvollständige Meldung der wirtschaftlich berechtigten Person vornimmt.
Bereits das Vorliegen eines Vermerks führt automatisch zu einer mittleren Risikoeinschätzung. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit weiterer Prüfungen erheblich und zieht zusätzlichen Abklärungsaufwand für das betroffene Unternehmen nach sich. Da das Thema Vermerke komplex ist und in der Praxis weitreichende Konsequenzen hat, vertiefen wir es in einem separaten Beitrag.
Risikobasierte Kontrollen und wie Unternehmen ins Visier geraten
Die Kontrollstelle arbeitet nicht zufällig, sondern nach einem klaren Risikomodell. Unternehmen werden in verschiedene Risikokategorien eingeteilt, die von niedrig bis sehr hoch reichen. Massgebend sind dabei insbesondere folgende Faktoren:
- Komplexität und Transparenz der Beteiligungs- und Kontrollstruktur.
- Internationale Verflechtungen, namentlich Beteiligungen über mehrere Jurisdiktionen hinweg.
- Beteiligung von Treuhandverhältnissen oder Trusts.
- Bereits bestehende Vermerke oder Auffälligkeiten im Register.
Gerade der letzte Punkt ist in der Praxis entscheidend. Ein einmal gesetzter Vermerk wirkt wie ein dauerhaftes Signal im System und erhöht die Wahrscheinlichkeit weiterer Kontrollen über längere Zeit hinweg. Dadurch entsteht ein dynamischer Kontrollmechanismus, der gezielt dort ansetzt, wo die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten am höchsten ist. Für Unternehmen mit komplexen Beteiligungsstrukturen oder grenzüberschreitenden Elementen bedeutet das eine erhöhte Aufmerksamkeit der Behörden, sobald auch nur kleinere Unstimmigkeiten auftauchen.
Was passiert bei Unstimmigkeiten?
Wenn bei einer Kontrolle Zweifel bestehen, erfolgt zunächst eine Vorprüfung (Art. 36 TJPG). Je nach Ergebnis kann der Vermerk gelöscht werden, bestehen bleiben oder in ein formelles Kontrollverfahren übergehen. In diesem Verfahren können das Unternehmen und weitere Beteiligte verpflichtet werden, zusätzliche Informationen und Unterlagen bereitzustellen (Art. 37 TJPG).
Stellt sich heraus, dass die Angaben nicht korrekt oder unvollständig sind, kann die Kontrollstelle entsprechende Massnahmen anordnen (Art. 38 TJPG). Für Unternehmen bedeutet das konkret, dass fehlerhafte, widersprüchliche oder unklare Meldungen nicht nur zu administrativem Aufwand führen, sondern sich über mehrere kostspielige Verfahrensschritte hinziehen können. Dazu kommt das Risiko von Bussen sowie potenzielle Reputationsschäden, gerade wenn Geschäftspartner, Banken oder Investoren von einem bestehenden Vermerk Kenntnis erlangen.
Fazit
Das Transparenzgesetz ist ganz bestimmt kein Papiertiger. Es kombiniert die formelle Eingangsprüfung durch die registerführende Behörde, Unterschiedsmeldungen durch Behörden und Finanzintermediäre, sichtbare Vermerke im Register und eine risikobasierte materielle Kontrolle durch eine spezialisierte Kontrollstelle zu einem effektiven Durchsetzungssystem. Wer die Meldepflichten nicht ernst nimmt, riskiert nicht nur zusätzlichen Aufwand und Bussen, sondern auch Reputationsschäden und langwierige Verfahren.
Hinzu kommt, dass die Übergangsfristen für die erstmalige Meldung kurz sind. Unternehmen sollten sich deshalb bereits jetzt, also vor dem Inkrafttreten des Transparenzgesetzes, sorgfältig vorbereiten. Dazu gehört insbesondere, die eigene Eigentümerstruktur sauber zu dokumentieren, die wirtschaftlich berechtigten Personen verlässlich zu identifizieren und die zugrundeliegenden Belege geordnet bereitzuhalten. Wer diese Hausaufgaben frühzeitig erledigt, vermeidet nicht nur Vermerke und Folgeprüfungen, sondern verschafft sich auch im Verhältnis zu Banken, Investoren und Geschäftspartnern eine deutlich komfortablere Ausgangslage.
Bereite Dein Unternehmen rechtzeitig vor
Nutze die verbleibende Zeit bis zum Inkrafttreten des TJPG, um Deine Eigentümerstruktur zu prüfen, die wirtschaftlich berechtigten Personen sauber zu erfassen und Deine internen Prozesse für die Meldung an das Transparenzregister vorzubereiten. Eine strukturierte digitale Erfassung von Aktionariat und Beteiligungsverhältnissen erleichtert diesen Schritt erheblich, weil sich Veränderungen damit jederzeit nachvollziehbar dokumentieren lassen. Mit dem bis 150 Aktionäre kostenlosen digitalen Aktienregister von Konsento dokumentierst Du nicht nur Dein Aktionariat und Deine Beteiligungsverhältnisse strukturiert und revisionssicher, sondern erfasst bereits heute auch die Meldungen der wirtschaftlichen Berechtigung durch die Aktionäre an die Gesellschaft. Damit verfügst Du über eine verlässliche Grundlage, um die wirtschaftlich berechtigten Personen lückenlos zu identifizieren und die Meldung an das Transparenzregister rechtzeitig und korrekt vorzubereiten.
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