Annonces de modification au registre de transparence : que faut-il annoncer et quand ?

Avec la loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM), le registre de transparence se place au cœur de la compliance corporate de nombreuses sociétés anonymes suisses. La plupart des discussions actuelles tournent autour de la première annonce. Or, ce qui vient après est au moins aussi décisif. Le registre ne remplit son objectif que si les informations une fois annoncées restent également à jour.

C'est précisément là qu'intervient l'obligation d'annoncer les modifications. La société doit annoncer toute modification d'un fait inscrit au registre de transparence dans le mois qui suit le moment où elle en a eu connaissance (art. 10 LTPM). Cet article répond à la question centrale de savoir quelles modifications sont typiquement soumises à l'obligation d'annonce, comment la procédure d'annonce fonctionne, quand une annonce n'est exceptionnellement pas requise, et quelles mesures organisationnelles sont nécessaires pour que le délai d'un mois ne s'écoule pas inaperçu dans la pratique quotidienne.

Table des matières

• Pourquoi la mise à jour continue est importante
• Ce qui constitue une modification soumise à l'obligation d'annonce
• Cas typiques de modification dans la pratique de l'entreprise
• Quand l'obligation d'annonce est exceptionnellement levée
• Pourquoi la société a besoin d'un système de contrôle interne
• Sanctions en cas d'annonces de modification manquées
• Conclusion

Pourquoi la mise à jour continue est importante

Le registre de transparence est conçu comme un registre central permettant aux autorités d'accéder rapidement à des informations exactes, complètes et actuelles sur les ayants droit économiques. Cette actualité doit exister non seulement au moment de la première annonce, mais de manière permanente. Pour que cela fonctionne, la loi oblige la société à tenir à jour de manière continue les informations annoncées (art. 10 LTPM).

Trois principes directeurs sont essentiels ici. Premièrement, le délai d'un mois ne court pas à compter de la date de la modification elle-même, mais à compter de la connaissance qu'en a la société. Le délai ne commence donc à courir qu'une fois que l'information est parvenue à la société (art. 10 LTPM). Deuxièmement, au sein de la société, une personne clairement désignée porte la responsabilité : le membre le plus haut placé de l'organe de direction doit faire procéder aux annonces. Une délégation au sein de la société ou à des prestataires externes est possible, mais la responsabilité demeure dans tous les cas auprès de l'organe supérieur (art. 12 LTPM). Troisièmement, l'ordonnance précise la procédure d'annonce de modification. Les modifications sont en principe effectuées via la plateforme électronique, laquelle charge l'inscription existante au registre comme aide à la saisie (art. 18 al. 1 et 2 OTPM).

Ce qui constitue une modification soumise à l'obligation d'annonce

Le texte de la loi est délibérément large. Toute modification d'un fait inscrit au registre de transparence est soumise à l'obligation d'annonce (art. 10 LTPM). L'obligation couvre ainsi pour l'essentiel trois catégories d'informations, à savoir les informations relatives à la société elle-même, les informations relatives aux personnes annoncées et les informations relatives à la nature et à l'étendue du contrôle.

Pour la société, il s'agit des données d'identification et de contact telles que la raison sociale, le siège ou le domicile. Pour les personnes annoncées, il s'agit des ayants droit économiques et, le cas échéant, d'autres personnes devant être annoncées, avec des indications telles que le nom, l'adresse et la nationalité. Pour les rapports de contrôle, la question est finalement de savoir comment le contrôle est exercé, par exemple via des seuils de participation ou « d'une autre manière ». L'ordonnance reprend cette systématique en se fondant pour l'annonce de modification sur l'inscription existante au registre et en l'utilisant comme point de départ pour la mise à jour (art. 18 al. 2 OTPM).

Cas typiques de modification dans la pratique de l'entreprise

Dans la pratique, les situations soumises à l'obligation d'annonce se répartissent en trois domaines thématiques, chacun comportant ses propres pièges.

Modifications dans les rapports de propriété et de contrôle

Les modifications dans les rapports de propriété et de contrôle constituent le domaine d'application le plus fréquent et en même temps le plus délicat. Toute légère variation ne déclenche pas automatiquement une obligation d'annonce. L'ordonnance contient une restriction importante : une modification d'une participation ne doit être annoncée que si elle entraîne le franchissement à la hausse ou à la baisse d'un seuil (art. 18 al. 3 OTPM).

Cette règle réduit sensiblement la charge d'annonce, mais elle exige en même temps que la société garde fiablement à l'œil les seuils pertinents. Dans la pratique, les mouvements autour de 25 % et de 50 % sont particulièrement concernés, par exemple un passage d'une participation juste en dessous de 25 % à une participation supérieure à 25 %, ou inversement. La question de savoir si le contrôle est exercé via le capital, les droits de vote ou « d'une autre manière » n'est pas un détail théorique. Elle peut, dans un cas concret, déterminer si une obligation d'annonce est déclenchée ou non.

Modifications concernant des personnes déjà annoncées

Si les données de base d'un ayant droit économique déjà annoncé changent, l'inscription au registre n'est plus à jour. De telles modifications sont en principe soumises à l'obligation d'annonce (art. 10 LTPM). Les situations typiques de la pratique quotidienne incluent un changement de nom, par exemple à la suite d'un mariage, un changement de domicile, un changement de nationalité, ou un changement dans la configuration de l'ayant droit économique lui-même, par exemple lorsqu'une personne descend en dessous d'un seuil de participation ou de contrôle. L'ordonnance prévoit pour une partie de ces cas des allègements pertinents en pratique, qui sont traités dans la section suivante.

Modifications concernant la société elle-même

Les informations relatives à la société peuvent également changer. Ici, il faut toutefois distinguer précisément si l'information est déjà saisie par un autre registre suisse ou si la société doit l'annoncer activement au registre de transparence. L'ordonnance prévoit par exemple que les modifications de la raison sociale qui sont inscrites au registre du commerce font tomber l'obligation d'annonce selon l'art. 10 LTPM (art. 18 al. 4 let. a OTPM). Cette distinction montre à quel point il est important d'avoir une image claire de quelle information circule automatiquement « par voie de registre » et laquelle doit être activement annoncée.

Quand l'obligation d'annonce est exceptionnellement levée

L'ordonnance prévoit plusieurs situations dans lesquelles l'annonce de modification au registre de transparence n'est pas requise. La logique sous-jacente est cohérente. Lorsqu'une modification est déjà saisie de manière fiable par d'autres registres administratifs suisses, aucune couche d'annonce supplémentaire ne doit être créée.

Concrètement, l'obligation d'annonce selon l'art. 10 LTPM n'est notamment pas applicable dans les cas suivants :

• Modifications de la raison sociale inscrites au registre du commerce (art. 18 al. 4 let. a OTPM)
• Changements de nom déclarés en Suisse via l'office de l'état civil et donc enregistrés officiellement (art. 18 al. 4 let. b OTPM)
• Changements de nom selon le droit étranger, pour autant qu'ils aient été annoncés aux autorités suisses en vue de leur inscription dans SYMIC (art. 18 al. 4 let. c OTPM)
• Changements de nationalité suisse (art. 18 al. 4 let. d OTPM)
• Changements de nationalités étrangères, pour autant qu'ils aient été annoncés en Suisse au registre de l'état civil ou à SYMIC (art. 18 al. 4 let. e OTPM)

Il est important de noter que ces exceptions sont étroitement liées à l'idée d'une modification « déjà annoncée aux autorités ». Elles ne remplacent pas un monitoring interne, mais évitent simplement les doublons lorsque les conditions sont effectivement remplies. La responsabilité de s'assurer qu'une telle exception s'applique dans le cas concret incombe à la société.

Pourquoi la société a besoin d'un système de contrôle interne

Le délai d'un mois selon l'art. 10 LTPM présuppose que la société reconnaisse en temps utile une modification pertinente. Cela ne va pas de soi. Les informations relatives aux modifications de participations, de personnes ou de rapports de contrôle parviennent rarement d'elles-mêmes à la fonction responsable au sein de la société. C'est précisément pour cette raison que la loi s'appuie sur des obligations de coopération dans l'environnement de la société. Les actionnaires et les associés doivent annoncer à la société, dans le délai d'un mois, les modifications des informations pertinentes (art. 13 al. 5 LTPM).

Cette obligation de coopération ne décharge toutefois pas la société. La responsabilité de l'annonce elle-même reste auprès du membre le plus haut placé de l'organe de direction. Il ne peut pas s'en décharger en invoquant le fait qu'au sein de l'entreprise, quelqu'un d'autre était compétent (art. 12 LTPM). Quiconque souhaite assumer cette responsabilité dans la pratique quotidienne a besoin d'une structure organisationnelle qui rende les modifications visibles à un stade précoce. Quatre standards organisationnels minimaux ont fait leurs preuves.

• Une attribution claire de la responsabilité pour la compliance en matière de registre de transparence, tant au niveau du conseil d'administration qu'au niveau opérationnel
• Des rapprochements récurrents entre le registre des actions ou le registre des parts sociales et les données figurant au registre de transparence
• Des déclencheurs clairement définis pour l'examen de l'obligation d'annonce, comme les augmentations de capital, les transferts d'actions, les modifications de conventions de pooling ou de syndicat ainsi que les adaptations des engagements relatifs aux droits de vote
• Un processus d'escalade documenté dès qu'il apparaît qu'un seuil est franchi à la hausse ou à la baisse ou qu'une modification pertinente de personne se produit

Le premier point en particulier montre à quel point les thèmes de la tenue du registre des actions et du registre de transparence sont étroitement liés. Quiconque tient le registre des actions dans des fichiers Excel ou Word non structurés aura nettement plus de difficultés à détecter à temps les franchissements de seuils. Un registre des actions numérique structuré – tel que celui proposé par Konsento pour les sociétés anonymes non cotées en bourse – pose ici les fondations, car les rapports de participation y sont à tout moment transparents, à l'épreuve des révisions et traçables en temps réel. Le monitoring du registre de transparence ne devient ainsi pas un projet additionnel isolé, mais s'intègre dans le processus de gouvernance existant.

Sanctions en cas d'annonces de modification manquées

Les annonces de modification manquées ne sont pas seulement une lacune en matière de compliance, mais une violation de devoirs susceptible d'être sanctionnée. Les violations des obligations d'annonce et d'information peuvent être sanctionnées d'une amende pouvant aller jusqu'à CHF 500'000, la violation de l'obligation d'annonce au registre de transparence ou au registre du commerce selon les art. 9 à 11 LTPM étant expressément couverte (art. 43 LTPM). Les annonces de modification manquées selon l'art. 10 LTPM tombent ainsi également dans le périmètre de risque. Dans la pratique, le risque d'amende n'est pas le seul aspect. S'y ajoutent les risques de réputation vis-à-vis des banques, des investisseurs et des partenaires commerciaux qui, dans le cadre de leurs propres obligations de diligence, prêteront de plus en plus attention à la cohérence des inscriptions au registre.

Conclusion

Les annonces de modification constituent l'instrument central pour maintenir durablement à jour les inscriptions au registre de transparence. La société doit annoncer toute modification d'un fait inscrit dans le mois qui suit le moment où elle en a eu connaissance (art. 10 LTPM). L'ordonnance précise la procédure via la plateforme électronique et limite l'obligation d'annonce, en cas de modifications de participation, au franchissement effectif de seuil (art. 18 al. 1 à 3 OTPM). Pour un certain nombre de situations dans lesquelles l'information circule déjà via d'autres registres administratifs suisses, l'obligation d'annonce est levée (art. 18 al. 4 OTPM).

De manière décisive, ce régime ne fonctionne de manière fiable que si la société reconnaît en interne ce qui change. Cela suppose des responsabilités claires, des rapprochements réguliers et une tenue propre du registre des actions comme base de données sous-jacente. La responsabilité reste auprès du membre le plus haut placé de l'organe de direction (art. 12 LTPM), indépendamment du fait que la mise en œuvre opérationnelle ait lieu en interne ou en externe.

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