Wirtschaftlich berechtigte Personen überprüfen – was die “gebotene Sorgfalt” nach TJPG bedeutet

Am 1. Oktober 2026 treten das Transparenzgesetz und die zugehörige Verordnung in Kraft (Art. 71 TJPV). Schweizer Gesellschaften müssen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen von diesem Zeitpunkt an nicht nur identifizieren und dem Transparenzregister melden. Sie müssen deren Identität und deren Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Personen zusätzlich «mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt» überprüfen (Art. 7 Abs. 2 TJPG).

Wer diese Formulierung liest, sucht nach einer Definition. Für die wirtschaftlich berechtigte Person liefert der Gesetzgeber sie, denn er nennt Beteiligungsschwellen, benennt die Formen der Kontrolle und stellt eine subsidiäre Auffangregel bereit (Art. 4 TJPG, Art. 1 bis 3 TJPV). Für die gebotene Sorgfalt liefert er sie nicht. Weder das Gesetz noch die Verordnung sagen, welche Prüfungshandlungen vorzunehmen sind, welche Belege genügen oder wann eine Überprüfung als abgeschlossen gilt. Beide beschreiben einen Massstab und überlassen dessen Anwendung der Gesellschaft.

Der vorliegende Beitrag versucht diese Lücke zu schliessen. Er führt die verstreuten Anhaltspunkte aus Gesetz, Verordnung und Botschaft zu einer praxistauglichen Umschreibung zusammen. Er zeigt, woran sich der angemessene Prüfungsumfang bemisst, welche Anzeichen zusätzliche Abklärungen auslösen, welcher Weg offensteht, wenn die Überprüfung scheitert, und wie sich die getroffenen Entscheide gegenüber der Kontrollstelle belegen lassen.

Inhaltsverzeichnis

• Identifizieren und Überprüfen sind zwei verschiedene Pflichten
• Warum der Schwellenwert messbar ist und die Sorgfalt nicht
• Woran sich der angemessene Prüfungsumfang bemisst
• Die Mitwirkung der Beteiligten gehört zum System
• Wenn die Überprüfung nicht gelingt
• Die Dokumentation ist der Nachweis der Sorgfalt
• Wer verantwortlich ist und was die Kontrollstelle prüft
• Fazit

Identifizieren und Überprüfen sind zwei verschiedene Pflichten

Das Transparenzgesetz unterscheidet zwei Schritte. Im ersten Schritt muss die Gesellschaft ihre wirtschaftlich berechtigten Personen identifizieren und dazu Name und Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse und Wohnsitzstaat sowie die erforderlichen Informationen über Art und Umfang der ausgeübten Kontrolle beschaffen (Art. 7 Abs. 1 TJPG). Im zweiten Schritt muss sie die Identität dieser Personen und deren Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Personen mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt überprüfen (Art. 7 Abs. 2 TJPG).

Hinter dem zweiten Schritt stehen zwei verschiedene Fragen. Die eine lautet, ob die gemeldete Person tatsächlich diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Die andere lautet, ob diese Person tatsächlich diejenige ist, welche die Gesellschaft letztendlich kontrolliert. Die zweite Frage ist in der Praxis die anspruchsvollere, weil sie sich nicht mit einem Ausweisdokument beantworten lässt. Die Gesellschaft muss nachvollziehen können, worauf die Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Person beruht.

Zur Erfüllung dieser Pflicht verlangt die Gesellschaft von den Aktionärinnen und Aktionären, den wirtschaftlich berechtigten Personen oder von anderen Drittpersonen die sachdienlichen Belege (Art. 7 Abs. 2 TJPG). Ein kleiner Teil dieser Arbeit ist auf Verordnungsstufe standardisiert. Die Gesellschaft muss abklären, ob die betreffende Person über eine AHV-Nummer verfügt, und wenn das nicht der Fall ist, eine Kopie des Reisepasses, der Identitätskarte oder des Ausländerausweises beschaffen (Art. 10 Abs. 2 TJPV). Damit endet die Standardisierung jedoch bereits. Wie weit die Gesellschaft darüber hinaus prüft, entscheidet sie selbst.

Warum der Schwellenwert messbar ist und die Sorgfalt nicht

Bei der Frage, wer als wirtschaftlich berechtigte Person gilt, arbeitet das Gesetz mit klaren Grössen. Als wirtschaftlich berechtigt gilt jede natürliche Person, die direkt oder indirekt, allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten mit mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmen beteiligt ist oder die Gesellschaft auf andere Weise kontrolliert (Art. 4 Abs. 1 TJPG). Die Verordnung führt diese Logik weiter und verlangt die Zuordnung der Beteiligung zu einer von drei Bandbreiten, nämlich mindestens 25 bis höchstens 50 Prozent, über 50 bis höchstens 75 Prozent sowie über 75 Prozent (Art. 13 Abs. 1 TJPV). Bei indirekter Beteiligung kommt es darauf an, ob über die zwischengeschalteten Rechtseinheiten mehr als 50 Prozent gehalten werden (Art. 2 Abs. 2 TJPV). Solche Grenzen lassen sich rechnen. Entweder sie sind erreicht oder sie sind es nicht.

Die Überprüfungspflicht funktioniert anders. Sie ist als Sorgfaltspflicht ausgestaltet, und die Gesellschaft entscheidet selbst über den Umfang der Prüfungen. Massgebend sind dabei die ihr vorliegenden Informationen sowie allfällige Zweifel an deren Richtigkeit oder Anhaltspunkte dafür, dass eine andere Person die Gesellschaft kontrolliert. Die Botschaft zum Transparenzgesetz hält dazu ausdrücklich fest, dass ein risikobasierter Ansatz gerechtfertigt ist, dass die Gesellschaft keine Gewissheit erlangen muss und dass die Ermittlung der Identität mit keiner Ergebnispflicht verbunden ist. Auf eine strikte Festlegung notwendiger Überprüfungsmassnahmen oder Unterlagen wurde bewusst verzichtet, um einen verhältnismässigen Ansatz zu ermöglichen und den Gesellschaften unnötigen administrativen Aufwand zu ersparen.

Für die Praxis verschiebt sich damit die Fragestellung. Es geht nicht darum, ob eine Grenze eingehalten wurde, sondern darum, ob der gewählte Prüfungsaufwand unter den konkreten Umständen vertretbar war. Ermessen bedeutet dabei nicht Beliebigkeit. Es bedeutet, dass ein Entscheid getroffen werden muss und dass dieser Entscheid begründbar sein sollte.

Woran sich der angemessene Prüfungsumfang bemisst

Der Umfang der Überprüfungspflicht hängt nach der Botschaft von den konkreten Umständen ab. Diese Umstände lassen sich in drei Gruppen ordnen, die sich in der Praxis gut voneinander unterscheiden lassen.

Einfache Verhältnisse rechtfertigen einen schlanken Nachweis

Ein KMU, das alle Aktionärinnen und Aktionäre seit Langem kennt, muss angesichts der geringen Risiken in der Regel keine besonderen Massnahmen zur Überprüfung der Identität seiner wirtschaftlich berechtigten Personen ergreifen. Dasselbe gilt für eine Gesellschaft, deren Aktionariat aus Personen besteht, die für das Unternehmen arbeiten oder im Verwaltungsrat sitzen. Bei einer Einpersonen-Aktiengesellschaft genügt nach der Botschaft eine Selbstauskunft der Alleininhaberin oder des Alleininhabers. Auch einzelne Angaben darf die Gesellschaft ohne weitere Abklärungen übernehmen. Die von der wirtschaftlich berechtigten Person mitgeteilte Adresse kann grundsätzlich übernommen werden, solange sie nicht unplausibel erscheint, und eine Abfrage bei einem Register oder einer Behörde ist dafür nicht erforderlich.

Komplexe Strukturen verlangen deutlich mehr

Je komplexer die Gesamtstruktur ist und je schwieriger es war, Informationen über die wirtschaftlich berechtigte Person einzuholen, desto umfangreichere Überprüfungen und Nachweise sind nötig, um die Kontrollstruktur nachvollziehen zu können. Die Botschaft nennt als Gegenbeispiel zur einfachen KMU-Konstellation die Sitzgesellschaft, die von mehreren ausländischen Trusts indirekt gehalten wird, sowie die juristische Person, die von verschiedenen Personen über partiarische Darlehen kontrolliert wird. Auch treuhänderisch tätige Aktionärinnen und Aktionäre erhöhen den Aufwand.

Die Verordnung liefert dazu einen brauchbaren Orientierungspunkt. Informationen über die einzelnen Glieder der Kontrollkette müssen beschafft werden, wenn die Kette mindestens zwei zwischengeschaltete natürliche Personen, Rechtseinheiten oder Trusts umfasst, wenn sie mindestens einen Trust oder ein Treuhandverhältnis enthält oder wenn gegen eine wirtschaftlich berechtigte Person Massnahmen zur Sperrung von Geldern und wirtschaftlichen Ressourcen nach dem Embargogesetz oder nach dem Bundesgesetz über die Sperrung und die Rückerstattung unrechtmässig erworbener Vermögenswerte ausländischer politisch exponierter Personen erlassen wurden (Art. 15 Abs. 1 TJPV). Wer eine dieser Konstellationen vor sich hat, bewegt sich nicht mehr im Bereich der schlanken Selbstauskunft.

Anzeichen, die zusätzliche Abklärungen auslösen

Unabhängig von der Struktur kann der Alltag Hinweise liefern, die weitere Schritte nötig machen. Die Botschaft nennt dazu drei typische Beobachtungen.

• Dividenden werden auf ein Konto überwiesen, das nicht der Aktionärin oder dem Aktionär gehört, die oder der als wirtschaftlich berechtigte Person gemeldet wurde.
• Der Verwaltungsrat erhält regelmässig Anweisungen von einer Person, die nicht als wirtschaftlich berechtigte Person gemeldet wurde.
• Eine Aktionärin, die eine juristische Person ist, verweigert die Zusammenarbeit, obwohl die Gesellschaft deren rechtliche Eigentümerschaft kennt.

Solche Beobachtungen lassen sich nicht mit dem Hinweis auf einen eingehaltenen Schwellenwert entkräften. Sie betreffen die zweite Frage von Art. 7 Abs. 2 TJPG, nämlich ob die gemeldete Person wirklich diejenige ist, welche die Gesellschaft kontrolliert. Wer sie ignoriert, verlässt den Bereich des vertretbaren Ermessens.

Die Mitwirkung der Beteiligten gehört zum System

Die Gesellschaft steht bei der Überprüfung nicht allein. Wer allein oder gemeinsam mit Dritten Anteile in einem Umfang hält, der die letztendliche Kontrolle ermöglicht, muss der Gesellschaft die wirtschaftlich berechtigte Person melden (Art. 13 Abs. 1 TJPG). Auf Anfrage der Gesellschaft müssen Aktionärinnen und Aktionäre zudem die Informationen oder Belege übermitteln, die zur Überprüfung der Identität und der Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Person notwendig sind (Art. 13 Abs. 4 TJPG). Die wirtschaftlich berechtigten Personen und die in die Kontrollkette eingebundenen Drittpersonen sind ihrerseits zur Mitwirkung verpflichtet (Art. 14 Abs. 3 TJPG). Wer diese Meldepflichten vorsätzlich verletzt, wird mit Busse bis zu 500’000 Franken bestraft (Art. 43 lit. a TJPG).

Daraus folgt ein praktischer Hinweis für den Verwaltungsrat. Die Gesellschaft muss die Mitwirkung tatsächlich einfordern, und sie muss belegen können, dass sie das getan hat. Eine nachweisbar gestellte, aber unbeantwortete Anfrage ist rechtlich etwas anderes als eine Anfrage, die nie gestellt wurde. Zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflicht muss die Gesellschaft nach der Botschaft alles tun, was vernünftigerweise von ihr erwartet werden kann, um die benötigten Informationen einzuholen.

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Wenn die Überprüfung nicht gelingt

Weil keine Ergebnispflicht besteht, sieht das Gesetz einen geordneten Weg für den Fall vor, dass die Überprüfung scheitert. Gelingt es der Gesellschaft nicht, die wirtschaftlich berechtigte Person zu identifizieren oder deren Identität oder Eigenschaft auf zufriedenstellende Weise zu überprüfen, so dokumentiert sie diese Tatsache und die unternommenen Schritte (Art. 8 Abs. 2 TJPG). Sie muss dies zudem in der Meldung angeben und alle ihr zur Verfügung stehenden sachdienlichen Informationen übermitteln, einschliesslich des Namens des obersten Mitglieds des leitenden Organs (Art. 9 Abs. 3 TJPG).

Die Verordnung präzisiert, was in diesem Fall zu melden ist. Dazu gehören die vorliegenden sachdienlichen Informationen einschliesslich Angaben zu einer allfälligen Kontrollkette sowie zu Aktionärinnen und Aktionären, die ihrer Pflicht nicht nachgekommen sind (Art. 21 Abs. 1 lit. a TJPV). Hat eine Gesellschaft mehrere wirtschaftlich berechtigte Personen und konnte sie nur einen Teil davon überprüfen, meldet sie für diesen Teil die vollständigen Angaben und für den übrigen Teil die Angaben zur gescheiterten Überprüfung (Art. 21 Abs. 2 TJPV).

Folgenlos bleibt eine solche Meldung nicht. Teilt die Rechtseinheit mit, dass ihr die Identifikation oder die Überprüfung nicht gelungen ist, bringt die registerführende Behörde im Eintrag einen Vermerk an (Art. 34 Abs. 1 lit. c TJPG). Dieser Vermerk weist darauf hin, dass Zweifel an der Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität einer Information bestehen (Art. 34 Abs. 2 TJPG), und die Kontrollstelle entscheidet nach einer Vorprüfung, ob ein Kontrollverfahren eingeleitet wird (Art. 36 Abs. 1 TJPG). Genau an dieser Stelle zeigt sich der Unterschied zwischen einer ernsthaften, dokumentierten und dennoch erfolglosen Prüfung und einer Prüfung, die gar nie stattgefunden hat.

Die Dokumentation ist der Nachweis der Sorgfalt

Weil es keine messbare Grenze gibt, verlagert sich der Nachweis auf die Dokumentation. Die Gesellschaft muss die beschafften Informationen dokumentieren, für deren Aktualität sorgen und sicherstellen, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann (Art. 8 Abs. 1 TJPG). Die Informationen und Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren, nachdem die betroffene Person ihre Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Person verloren hat (Art. 8 Abs. 3 TJPG). Bei Aktiengesellschaften muss die Person nach Art. 718 Abs. 4 OR Zugang zu den dokumentierten Informationen haben (Art. 8 Abs. 4 TJPG).

Formvorschriften bestehen keine. Die Gesellschaften können jene Form wählen, die ihrer Unternehmensstruktur und der Komplexität der Verhältnisse am besten entspricht. Entscheidend ist nach der Botschaft, dass die Einsichtnahme ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich bleibt. Wer die Informationen laufend aktuell halten will, führt sie sinnvollerweise dort, wo auch die Beteiligungsverhältnisse abgebildet sind. Ein strukturiert geführtes digitales Aktienregister, das Transaktionen, Beteiligungsquoten und die zugehörigen Belege an einem Ort zusammenführt, erfüllt diese Anforderung ohne zusätzliche Ablage. Bei Konsento ergänzt ein eigener Transparenzregister-Assistent diese Grundlage und bereitet die Angaben für die Meldung auf.

Wer verantwortlich ist und was die Kontrollstelle prüft

Die Meldungen an die Register muss das oberste Mitglied des leitenden Organs vornehmen. Es kann diese Aufgabe anderen Personen in der Gesellschaft oder Dritten übertragen, bleibt aber für die ordnungsgemässe Durchführung der Meldung verantwortlich (Art. 12 TJPG). Die Aufgabe lässt sich also delegieren, die Verantwortung nicht.

Die Kontrollstelle führt Kontrollen zur Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen im Transparenzregister durch, und zwar auf der Grundlage eines risikobasierten Ansatzes oder stichprobenweise (Art. 35 Abs. 1 und 2 TJPG). Im Kontrollverfahren müssen die Rechtseinheit, ihre Aktionärinnen und Aktionäre, die in die Kontrollkette eingebundenen Dritten sowie die wirtschaftlich berechtigten Personen die erforderlichen Informationen und Belege zur Verfügung stellen (Art. 37 Abs. 1 TJPG). Stellt die Kontrollstelle fest, dass eine Information unrichtig, unvollständig oder nicht aktuell ist, trifft sie die zur Wiederherstellung des ordnungsgemässen Zustandes erforderlichen Massnahmen und kann bei wiederholten Verletzungen die Mitwirkungs- und Vermögensrechte der betreffenden Aktionärin oder des betreffenden Aktionärs suspendieren (Art. 38 Abs. 1 und 2 TJPG).

Ein Blick auf die Strafbestimmungen lohnt sich. Erfasst werden die vorsätzliche Verletzung der Meldepflichten sowie falsche Angaben gegenüber der Kontrollstelle (Art. 43 TJPG), und wer einer rechtskräftigen Verfügung der Kontrollstelle vorsätzlich nicht Folge leistet, wird mit Busse bis zu 100’000 Franken bestraft (Art. 44 TJPG). Die Sorgfaltspflicht nach Art. 7 Abs. 2 TJPG ist in diesem Katalog nicht eigens aufgeführt. Das entlastet den Verwaltungsrat allerdings nicht, denn eine oberflächliche Überprüfung kann dazu führen, dass die gemeldeten Angaben unrichtig sind, und genau dort setzen die Kontrolle und ihre Folgen an.

Fazit

Die Überprüfung der wirtschaftlich berechtigten Personen ist jene Pflicht des Transparenzgesetzes, die sich nicht einfach abhaken lässt. Wer als wirtschaftlich berechtigte Person gilt, ergibt sich aus Schwellenwerten und Kontrollkriterien, die sich rechnen und belegen lassen (Art. 4 Abs. 1 TJPG, Art. 1 bis 3 TJPV). Wie weit die entsprechenden Angaben zu überprüfen sind, ergibt sich dagegen aus den Umständen des Einzelfalls und aus der Einschätzung der Gesellschaft selbst (Art. 7 Abs. 2 TJPG).

Für den Verwaltungsrat heisst das dreierlei. Er sollte den Prüfungsumfang bewusst festlegen, statt ihn dem Zufall zu überlassen. Er sollte Anhaltspunkte ernst nehmen, die gegen die gemeldeten Angaben sprechen. Und er sollte die unternommenen Schritte so dokumentieren, dass sie Jahre später noch nachvollziehbar sind (Art. 8 Abs. 1 bis 3 TJPG). Eine Gesellschaft mit übersichtlichem Aktionariat wird damit wenig Aufwand haben. Eine Gesellschaft mit treuhänderisch gehaltenen Beteiligungen, ausländischen Zwischengesellschaften oder vertraglich vermittelter Kontrolle sollte die Vorbereitung nicht auf die letzten Wochen vor Ablauf der gestaffelten Übergangsfristen legen (Art. 51 TJPG).

Wenn Du wissen willst, wie sorgfältig Deine Gesellschaft prüfen muss, beginne bei der eigenen Struktur. Halte fest, wer über welchen Weg Kontrolle ausübt, welche Angaben Du heute schon belegen kannst und wo Du auf die Mitwirkung Dritter angewiesen bist. Je besser die Beteiligungsverhältnisse laufend und strukturiert geführt sind, desto weniger wird die Überprüfung zum Projekt und desto eher entsteht die Dokumentation, die im Ernstfall den Nachweis der gebotenen Sorgfalt trägt.

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