Transparenzregister: Erleichterung oder Zusatzaufwand für Banken?

Das Schweizer Transparenzgesetz (TJPG) schafft nicht nur Pflichten für Unternehmen, die ihre wirtschaftlich berechtigten Personen melden müssen. Es regelt auch, wer unter welchen Bedingungen Daten aus dem Transparenzregister abrufen darf – und was passiert, wenn diese Daten mit den eigenen Informationen nicht übereinstimmen. Für Banken, Finanzintermediäre und Berater entsteht damit ein klar definiertes, aber anspruchsvolles Regime: Zugangsrecht, Protokollierungspflicht, Differenzmeldeverfahren und – bei Versäumnissen – Konsequenzen. Dieser Beitrag erklärt, wie das Zusammenspiel funktioniert und was die betroffenen Akteure praktisch erwartet.

Inhaltsverzeichnis

• Wer hat Zugang zum Transparenzregister und wozu?
• Das Recht auf Abfrage – oder doch neue Pflicht?r
• Wonach kann gesucht werden – und wonach nicht?
• Protokollierung und Zweckkonformität: Jede Abfrage hinterlässt Spuren
• Differenzmeldungen durch Finanzintermediäre: Verfahren und Frist
• Inhalt der Meldung und Begründungspflicht
• Ausnahmen von der Meldepflicht
• Fazit
• FAQ

Wer hat Zugang zum Transparenzregister und wozu? 

Das TJPG unterscheidet beim Zugang zum Transparenzregister zwischen Behörden und privatrechtlichen Akteuren. Behörden wie Polizei-, Straf- und Verwaltungsbehörden, die Meldestelle für Geldwäscherei oder Steuerbehörden haben unter bestimmten Voraussetzungen umfassenden Online-Zugriff (Art. 26 TJPG).

Für Banken, Finanzintermediäre und Berater gilt eine eigene, zweckgebundene Regelung (Art. 27 TJPG). Zugang zum Transparenzregister erhalten Finanzintermediäre im Sinne von Art. 2 Absätze 2 und 3 GwG sowie Beraterinnen und Berater im Sinne von Art. 2 Absätze 3bis und 3ter GwG. Das umfasst Banken und Effektenhändler ebenso wie Vermögensverwalter, Fondsleitungen, Versicherungseinrichtungen und weitere Finanzdienstleister sowie Anwälte, Notare und Treuhänder, soweit sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit dem Geldwäschereigesetz unterstehen.

Der Zweck des Zugangs ist gesetzlich eng definiert: Finanzintermediäre und Berater dürfen Daten des Transparenzregisters nur insoweit abrufen, als dies zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten nach dem GwG erforderlich ist, und sie dürfen diese Daten ausschliesslich für diesen Zweck verwenden (Art. 27 TJPG). Nicht abrufbar sind die nach Art. 24 TJPG gelöschten Daten sowie die Identität der Urheber von Differenzmeldungen – wer also gegenüber dem Register eine Unstimmigkeit gemeldet hat, bleibt für abfragende Finanzintermediäre anonym (Art. 27 TJPG).

Das Recht auf Abfrage – oder doch neue Pflicht?

Art. 27 TJPG formuliert ein Recht von Banken, Finanzintermediären und Beratern auf Online-Abruf, keine Pflicht. Der Bundesrat hält im Erläuterungsbericht zur TJPV ausdrücklich fest, dass die Pflicht zur Meldung von Unterschieden (Art. 30 TJPG) nicht dazu führt, Kundendaten systematisch mit dem Register abgleichen oder das Register flächendeckend abfragen zu müssen. Die Sorgfaltspflichten der Banken und Finanzintermediäre ergeben sich aus der Geldwäschereigesetzgebung und werden durch das Inkrafttreten des TJPG weder geändert noch erweitert oder eingeschränkt.

Diese Aussage ist zutreffend – und sie ist zugleich leicht misszuverstehen. Das TJPG schafft keine neue eigenständige Abfragepflicht. Es schafft aber eine neue, offiziell geführte und einfach zugängliche Informationsquelle über wirtschaftlich berechtigte Personen. Und das ist für die bestehenden Sorgfaltspflichten der Finanzintermediäre nicht folgenlos.

Banken und Finanzintermediäre sind nach dem GwG (insbesondere Art. 3 ff. und Art. 6), nach der GwV-FINMA, nach den Standesregeln der VSB sowie nach dem Strafrecht (Art. 305ter, Art. 305bis und Art. 260ter StGB; bei organisatorischem Versagen auch Art. 102 StGB) verpflichtet, ihre Kunden und die wirtschaftlich berechtigten Personen zu identifizieren, Hintergründe abzuklären und auf Hinweise auf erhöhtes Risiko zu reagieren. Wer im Rahmen dieser Pflichten eine verfügbare, einschlägige Informationsquelle nicht konsultiert, riskiert den Vorwurf, seiner Sorgfaltspflicht nicht nachgekommen zu sein. Ob eine Abfrage im konkreten Einzelfall angezeigt ist, richtet sich also nicht nach dem TJPG, sondern nach den Massstäben, die das Geldwäschereirecht ohnehin vorgibt.

Hinzu kommt ein praktischer Aspekt, der in einem separaten Blogbeitrag zu Sitzgesellschaften unter dem TJPG behandelt wird: Für gewisse Gesellschaftsformen, insbesondere Sitzgesellschaften, unterscheidet sich der Begriff der wirtschaftlich berechtigten Person im Geldwäschereirecht vom Begriff nach dem TJPG. Das schafft Interpretationsspielraum, aber auch Abstimmungsbedarf zwischen den Datenbeständen des Finanzintermediärs und den Registerinhalten. Hier handelt es sich die Abfragemöglichkeit der Banken und Finanzintermediäre weniger um eine aufsichtsrechtliche Pflicht, sondern ein echtes Recht. 

Wonach kann gesucht werden – und wonach nicht? 

Banken, Finanzintermediäre und Berater können im Transparenzregister nach Rechtseinheiten suchen – mittels Firma oder Name sowie mittels UID (Art. 48 Abs. 3 TJPV). Damit können sie für eine konkrete Gesellschaft, mit der sie in einer bestehenden oder sich anbahnenden Geschäftsbeziehung stehen, die im Register eingetragenen Informationen über die wirtschaftlich berechtigten Personen abrufen.

Eine Suche nach natürlichen Personen – also die Frage, für welche Gesellschaften eine bestimmte Person als wirtschaftlich berechtigte Person eingetragen ist – steht ausschliesslich Behörden nach Art. 26 TJPG offen (Art. 48 Abs. 3 TJPV). Für Finanzintermediäre und Berater ist diese Art der Abfrage nicht vorgesehen. Das ist bewusst so gehalten: Ihr Ausgangspunkt ist immer die konkrete Kundenbeziehung, in deren Rahmen sie die wirtschaftlich berechtigten Personen einer bestimmten Rechtseinheit identifizieren oder überprüfen müssen. Dafür genügt die Suche nach der Rechtseinheit.

Nicht zugänglich sind ferner die nach Art. 24 TJPG gelöschten Daten sowie – wie bereits erwähnt – die Identität der Urheber von Differenzmeldungen. Die Datenabfrage durch Finanzintermediäre ist damit in einem klar definierten Rahmen: Zugang zur Gesellschaft und zu den für diese eingetragenen wirtschaftlich berechtigten Personen, nicht darüber hinaus.

Protokollierung und Zweckkonformität: Jede Abfrage hinterlässt Spuren

Wer das Transparenzregister abfragt, hinterlässt automatisch eine Spur. Jede Abfrage und jede Übermittlung von Informationen an das Register werden von der registerführenden Behörde automatisch protokolliert (Art. 53 Abs. 1 TJPV; Art. 29 Abs. 2 TJPG). Festgehalten werden dabei die Bezeichnung der zugangsberechtigten Institution, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, ob dieser über die elektronische Plattform oder eine Schnittstelle erfolgte, ob Informationen abgefragt oder übermittelt wurden, und welche Informationen konkret abgerufen wurden (Art. 53 Abs. 1 lit. a–e TJPV). Die Protokolle werden zwei Jahre aufbewahrt und danach vernichtet (Art. 53 Abs. 2 TJPV). Sie sind ausschliesslich der registerführenden Behörde zugänglich und gehören nicht zum Inhalt des Transparenzregisters.

Zugangsberechtigte können für jede Abfrage über die elektronische Plattform eine Bestätigung verlangen. Diese enthält die Bezeichnung der Institution, Datum und Uhrzeit sowie Firma und UID der abgefragten Rechtseinheit – nicht aber die übrigen bei der Abfrage angezeigten Informationen (Art. 53 Abs. 3 TJPV).

Die Protokollierung dient der Zweckkonformitätsprüfung. Die registerführende Behörde wertet Häufigkeit und Art der Zugriffe regelmässig aus und informiert die Zugangsberechtigten über die Ergebnisse (Art. 54 Abs. 1 TJPV). Bei Verdacht auf nicht zweckkonforme Nutzung informiert sie die Institution und droht die Sperrung des Zugangs an; die Institution muss dann interne Abklärungen vornehmen und über das Ergebnis berichten (Art. 54 Abs. 2 TJPV).

Als nicht zweckkonform gilt namentlich die Abfrage durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Bank, eines Finanzintermediärs oder Beraters, wenn diese nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Erfüllung der GwG-Sorgfaltspflichten steht (Art. 54 Abs. 3 TJPV). Das bedeutet konkret: Abfragen dürfen nur im Kontext bestehender oder sich anbahnender Geschäftsbeziehungen erfolgen, für die eine Sorgfaltspflicht nach GwG besteht. Anhaltspunkte für einen Missbrauch können eine vergleichsweise hohe Abfragehäufigkeit, ungewöhnliche Abfragemuster oder die wiederholte Abfrage derselben Rechtseinheit sein (Art. 54 Abs. 3 TJPV). Bei erwiesenem Missbrauch kann die registerführende Behörde den Zugang der betroffenen Mitarbeiterin oder des betroffenen Mitarbeiters der Bank, des Finanzintermediärs oder Beraters sperren (Art. 54 Abs. 5 TJPV).

Für Anwältinnen und Anwälte sowie Notarinnen und Notare, die als Berater tätig sind, gilt eine Sonderregel: Erfolgt die Abfrage im Rahmen eines dem Berufsgeheimnis unterliegenden Mandats, darf die registerführende Behörde weder den Namen der vertretenen Person verlangen noch eine Begründung der Abfrage einfordern, soweit dies unter das Berufsgeheimnis fällt (Art. 54 Abs. 4 TJPV).

Differenzmeldungen durch Finanzintermediäre: Verfahren und Frist

Das TJPG verpflichtet Banken und Finanzintermediäre im Sinne von Art. 2 Absätze 2 und 3 GwG, Unterschiede zwischen den Registerdaten und den eigenen Unterlagen unter bestimmten Voraussetzungen dem Transparenzregister zu melden (Art. 30 Abs. 1 TJPG). Wichtig: Beraterinnen und Berater nach Art. 2 Absätze 3bis und 3ter GwG – darunter Anwälte, Notare und Treuhänder – sind von dieser Meldepflicht ausdrücklich ausgenommen. Sie haben Zugang zum Register, es trifft sie aber keine Verpflichtung zur Differenzmeldung.

Verfahren zur Meldung

Die Meldepflicht greift für Banken und Finanzintermediäre dann, wenn zwei Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind: Erstens muss der festgestellte Unterschied Zweifel an der Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Informationen über die wirtschaftlich berechtigte Person einer Rechtseinheit aufkommen lassen (Art. 30 Abs. 1 lit. a TJPG). Zweitens muss dieser Unterschied auch nach einem Hinweis an die Kundin oder den Kunden und nach Einräumung einer angemessenen Frist zur Bereinigung weiterhin bestehen (Art. 30 Abs. 1 lit. b TJPG).

Das Verfahren läuft damit in zwei Schritten ab. Im ersten Schritt wendet sich der Finanzintermediär direkt an seinen Kunden, weist auf den Unterschied hin und gibt ihm Gelegenheit, die Registerinformation zu korrigieren oder die Abweichung zu erklären. Reagiert der Kunde und kann den Unterschied bereinigen oder schlüssig erklären, entfällt die Meldepflicht. Nur wenn die Unklarheit nach dieser informellen Klärung fortbesteht, tritt der zweite Schritt in Kraft: die förmliche Meldung an das Transparenzregister.

Frist zur Meldung

Für diese Meldung gilt eine Frist von 30 Tagen (Art. 30 Abs. 2 TJPG). Der Fristbeginn richtet sich nach Art. 57 TJPV und hängt davon ab, wie die Kommunikation mit dem Kunden verläuft. Der Erläuterungsbericht zur TJPV unterscheidet dabei drei Konstellationen: Wenn der Kunde auf den Hinweis hin reagiert und die Abweichung bereinigt oder schlüssig erklärt, entfällt die Meldepflicht und die Frist beginnt gar nicht erst zu laufen. Wenn der Kunde innerhalb der eingeräumten Frist antwortet, der Unterschied damit aber nicht behoben werden kann – etwa weil die Antwort widersprüchlich ist – beginnt die 30-tägige Meldefrist ab dem Eingang dieser Antwort (Art. 57 lit. b TJPV). Wenn der Kunde überhaupt nicht reagiert, beginnt die Frist mit dem unbenutzten Ablauf der ihm gesetzten Klärungsfrist (Art. 57 lit. a TJPV).

Wer guten Glaubens in Anwendung dieser Bestimmung einen Unterschied meldet, kann dafür weder wegen Verletzung des Amts-, Berufs- oder Geschäftsgeheimnisses belangt noch für eine Vertragsverletzung haftbar gemacht werden (Art. 30 Abs. 4 TJPG). Diese Haftungsfreistellung ist für die Praxis bedeutsam: Sie nimmt der Meldung das rechtliche Risiko und stärkt die Bereitschaft, im Zweifel zu melden.

Eine wichtige Übergangsregelung gilt für die Zeit unmittelbar nach Inkrafttreten des Gesetzes: Die Pflicht zur Meldung von Unterschieden greift erst sechs Monate nach dem Inkrafttreten des TJPG (Art. 54 Abs. 1 der Übergangsbestimmungen TJPG). Stellt ein Finanzintermediär in dieser Übergangsphase fest, dass eine Gesellschaft gar nicht eingetragen ist, muss er zunächst nachfragen, ob die Gesellschaft die zweijährige Eintragungsfrist der Übergangsbestimmungen in Anspruch nimmt. Bestätigt sie das, besteht bis zum Ablauf dieser Frist keine Meldepflicht (Art. 54 Abs. 2 der Übergangsbestimmungen TJPG).

Inhalt der Meldung und Begründungspflicht

Die Meldung muss in standardisierter Form erfolgen und einen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalt aufweisen (Art. 30 Abs. 3 TJPG; Art. 55 Abs. 1 TJPV). Enthalten sein müssen das Datum der Meldung, die Bezeichnung der meldenden Institution, Firma oder Name sowie Sitz und UID der betroffenen Rechtseinheit und eine Angabe, in welcher Hinsicht der Unterschied besteht oder dass ein Registereintrag fehlt.

Zusätzlich verlangt Art. 55 Abs. 2 TJPV eine Begründung aus einem abschliessenden Katalog. Der Finanzintermediär muss angeben, welcher der folgenden Sachverhalte auf seinen Fall zutrifft:

• Eine oder mehrere wirtschaftlich berechtigte Personen, die der Finanzintermediär identifiziert hat, sind im Register nicht eingetragen.
• Eine oder mehrere Personen sind eingetragen, obwohl sie keine wirtschaftlich berechtigten Personen oder Auskunftspersonen nach Art. 21 Abs. 1 lit. b TJPV sind.
• Eine Person wurde subsidiär als wirtschaftlich berechtigte Person oder als Auskunftsperson gemeldet, obwohl eine oder mehrere wirtschaftlich berechtigte Personen tatsächlich bekannt sind.
• Die Art der Kontrolle, die von einer oder mehreren wirtschaftlich berechtigten Personen ausgeübt wird, ist nicht korrekt eingetragen.
• Der Umfang der Kontrolle, die von einer oder mehreren wirtschaftlich berechtigten Personen ausgeübt wird, ist nicht korrekt eingetragen.
• Die Angaben zu einer oder mehreren wirtschaftlich berechtigten Personen oder zu einer Auskunftsperson sind fehlerhaft oder unvollständig.
• Die Angaben zur Rechtseinheit selbst sind fehlerhaft oder unvollständig.
• Der Eintrag der Rechtseinheit im Transparenzregister fehlt gänzlich.

Über diese standardisierten Begründungen hinaus können Finanzintermediäre zusätzliche Informationen, Belege und Beilagen einreichen, um die Meldung zu erläutern (Art. 55 Abs. 3 TJPV; Art. 30 Abs. 3 TJPG). Das kann etwa die Dokumentation zu der Person sein, die der Finanzintermediär statt oder zusätzlich zu einer eingetragenen Person als wirtschaftlich berechtigt identifiziert hat. Diese Zusatzinformationen sind ausschliesslich für die Kontrollstelle einsehbar, nicht für Dritte oder andere Finanzintermediäre.

Als Urheber der Meldung gilt der Name der Institution, nicht der Name des konkret handelnden Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin.

Ausnahmen von der Meldepflicht

Nicht jede Abweichung zwischen den eigenen Unterlagen und dem Registerinhalt löst eine Meldepflicht aus. Art. 56 TJPV definiert vier Kategorien von Unterschieden, bei denen keine Meldung erforderlich ist.

Die erste Ausnahme betrifft Unterschiede, die sich aus abweichenden Vorschriften der Geldwäschereigesetzgebung ergeben, insbesondere aus der unterschiedlichen Definition der wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 56 lit. a TJPV). Hier ist namentlich die Konstellation der Sitzgesellschaft relevant: Das Geldwäschereirecht und das TJPG kennen unterschiedliche Definitionen der wirtschaftlich berechtigten Person. Diese Abweichung begründet für sich allein keine Meldepflicht – was bedeutet, dass der Finanzintermediär die jeweiligen Definitionen sorgfältig auseinanderhalten muss. Da die Thematik der Sitzgesellschaft unter dem TJPG komplex ist und eigene Fragen aufwirft, widmet ihr Konsento einen separaten Beitrag.

Die zweite Ausnahme erfasst Unterschiede, die keine substanziellen Zweifel an der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person aufkommen lassen – etwa abweichende Schreibweisen eines Namens, ein zusätzlicher Vorname oder ein Allianzname (Art. 56 lit. b TJPV).

Die dritte Ausnahme betrifft Unterschiede zu Informationen über Personen, Rechtseinheiten oder Trusts innerhalb der Kontrollkette, also auf den Stufen zwischen der wirtschaftlich berechtigten Person und der meldepflichtigen Rechtseinheit (Art. 56 lit. c TJPV). Solche Abweichungen sind nur dann meldepflichtig, wenn sie Zweifel an der Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Informationen über die wirtschaftlich berechtigten Personen selbst aufkommen lassen.

Die vierte Ausnahme greift schliesslich, wenn die Eintragung oder Aktualisierung einer Information zwar noch ausstehend ist, die hierfür geltende gesetzliche Frist aber noch nicht abgelaufen ist (Art. 56 lit. d TJPV). Der Finanzintermediär muss in diesem Fall nicht melden, auch wenn er das Register kurz nach einer Änderung der Verhältnisse abfragt und die Aktualisierung noch nicht vollzogen wurde.

Fazit

Das Transparenzregister eröffnet Banken, Finanzintermediären und Beratern eine neue offizielle Quelle zur Identifikation und Überprüfung wirtschaftlich berechtigter Personen. Der Zugang ist ein Recht, keine eigenständige Pflicht, und das TJPG schafft keine neue Abgleichs- oder Abfragepflicht. Dennoch wäre es ein Irrtum zu glauben, das Register liesse sich ohne Konsequenzen ignorieren. Wer im Rahmen seiner bestehenden GwG-Sorgfaltspflichten eine einschlägige, einfach zugängliche und amtlich geführte Informationsquelle nicht konsultiert, läuft Gefahr, seinen Sorgfaltspflichten nicht vollumfänglich nachgekommen zu sein – selbst wenn das TJPG dazu schweigt.

Für Finanzintermediäre bedeutet das ein zweigleisiges Vorgehen: einerseits die risikoorientierte, anlassbezogene Nutzung des Registers im Rahmen der GwG-Sorgfaltspflichten, andererseits ein klares internes Prozessverständnis für den Fall, dass dabei Differenzen zu den eigenen Unterlagen auftauchen. Denn das Differenzmeldeverfahren nach Art. 30 TJPG ist formal strukturiert: zweistufiges Verfahren mit vorgängiger Kundenanfrage, 30-tägige Meldefrist ab dem Scheitern der informellen Klärung, standardisierter Begründungskatalog und klare Ausnahmen. Wer hier reagiert, tut dies mit Haftungsschutz – und wer nicht reagiert, obwohl er müsste, riskiert aufsichtsrechtliche und allenfalls strafrechtliche Konsequenzen.

Das Transparenzregister wird für Finanzintermediäre voraussichtlich Mehraufwand bedeuten: bei der Abfrage, beim Abgleich mit den eigenen Daten und, wo nötig, beim Differenzmeldeverfahren. Dieser Aufwand ist aber nicht das Ergebnis neuer gesetzlicher Pflichten, sondern die Konsequenz daraus, dass das bestehende Sorgfaltssystem um eine neue, amtliche Informationsquelle erweitert wird.

Konsento unterstützt Unternehmen dabei, ihren Pflichten im Rahmen des TJPG nachzukommen – von der korrekten Erfassung der wirtschaftlich berechtigten Personen bis hin zur ordnungsgemässen Meldung im Transparenzregister. Wenn dein Unternehmen jetzt handeln möchte, bevor die Übergangsfristen ablaufen, hilft dir Konsento, den Prozess strukturiert und rechtskonform aufzusetzen.