Registre de transparence : soulagement ou charge supplémentaire pour les banques ?

La nouvelle loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l’identification des ayants droit économiques (loi sur la transparence, LTPM) ne crée pas seulement des obligations pour les entreprises tenues de déclarer leurs ayants droit économiques. Elle régit également qui peut accéder aux données du registre de transparence, à quelles conditions, et ce qui se passe lorsque ces données divergent des informations détenues en propre. Pour les banques, les intermédiaires financiers et les conseillers, il en résulte un régime clairement défini mais exigeant : droit d’accès, obligation de journalisation, procédure de notification des différences et – en cas de manquement – conséquences. Le présent article explique le fonctionnement de ce dispositif et ce à quoi les acteurs concernés doivent s’attendre dans la pratique.

Table des matières

•  Qui a accès au registre de transparence et à quelles fins ?

•  Le droit d’accès – ou une nouvelle obligation malgré tout ?

•  Quelles recherches sont possibles – et lesquelles ne le sont pas ?

•  Journalisation et conformité aux finalités : toute consultation laisse des traces

•  Notifications de différences par les intermédiaires financiers : procédure et délai

•  Contenu de la notification et obligation de motiver

•  Exceptions à l’obligation de notification

•  Conclusion

•  FAQ

Qui a accès au registre de transparence et à quelles fins ?

La LTPM distingue, s’agissant de l’accès au registre de transparence, entre les autorités et les acteurs de droit privé. Les autorités telles que les autorités de police, de poursuite pénale et administratives, le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent ou les autorités fiscales disposent, sous certaines conditions, d’un accès en ligne complet (art. 26 LTPM).

Les banques, les intermédiaires financiers et les conseillers sont soumis à une réglementation propre, liée à une finalité spécifique (art. 27 LTPM). L’accès au registre de transparence est accordé aux intermédiaires financiers au sens de l’art. 2, al. 2 et 3, de la loi sur le blanchiment d’argent (LBA), ainsi qu’aux conseillères et conseillers au sens de l’art. 2, al. 3bis et 3ter, LBA. Cela englobe les banques et les négociants en valeurs mobilières, ainsi que les gestionnaires de fortune, les directions de fonds, les institutions d’assurance et d’autres prestataires de services financiers, de même que les avocats, les notaires et les fidéuciaires dans la mesure où leur activité les soumet à la LBA.

La finalité de l’accès est définie de manière restrictive par la loi : les intermédiaires financiers et les conseillers ne peuvent consulter les données du registre de transparence que dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de leurs obligations de diligence au titre de la LBA, et ils ne peuvent les utiliser qu’à cette fin (art. 27 LTPM). Les données supprimées conformément à l’art. 24 LTPM ainsi que l’identité des auteurs de notifications de différences ne sont pas accessibles – l’auteur d’une notification de différence reste donc anonyme à l’égard des intermédiaires financiers qui consultent le registre (art. 27 LTPM).

Le droit d’accès – ou une nouvelle obligation malgré tout ?

L’art. 27 LTPM confère aux banques, aux intermédiaires financiers et aux conseillers un droit de consultation en ligne, non une obligation. Le Conseil fédéral précise explicitement dans le rapport explicatif relatif à l’OTPM que l’obligation de notifier les différences (art. 30 LTPM) n’impose pas aux intermédiaires financiers de comparer systématiquement les données clients avec le registre ni d’interroger ce dernier de manière exhaustive. Les obligations de diligence des banques et des intermédiaires financiers découlent de la législation sur le blanchiment d’argent et ne sont ni modifiées, ni étendues, ni restreintes par l’entrée en vigueur de la LTPM.

Cette affirmation est exacte – et elle est aussi facilement mal interprétée. La LTPM ne crée pas de nouvelle obligation autonome de consultation. Elle crée en revanche une nouvelle source d’informations sur les ayants droit économiques, tenue officiellement et aisément accessible. Et cela n’est pas sans incidence sur le système d’obligations existant.

Les banques et les intermédiaires financiers sont tenus, en vertu de la LBA (notamment art. 3 ss et art. 6), de l’ordonnance de la FINMA sur le blanchiment d’argent (OBA-FINMA), des Règles de diligence des banques (CDB) ainsi que du droit pénal (art. 305ter, art. 305bis et art. 260ter CP ; en cas de défaillance organisationnelle, également art. 102 CP), d’identifier leurs clients et les ayants droit économiques, d’examiner les arrière-plans et de réagir aux indices de risques élevés. Qui, dans le cadre de ces obligations, néglige de consulter une source d’information disponible et pertinente s’expose au reproche de ne pas avoir satisfait à ses obligations de diligence. Si une consultation du registre est indiquée dans un cas concret, cela ne découle pas de la LTPM, mais des critères que le droit anti-blanchiment impose déjà.

Il convient d’ajouter un aspect pratique traité séparément dans un article dédié aux sociétés de domicile sous le régime de la LTPM : pour certaines formes de sociétés, notamment les sociétés de domicile, la notion d’ayant droit économique diffère selon que l’on applique la législation anti-blanchiment ou la LTPM. Cela crée une marge d’interprétation, mais aussi un besoin de coordination entre les données de l’intermédiaire financier et les inscriptions au registre. Dans ce contexte, le droit de consultation des banques et des intermédiaires financiers est davantage un véritable droit qu’une obligation prudentielle.

Quelles recherches sont possibles – et lesquelles ne le sont pas ?

Les banques, les intermédiaires financiers et les conseillers peuvent rechercher des personnes morales dans le registre de transparence – par raison sociale ou nom ainsi que par IDE (art. 48, al. 3, OTPM). Ils peuvent ainsi consulter les informations inscrites au registre concernant les ayants droit économiques d’une société spécifique avec laquelle ils entretiennent ou envisagent d’entretenir une relation d’affaires.

La recherche par personne physique – c’est-à-dire la possibilité de savoir pour quelles sociétés une personne donnée figure comme ayant droit économique – est réservée exclusivement aux autorités au sens de l’art. 26 LTPM (art. 48, al. 3, OTPM). Ce type de recherche n’est pas prévu pour les intermédiaires financiers et les conseillers. C’est voulu : leur point de départ est toujours la relation client spécifique dans le cadre de laquelle ils doivent identifier ou vérifier les ayants droit économiques d’une personne morale déterminée. La recherche par personne morale suffit à cet effet.

Les données supprimées conformément à l’art. 24 LTPM ainsi que – comme mentionné précédemment – l’identité des auteurs de notifications de différences sont également inaccessibles. La consultation du registre par les intermédiaires financiers s’inscrit donc dans un cadre clairement délimité : accès à la société et aux ayants droit économiques inscrits pour cette société, rien de plus.

Journalisation et conformité aux finalités : toute consultation laisse des traces

Toute consultation du registre de transparence laisse automatiquement des traces. Chaque consultation et chaque transmission d’informations au registre sont automatiqueent journalisées par l’autorité responsable du registre (art. 53, al. 1, OTPM ; art. 29, al. 2, LTPM). Sont enregistrés : la désignation de l’institution autorisée, la date et l’heure de l’accès, le fait que celui-ci a eu lieu via la plateforme électronique ou une interface, le fait que des informations ont été consultées ou transmises, et les informations concrètement consultées (art. 53, al. 1, lit. a–e, OTPM). Les journaux sont conservés pendant deux ans, puis détruits (art. 53, al. 2, OTPM). Ils sont accessibles exclusivement à l’autorité responsable du registre et ne font pas partie du contenu du registre de transparence.

Les personnes autorisées peuvent demander, pour chaque consultation effectuée via la plateforme électronique, une confirmation contenant la désignation de l’institution, la date et l’heure ainsi que la raison sociale et l’IDE de la personne morale consultée – mais pas les autres informations affichées lors de la consultation (art. 53, al. 3, OTPM).

La journalisation sert au contrôle de la conformité aux finalités. L’autorité responsable du registre évalue régulièrement la fréquence et la nature des accès des personnes autorisées et les informe des résultats (art. 54, al. 1, OTPM). En cas de soupçon d’utilisation non conforme aux finalités, elle notifie l’institution concernée et lui signifie la menace de suspension de l’accès ; l’institution doit alors procéder à des investigations internes et rendre compte de leurs résultats (art. 54, al. 2, OTPM).

Est considérée comme non conforme aux finalités, notamment, la consultation effectuée par une employée ou un employé d’une banque, d’un intermédiaire financier ou d’un conseiller qui n’est pas en lien direct avec l’accomplissement des obligations de diligence au titre de la LBA (art. 54, al. 3, OTPM). Concrètement, les consultations ne doivent intervenir que dans le contexte de relations d’affaires existantes ou à venir pour lesquelles une obligation de diligence existe en vertu de la LBA. Des indices d’abus peuvent résulter d’une fréquence de consultation comparativement élevée, de configurations de consultation inhabituelles ou de la consultation répétée de la même personne morale (art. 54, al. 3, OTPM). En cas d’abus avéré, l’autorité responsable du registre peut suspendre l’accès de l’employée ou de l’employé concerné de la banque, de l’intermédiaire financier ou du conseiller (art. 54, al. 5, OTPM).

Une règle spéciale s’applique aux avocates, avocats, notaires et notaires agissant en qualité de conseillers : lorsque la consultation intervient dans le cadre d’un mandat soumis au secret professionnel, l’autorité responsable du registre ne peut ni exiger le nom de la personne représentée ni demander une justification de la consultation, dans la mesure où cela relève du secret professionnel (art. 54, al. 4, OTPM).

Notifications de différences par les intermédiaires financiers : procédure et délai

La LTPM oblige les banques et les intermédiaires financiers au sens de l’art. 2, al. 2 et 3, LBA à notifier au registre de transparence les différences constatées entre les données du registre et leurs propres informations, sous certaines conditions (art. 30, al. 1, LTPM). Point important : les conseillères et conseillers au sens de l’art. 2, al. 3bis et 3ter, LBA – notamment les avocats, notaires et fidéuciaires – sont expressément exemptés de cette obligation. Ils ont accès au registre, mais ne sont pas tenus de notifier les différences.

L’obligation de notification s’applique aux banques et aux intermédiaires financiers lorsque deux conditions sont cumulativement réunies : premièrement, la différence constatée doit éveiller des doutes quant à l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des informations relatives à l’ayant droit économique d’une personne morale (art. 30, al. 1, lit. a, LTPM) ; deuxièmement, cette différence doit subsister après que le client a été informé et qu’un délai raisonnable lui a été imparti pour y remédier, notamment en soumettant une correction au registre (art. 30, al. 1, lit. b, LTPM).

Procédure de notification

La procédure se déroule ainsi en deux étapes. Dans la première étape, l’intermédiaire financier s’adresse directement à son client, l’informe de la différence et lui donne la possibilité de corriger l’information inscrite au registre ou d’expliquer l’écart. Si le client répond et parvient à résoudre la différence ou à l’expliquer de manière concluante, l’obligation de notification disparaît. Ce n’est que si l’incertitude persiste après cette clarification informelle que la deuxième étape s’applique : la notification formelle au registre de transparence.

Délai de notification

Ce délai est de 30 jours (art. 30, al. 2, LTPM). Le point de départ du délai est régi par l’art. 57 OTPM et dépend du déroulement de la communication avec le client. Le rapport explicatif relatif à l’OTPM distingue trois situations : si le client répond et résout la différence ou l’explique de manière concluante, l’obligation de notification disparaît et le délai ne commence pas à courir. Si le client répond dans le délai imparti, mais que la différence ne peut pas être résolue – par exemple parce que la réponse est contradictoire – le délai de notification de 30 jours commence à courir dès la réception de cette réponse (art. 57, lit. b, OTPM). Si le client ne répond pas du tout, le délai commence à courir à l’expiration du délai de clarification imparti, sans réponse (art. 57, lit. a, OTPM).

Celui qui notifie une différence de bonne foi en application de ces dispositions ne peut être ni poursuivi pour violation du secret de fonction, du secret professionnel ou du secret d’affaires, ni tenu responsable d’une violation contractuelle (art. 30, al. 4, LTPM). Cette exemption de responsabilité est importante dans la pratique : elle ôte à la notification son risque juridique et renforce la disposition à notifier en cas de doute.

Une disposition transitoire importante s’applique dans la période qui suit immédiatement l’entrée en vigueur de la loi : l’obligation de notifier les différences ne prend effet que six mois après l’entrée en vigueur de la LTPM (art. 54, al. 1, des dispositions transitoires LTPM). Si un intermédiaire financier constate durant la période de transition qu’une société n’est pas du tout inscrite au registre, il doit commencer par s’enquérir de savoir si la société entend se prévaloir du délai transitoire d’inscription de deux ans. Si c’est confirmé, l’obligation de notification n’existe pas jusqu’à l’échéance de ce délai (art. 54, al. 2, des dispositions transitoires LTPM).

Contenu de la notification et obligation de motiver

La notification doit être effectuée sous forme standardisée et respecter un contenu minimum prescrit par la loi (art. 30, al. 3, LTPM ; art. 55, al. 1, OTPM). Elle doit contenir la date de la notification, la désignation de l’institution notifiante, la raison sociale ou le nom ainsi que le siège et l’IDE de la personne morale concernée, et une indication sur la nature de la différence ou le fait qu’une inscription au registre fait défaut.

En outre, l’art. 55, al. 2, OTPM exige une motivation tirée d’un catalogue exhaustif. L’intermédiaire financier doit indiquer lequel des motifs suivants s’applique à son cas :

• Un ou plusieurs ayants droit économiques identifiés par l’intermédiaire financier ne sont pas inscrits au registre.
• Une ou plusieurs personnes sont inscrites bien qu’elles ne soient ni des ayants droit économiques ni des personnes fournissant des renseignements au sens de l’art. 21, al. 1, lit. b, OTPM.
• Une personne a été annoncée à titre subsidiaire comme ayant droit économique ou comme personne fournissant des renseignements, alors qu’un ou plusieurs ayants droit économiques sont en réalité connus.
• Le type de contrôle exercé par un ou plusieurs ayants droit économiques n’est pas correctement inscrit.
• L’étendue du contrôle exercé par un ou plusieurs ayants droit économiques n’est pas correctement inscrite.
• Les informations relatives à un ou plusieurs ayants droit économiques ou à une personne fournissant des renseignements sont inexactes ou incomplètes.
• Les informations relatives à la personne morale elle-même sont inexactes ou incomplètes.
• L’inscription de la personne morale au registre de transparence fait entièrement défaut.

Au-delà de ces motifs standardisés, les intermédiaires financiers peuvent transmettre des informations complémentaires, des justificatifs et des annexes pour éclairer la notification (art. 55, al. 3, OTPM ; art. 30, al. 3, LTPM). Il peut s’agir notamment de la documentation relative à la personne que l’intermédiaire financier a identifiée comme ayant droit économique à la place ou en plus d’une personne inscrite. Ces informations complémentaires sont accessibles exclusivement à l’organe de contrôle, et non à des tiers ou à d’autres intermédiaires financiers.

L’auteur de la notification est mentionné sous le nom de l’institution, et non sous celui de l’employée ou de l’employé qui a constaté la différence.

Exceptions à l’obligation de notification

Toute divergence entre les propres informations d’un intermédiaire financier et le contenu du registre ne déclenche pas nécessairement une obligation de notification. L’art. 56 OTPM définit quatre catégories de différences pour lesquelles aucune notification n’est requise.

La première exception concerne les différences résultant de dispositions divergentes de la législation sur le blanchiment d’argent, notamment de la définition différente de l’ayant droit économique (art. 56, lit. a, OTPM). La situation des sociétés de domicile est particulièrement pertinente à cet égard : le droit anti-blanchiment et la LTPM retiennent des définitions différentes de l’ayant droit économique. Cette divergence ne crée pas en elle-même une obligation de notification, ce qui signifie que l’intermédiaire financier doit soigneusement distinguer les deux définitions. Compte tenu de la complexité de la problématique des sociétés de domicile sous le régime de la LTPM, Konsento lui consacrera un article séparé.

La deuxième exception vise les différences qui ne soulèvent pas de doutes substantiels quant à l’identité de l’ayant droit économique, par exemple des variantes orthographiques d’un nom, un prénom supplémentaire ou un nom allié (art. 56, lit. b, OTPM).

La troisième exception concerne les différences relatives à des informations sur des personnes, des personnes morales ou des trusts au sein de la chaîne de contrôle, c’est-à-dire aux niveaux intermédiaires entre l’ayant droit économique et la personne morale soumise à l’obligation de notification (art. 56, lit. c, OTPM). Ces écarts ne sont soumis à notification que s’ils éveillent des doutes quant à l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des informations relatives aux ayants droit économiques eux-mêmes.

La quatrième exception s’applique lorsque l’inscription ou la mise à jour d’une information est encore en attente, mais que le délai légal applicable n’est pas encore échu (art. 56, lit. d, OTPM). Dans ce cas, l’intermédiaire financier n’est pas tenu de notifier, même s’il consulte le registre peu après un changement de situation et que la mise à jour n’a pas encore été effectuée.

Conclusion

Le registre de transparence offre aux banques, aux intermédiaires financiers et aux conseillers une nouvelle source officielle pour l’identification et la vérification des ayants droit économiques. L’accès est un droit, non une obligation autonome, et la LTPM ne crée aucune nouvelle obligation de rapprochement ou de consultation. Il serait néanmoins erroné de croire que le registre peut être ignoré sans conséquences. Celui qui, dans le cadre de ses obligations de diligence existantes au titre de la LBA, néglige de consulter une source d’information pertinente, aisément accessible et tenue officiellement risque d’être considéré comme n’ayant pas pleinement satisfait à ses obligations de diligence – même si la LTPM n’en dit rien.

Pour les intermédiaires financiers, cela implique une double démarche : d’une part, une utilisation du registre axée sur les risques et liée à des événements spécifiques dans le cadre des obligations de diligence LBA ; d’autre part, une compréhension claire des processus internes pour le cas où des différences par rapport aux propres informations apparaîssent. La procédure de notification des différences prévue à l’art. 30 LTPM est formellement structurée : procédure en deux étapes avec notification préalable au client, délai de notification de 30 jours à compter de l’échec de la clarification informelle, catalogue de motifs standardisé et exceptions claires. Ceux qui agissent ainsi bénéficient d’une protection de responsabilité – et ceux qui omettent d’agir alors qu’ils en auraient l’obligation s’exposent à des conséquences prudentielles et éventuellement pénales.

Le registre de transparence représentera vraisemblablement une charge opérationnelle supplémentaire pour les intermédiaires financiers : lors de la consultation, lors du rapprochement avec leurs propres données et, le cas échéant, lors de la procédure de notification des différences. Cette charge supplémentaire ne résulte cependant pas de nouvelles obligations légales, mais de l’extension du système de diligence existant à une nouvelle source d’information officielle.

Konsento aide les entreprises à s’acquitter de leurs obligations au titre de la LTPM – depuis l’enregistrement correct des ayants droit économiques jusqu’à la notification réglementaire au registre de transparence. Si vous souhaitez agir maintenant, avant l’expiration des délais transitoires, Konsento peut vous aider à mettre en place le processus de manière structurée et conforme au droit.

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