Introduction
De nombreuses sociétés par actions suisses non cotées gèrent leur registre des actions au format Excel ou Word. Cependant, ces documents ne fournissent qu'une vue de la position de la structure de l'actionnariat, c'est-à-dire un aperçu du niveau actuel de propriété. Bien que cela signifie qu'ils répondent aux exigences légales minimales, il est difficile de retracer les transferts de propriété à un stade ultérieur.
Car que se passe-t-il s'il est nécessaire de déterminer rétrospectivement qui a repris quelles actions de qui et quand ? Au plus tard, la due diligence dans le cadre des cycles de financement, lors de l'adhésion d'investisseurs professionnels ou lors de la vente de l'entreprise, il devient évident qu'un registre du commerce complet est essentiel.
Dans ce qui suit, nous en expliquons les raisons et comment ce défi peut être relevé.
Table des matières
- Pourquoi un registre des actions dans Excel ou Word ne suffit pas
- L'importance d'un référentiel commercial
- Solution numérique consensuelle : registre des actions et registre du commerce en un
Pourquoi un registre des actions dans Excel ou Word ne suffit pas
De nombreuses sociétés par actions commencent par une simple feuille de calcul Excel pour gérer leur registre des actions. Cela semble suffisant au début, mais dès qu'il y a plusieurs transactions, les problèmes suivants se posent :
- Aucune traçabilité des transactions : Excel ou Word enregistrent uniquement l'état actuel, mais pas l'historique des transferts. Ces dernières doivent être déterminées laborieusement à partir des annulations, des nouvelles entrées, des dates et des quantités, ce qui peut encore fonctionner pour quelques transactions, mais est presque impossible pour beaucoup.
- Chaîne de propriétaires manquante : Dans le cas d'une due diligence ou d'un achat d'entreprise, il n'est pas possible de prouver avec certitude qui détenait les actions à quel moment.
- Taux d'erreur manuel : Les transferts d'actions ne sont souvent pas ou incomplètement documentés, ce qui crée de l'incertitude lors des audits.
Au plus tard, lorsque des investisseurs ou des acheteurs en Suisse font preuve de diligence raisonnable, il devient évident qu'un registre incomplet peut ralentir le processus de transaction ou, dans le pire des cas, entraîner des incertitudes juridiques et une interruption des négociations.
L'importance d'un référentiel commercial
Un registre de commerce est un complément indispensable au registre des actions car il offre :
- Enregistrement chronologique de toutes les émissions : Chaque mouvement d'actions est documenté avec la date, les participants et la portée de la transaction.
- Chaîne complète de propriétaires : Chaque transfert de propriété peut être retracé, ce qui est essentiel pour la due diligence, les augmentations de capital et les cycles de financement.
- Documentation conforme à la loi : La documentation de la vente et du transfert de propriété des actions peut être liée logiquement à un registre du commerce fiable. Cela permet d'identifier et de corriger les déficiences ou les erreurs formelles à un stade précoce.
- Exportabilité : Les registres d'actions, de transactions et d'investisseurs de Konsento sont simples exporter au format Excel et PDF et sont donc idéales pour un traitement ultérieur ou, par exemple, comme Preuve de la structure de propriété vis-à-vis des banques.
Solution numérique consensuelle : registre des actions et registre du commerce en un
Registre électronique des actions de Konsento génère automatiquement un registre du commerce distinct, qui enregistre entièrement chaque transfert d'actions.
Konsento offre également la possibilité de Déclarations de cession, bulletins de souscription, etc. joindre directement aux transactions respectives, soit comme Original avec signature électronique qualifiée ou comme copie de l'original avec signature manuscrite. Cela permet de Preuve du transfert de propriété légalement valide, même à une date ultérieure, par exemple lors d'une due diligence.De plus, le registre numérique de Konsento aide identifier les lacunes et les déficiences formelles dans la chaîne de propriété. En cas d'incertitude, Konsento fournit une assistance en réglages numériques automatiques ou solutions de nettoyage basées sur des projets en collaboration avec l'entreprise.
Conclusion
Un registre des actions numérique avec un registre du commerce intégré n'est pas un luxe, mais une nécessité pour toute société par actions ayant de multiples transactions ou une structure actionnariale complexe. Surtout avec un Due diligence dans le cadre de cycles de financement, d'augmentations de capital ou d'acquisitions de sociétés Une chaîne de propriétaires sans faille est essentielle.
Avec Konsento, les entreprises bénéficient d'une solution juridiquement sécurisée et entièrement automatisée qui offre transparence, efficacité et sécurité dans la gestion des actions.
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