Meldung ans Transparenzregister via Handelsregister – Voraussetzungen und Unterschiede zur vereinfachten Meldung

Das Transparenzgesetz verpflichtet Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen dem Transparenzregister zu melden (Art. 9 TJPG). Das geht direkt über eine elektronische Plattform. In bestimmten Fällen ist die Meldung aber auch über das kantonale Handelsregisteramt möglich (Art. 11 TJPG). Dazu kommt, dass die Verordnung neben der vollständigen Meldung ein vereinfachtes Meldeverfahren für die GmbH und die Ein-Personen-AG kennt (Art. 35 und 36 TJPV). Wer diese beiden Fragen vermischt, verliert schnell den Überblick.

Dieser Beitrag trennt die beiden Fragen sauber voneinander. Er zeigt, unter welchen Voraussetzungen die Meldung über das Handelsregisteramt möglich ist, was eine vollständige Meldung auf diesem Weg beinhaltet, wie sich die vereinfachte Meldung davon unterscheidet und welche Fälle zwingend über die elektronische Plattform laufen. Grundlage sind das Transparenzgesetz (TJPG), die dazugehörige Verordnung (TJPV) und die Erläuterungen zur Verordnung.

In diesem Beitrag

• Zwei Fragen, die getrennt beantwortet werden müssen
• Die Voraussetzungen für die Meldung über das Handelsregisteramt
• Die Vollmeldung über das Handelsregisteramt
• Die vereinfachte Meldung und ihre Unterschiede zur Vollmeldung
• Welcher Weg gilt wann
• Eine Änderung im Handelsregister löst die Meldepflicht ans Transparenzregister aus
• Typische Fehler
• Fazit

Zwei Fragen, die getrennt beantwortet werden müssen

Bei jeder Meldung stellen sich zwei voneinander unabhängige Fragen. Die erste betrifft den Kanal, also den Ort, an dem die Meldung eingereicht wird. Zur Wahl stehen die elektronische Plattform, die immer offensteht (Art. 22 Abs. 1 TJPG, Art. 26 Abs. 1 TJPV), und das kantonale Handelsregisteramt, das nur unter bestimmten Voraussetzungen zur Verfügung steht. Zu diesen Voraussetzungen kommen wir sogleich. Die zweite Frage betrifft den Umfang. Entweder meldet die Gesellschaft vollständig, oder sie nutzt das vereinfachte Meldeverfahren, bei dem sie die wirtschaftlich berechtigten Personen lediglich bestätigt (Art. 35 und 36 TJPV).

Beide Fragen lassen sich kombinieren. Daraus ergeben sich vier Möglichkeiten, von denen drei an Bedingungen geknüpft sind. Besonders eng begrenzt ist die vierte, nämlich die vereinfachte Meldung über das Handelsregisteramt (Art. 37 Abs. 1 TJPV).

Der Rest des Beitrags geht diese Matrix Schritt für Schritt durch. Zuerst kommt die Frage nach dem Kanal, dann die Vollmeldung über das Handelsregisteramt und schliesslich die vereinfachte Meldung.

Die Voraussetzungen für die Meldung über das Handelsregisteramt

Der Weg über das Handelsregisteramt ist kein eigenständiges Verfahren, das jederzeit genutzt werden kann. Er hängt an einem Handelsregistergeschäft und setzt drei Dinge voraus, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (Art. 11 TJPG, Art. 32 lit. d TJPV).

Eine Tatsache wird ins Handelsregister eingetragen

Die Gesellschaft muss ohnehin eine Tatsache ins Handelsregister eintragen lassen (Art. 11 Abs. 1 TJPG). Typische Beispiele sind die Neugründung, eine Kapitalerhöhung, ein Wechsel im Verwaltungsrat oder eine Sitzverlegung. Die Meldung ans Transparenzregister wird der Anmeldung als separates Dokument beigelegt (Art. 33 Abs. 1 TJPV). Wer keine Eintragung veranlasst, hat diesen Weg nicht.

Alle wirtschaftlich berechtigten Personen sind im Handelsregister eingetragen

Alle wirtschaftlich berechtigten Personen müssen im Handelsregister als Gesellschafter oder als Organ der Gesellschaft stehen (Art. 11 Abs. 1 TJPG). Bei der GmbH ist das häufig der Fall, weil die Gesellschafter mit ihren Stammanteilen eingetragen sind (Art. 73 Abs. 1 lit. i HRegV). Bei der AG sieht es anders aus. Die Aktionäre erscheinen nicht im Handelsregister, eingetragen sind der Verwaltungsrat und weitere Organe. Der Weg über das Handelsregisteramt steht einer AG deshalb nur offen, wenn alle wirtschaftlich berechtigten Personen zugleich als Verwaltungsrat oder in einer anderen Organfunktion eingetragen sind. Ein Mehrheitsaktionär ohne Verwaltungsratsmandat, eine Holding als Aktionärin oder eine Kontrolle über mehrere Beteiligungsstufen schliessen diesen Weg aus.

Die Gesellschaft bestätigt die Vollständigkeit

In der Meldung bestätigt die Gesellschaft, dass alle wirtschaftlich berechtigten Personen im Handelsregister eingetragen sind und dass es keine weiteren gibt (Art. 11 Abs. 2 TJPG, Art. 32 lit. d TJPV). Das Handelsregisteramt prüft die Angaben nicht auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit, sondern leitet sie weiter (Art. 11 Abs. 3 TJPG). Die Verantwortung bleibt bei der Gesellschaft, genauer beim obersten Mitglied des leitenden Organs, das die Aufgabe zwar delegieren, aber nicht abgeben kann (Art. 12 TJPG). Geprüft wird später durch die registerführende Behörde und die Kontrollstelle (Art. 33 Abs. 1 und Art. 35 TJPG). Wer die Meldepflicht vorsätzlich verletzt, riskiert eine Busse bis zu CHF 500’000 (Art. 43 lit. b TJPG).

Die folgende Grafik fasst die drei Voraussetzungen als Entscheidungsbaum zusammen.

Die Vollmeldung über das Handelsregisteramt

Wer die Voraussetzungen erfüllt, kann seine Meldung über das Handelsregisteramt vollständig einreichen. Das gilt für jede Gesellschaft, auch für bestehende, die gerade eine Änderung im Handelsregister vornehmen, und unabhängig von der Struktur der wirtschaftlich berechtigten Personen, solange diese im Handelsregister stehen. Die Vollmeldung ist deshalb der Regelfall auf diesem Weg.

Was die Vollmeldung enthält

Inhaltlich entspricht die Meldung über das Handelsregisteramt jener über die Plattform (Art. 32 lit. a und b TJPV). Sie umfasst im Wesentlichen vier Elemente.

• Angaben zur Gesellschaft mit Firma, Rechtsform, Sitz und UID, dazu Name, Vorname und Funktion der meldenden Person sowie deren E-Mail-Adresse oder die Angabe, dass keine elektronische Kommunikation gewünscht wird (Art. 11, 19 und 32 lit. c TJPV).
• Für jede wirtschaftlich berechtigte Person Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten und Wohnsitz sowie die AHV-Nummer oder, falls keine besteht, eine Kopie von Pass, Identitätskarte oder Ausländerausweis (Art. 10 TJPV).
• Angaben zu Art und Umfang der Kontrolle, wobei ein Kapitalanteil einer von drei Stufen zuzuordnen ist, nämlich 25 bis 50 Prozent, über 50 bis 75 Prozent oder über 75 Prozent, bei indirekter Kontrolle ergänzt durch die Angaben zur Kontrollkette (Art. 12, 13 Abs. 1 und Art. 15 TJPV).
• Die Bestätigung, dass alle wirtschaftlich berechtigten Personen im Handelsregister eingetragen sind und es keine weiteren gibt (Art. 32 lit. d TJPV).

Formular, Form und Unterzeichnung

Die Meldung erfolgt entweder auf dem Papierformular oder mit der elektronischen Erfassungshilfe, die von der registerführenden Behörde zur Verfügung gestellt werden (Art. 33 Abs. 2 TJPV). Der Meldekanal der elektronischen Erfassungshilfen steht nach unserem aktuellen Wissensstand Anfang November 2026 noch nicht zur Verfügung, obschon ihn Gesetz und Verordnung ab dem Zeitpunkt ihres Inkrafttretens ohne Übergangsfrist vorsehen. 

Die Meldung über das Handelsregisteramt wird in derselben Form eingereicht wie das Handelsregistergeschäft, also auf dem Postweg oder elektronisch (Art. 33 Abs. 3 TJPV). Die Angaben gehören nicht in die Handelsregisteranmeldung selbst. Sonst würden sie zusammen mit den Belegen veröffentlicht, weshalb das Handelsregisteramt die Belege in diesem Fall zurückweist (Erläuterungen zu Art. 33 TJPV).

Unterzeichnen müssen die im Handelsregister eingetragenen zeichnungsberechtigten Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder eine bevollmächtigte Drittperson, deren Vollmacht von zeichnungsberechtigten Mitgliedern des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans unterzeichnet und der Meldung beigelegt sein muss (Art. 34 Abs. 1 und 2 TJPV). Auf Papier braucht es eine eigenhändige Unterschrift, bei elektronischer Einreichung eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel (Art. 34 Abs. 3 und 4 TJPV).

Was nach der Einreichung geschieht

Das Handelsregisteramt erfasst die Meldung und leitet sie elektronisch an die registerführende Behörde weiter, zusammen mit der Meldungsnummer der Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (Art. 42 Abs. 1 und 2 TJPV). Das setzt voraus, dass die Handelsregistereintragung tatsächlich erfolgt. Wird sie abgelehnt oder fehlt das vorgeschriebene Formular, leitet das Amt nichts weiter und informiert die Gesellschaft (Art. 42 Abs. 6 und 7 TJPV). Sobald die Meldung vollständig ist, trägt die registerführende Behörde die Angaben ein und bestätigt dies der Gesellschaft (Art. 33 Abs. 2 TJPG). Für die Meldung fällt keine Gebühr an (Art. 41 Abs. 1 TJPG, Erläuterungen zur TJPV).

Änderungen über das Handelsregisteramt

Auch Änderungen am Eintrag im Transparenzregister können über das Handelsregisteramt gemeldet werden, wenn gleichzeitig ein Handelsregistergeschäft läuft und die Voraussetzungen von Art. 11 TJPG erfüllt sind (Art. 39 Abs. 1 TJPV). Unerheblich ist, auf welchem Weg die ursprüngliche Meldung erfolgt ist. Die Gesellschaft kann eine vollständige neue Meldung einreichen oder sich auf die geänderten Angaben beschränken. Im zweiten Fall muss sie auf dem Formular klar vermerken, welche Angaben sich ändern und dass alles andere gleich bleibt. Fehlt dieser Vermerk, behandelt die Transparenzregister-Behörde die Meldung als vollständige Neumeldung und überschreibt den bestehenden Eintrag, was zu einem lückenhaften Eintrag führen kann (Art. 32 lit. e TJPV, Erläuterungen).

Die vereinfachte Meldung und ihre Unterschiede zur Vollmeldung

Das vereinfachte Meldeverfahren entlastet Gesellschaften mit einfacher Struktur. Die Gesellschaft muss nicht mehr alle Personendaten selbst liefern. Sie bestätigt lediglich, wer wirtschaftlich berechtigt ist, und die übrigen Angaben stammen aus dem Handelsregister. Das Verfahren steht nur zwei Gesellschaftstypen offen.

Die GmbH

Eine GmbH kann vereinfacht melden, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind, alle wirtschaftlich berechtigten Personen zugleich Gesellschafter sind, die Kontrolle über die Beteiligung am Kapital erfolgt und sich die GmbH weder in Liquidation noch im Konkurs noch in einer Nachlassstundung befindet (Art. 35 Abs. 1 TJPV). In diesem Fall genügt die Bestätigung, dass die Gesellschafter mit einer Kapitalbeteiligung von mindestens 25 Prozent die wirtschaftlich berechtigten Personen sind. Weitere Angaben sind nicht nötig (Art. 35 Abs. 2 TJPV). Den Umfang der Beteiligung berechnet das Handelsregisteramt anhand der eingetragenen Stammanteile (Art. 38 TJPV). Beruht die Kontrolle nicht allein auf dem Kapital, etwa weil ein Gesellschafter mehr Stimmen als Kapitalanteile hat, bleibt es bei der Vollmeldung.

Die Ein-Personen-AG

Bei der Aktiengesellschaft ist das vereinfachte Verfahren der Ein-Personen-AG vorbehalten, umgangssprachlich auch Einmann-AG genannt. Die Gesellschaft hat nur einen Aktionär, der eine natürliche Person ist. Dieser Aktionär ist im Handelsregister als einziges Verwaltungsratsmitglied eingetragen und ist die einzige wirtschaftlich berechtigte Person. Zudem darf die Gesellschaft weder in Liquidation noch im Konkurs noch in einer Nachlassstundung sein (Art. 36 Abs. 1 TJPV). Dann genügt die Bestätigung des Alleinaktionärs als wirtschaftlich berechtigte Person (Art. 36 Abs. 2 TJPV). Hat die Gesellschaft zwei Aktionäre oder sitzt der Alleinaktionär nicht als einziges Mitglied im Verwaltungsrat, ist eine Vollmeldung nötig.

Wie die vereinfachte Meldung eingereicht wird

Über die elektronische Plattform steht die vereinfachte Meldung allen Gesellschaften offen, die die Kriterien erfüllen, auch bestehenden. Die Plattform fragt die Angaben zu den Gesellschaftern oder zum Verwaltungsratsmitglied automatisch beim Handelsregisteramt ab. Sind die Daten im Handelsregister unvollständig, muss die Gesellschaft die Meldung ergänzen (Art. 37 Abs. 1 und 3 TJPV).

Über das Handelsregisteramt ist die vereinfachte Meldung enger gefasst. Neben den Voraussetzungen von Art. 11 TJPG muss sich die Gesellschaft neu ins Handelsregister eintragen lassen, also bei einer Neugründung oder einer Sitzverlegung aus dem Ausland (Art. 37 Abs. 1 TJPV). Der Grund liegt darin, dass im Handelsregister nicht für jede eingetragene Person das Geburtsdatum erfasst ist, weil die Pflicht dazu erst nach der Eintragung vieler Gesellschaften eingeführt wurde (Art. 24b HRegV, Erläuterungen zu Art. 37 TJPV). Das Handelsregisteramt ergänzt die Meldung dann selbst mit den Angaben zu den Personen (Art. 37 Abs. 2 TJPV). Eine bestehende GmbH, die beispielsweise nur ihre Adresse ändert, kann über das Handelsregisteramt deshalb nur vollständig melden. Die Erläuterungen halten ausdrücklich fest, dass bei allen anderen Gesellschaften die Daten vollständig zu erfassen sind.

Der direkte Vergleich

Die folgende Tabelle stellt die beiden Meldearten gegenüber.

Welcher Weg gilt wann

Aus den beiden Fragen ergibt sich eine klare Einteilung in Fälle, die ausschliesslich über die Plattform laufen, und Fälle, in denen die Gesellschaft die Wahl hat.

Ausschliesslich über die elektronische Plattform

Die Plattform ist der einzige Weg in vier Konstellationen.

• Es wird gleichzeitig keine Tatsache ins Handelsregister eingetragen. Das trifft auf die meisten bestehenden Gesellschaften bei der Erstmeldung zu, ebenso auf Änderungen, die nicht mit einem Handelsregistergeschäft zusammenfallen, etwa einen Aktionärswechsel.
• Nicht alle wirtschaftlich berechtigten Personen sind im Handelsregister eingetragen, zum Beispiel bei Aktionären ohne Verwaltungsratsmandat, Holdingstrukturen oder Kontrolle auf andere Weise.
• Die Gesellschaft kann die Vollständigkeit der Angaben nicht bestätigen.
• Eine bereits eingetragene GmbH oder Ein-Personen-AG möchte vereinfacht melden und lässt sich nicht neu eintragen.

Wahlweise Plattform oder Handelsregisteramt

Sind alle Voraussetzungen von Art. 11 TJPG erfüllt, hat die Gesellschaft die Wahl, denn sie kann über das Handelsregisteramt melden, muss es aber nicht (Art. 11 Abs. 1 TJPG). Die Vollmeldung steht dann auf beiden Wegen offen. Die vereinfachte Meldung ist auf beiden Wegen nur bei einer Neugründung oder einer Sitzverlegung aus dem Ausland möglich, bei bestehenden Gesellschaften dagegen nur über die Plattform. Praktisch bietet sich der Weg über das Handelsregisteramt vor allem dann an, wenn ein Notar oder Treuhänder die Anmeldung ohnehin begleitet und alle Unterlagen gebündelt einreicht.

Ausschliesslich über das Handelsregisteramt

Einen solchen Fall gibt es nicht. Die elektronische Plattform steht immer offen, und das Handelsregisteramt ist ein zusätzlicher Kanal für Gesellschaften, die ohnehin eine Eintragung vornehmen (Art. 22 Abs. 1 TJPG).

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Konstellationen zusammen.

Eine Änderung im Handelsregister löst die Meldepflicht ans Transparenzregister aus

Das Transparenzgesetz ist seit dem 1. Oktober 2026 in Kraft. Bestehende Gesellschaften haben je nach Rechtsform und Revisionspflicht Übergangsfristen zwischen drei Monaten und zwei Jahren (Art. 51 Abs. 2 und 3 TJPG). Diese Fristen sind aber nur Höchstfristen. Sobald eine bestehende Gesellschaft eine Änderung ihres Handelsregistereintrags anmeldet, gilt nicht mehr die Übergangsfrist, sondern eine Frist von einem Monat. Die Gesellschaft muss ihre wirtschaftlich berechtigten Personen dann innerhalb eines Monats dem Transparenzregister melden, auch wenn die Übergangsfrist an sich noch länger laufen würde (Art. 51 Abs. 1 TJPG). Das Handelsregisteramt weist die Gesellschaft bei dieser ersten Änderung ausdrücklich auf ihre Meldepflicht hin (Art. 52 Abs. 1 TJPG). Wer eine Wahl im Verwaltungsrat, eine Domizilverlegung oder eine andere Änderung anmeldet, plant die Meldung ans Transparenzregister deshalb am besten gleich mit ein und bereitet sie zusammen mit der Anmeldung vor.

Typische Fehler

In der Praxis sind es vor allem vier Stolpersteine, die zu Rückfragen oder zu einer nicht weitergeleiteten Meldung führen.

• Die Angaben zu den wirtschaftlich berechtigten Personen stehen in der Handelsregisteranmeldung statt in einem separaten Dokument (Art. 33 Abs. 1 TJPV).
• Die Gesellschaft geht davon aus, dass die vereinfachte Meldung über das Handelsregisteramt auch bestehenden Gesellschaften offensteht (Art. 37 Abs. 1 TJPV).
• Die Meldung wird über das Handelsregisteramt eingereicht, obwohl nicht alle wirtschaftlich berechtigten Personen eingetragen sind, etwa ein Aktionär ohne Verwaltungsratsmandat. Das Amt leitet die Meldung dann nicht weiter (Art. 42 Abs. 7 TJPV).
• Eine Änderungsmeldung enthält keinen Vermerk, dass nur einzelne Angaben ändern, sodass der bestehende Eintrag überschrieben wird (Art. 32 lit. e TJPV).

Fazit

Die Unterscheidung wird einfach, sobald man Kanal und Umfang trennt. Über das Handelsregisteramt kann nur melden, wer gleichzeitig eine Tatsache eintragen lässt, wessen wirtschaftlich berechtigte Personen alle im Handelsregister stehen und wer die Vollständigkeit bestätigen kann. Für diese Gesellschaften ist die Vollmeldung über das Handelsregisteramt möglich, auch wenn sie schon länger bestehen. Die vereinfachte Meldung ist dagegen auf die GmbH und die Ein-Personen-AG beschränkt und läuft bei bestehenden Gesellschaften ausschliesslich über die Plattform. Nur bei einer Neugründung oder einer Sitzverlegung aus dem Ausland lassen sich beide Erleichterungen miteinander verbinden.

Für die Mehrheit der bestehenden Aktiengesellschaften führt damit kein Weg an der elektronischen Plattform vorbei, weil ihre Aktionäre nicht im Handelsregister stehen. In Randfällen, etwa wenn ersatzweise das oberste Mitglied des leitenden Organs als wirtschaftlich berechtigte Person gemeldet wird (Art. 4 Abs. 2 TJPG), empfiehlt sich vor der Einreichung die Rücksprache mit dem zuständigen Handelsregisteramt.

So stellst du den richtigen Meldeweg sicher

Prüfe zuerst, ob deine Gesellschaft ohnehin eine Tatsache ins Handelsregister eintragen lässt und ob alle wirtschaftlich berechtigten Personen dort als Gesellschafter oder Organ stehen. Entscheide danach, ob du vollständig oder vereinfacht meldest. Der Transparenzregister-Meldeassistent von Konsento unterstützt dich bei dieser Entscheidung. Er führt dich durch die Prüfschritte, mit denen du die wirtschaftlich berechtigten Personen feststellst, und zeigt dir, ob die vereinfachte Meldung für deine Gesellschaft in Frage kommt oder ob du vollständig melden musst. Die Angaben und Nachweise hält er für die gesetzlich notwendige Dokumentation fest, und er bereitet deine Meldung vor.

Steht eine Änderung im Handelsregister an, unterstützt dich Konsento auch dabei. Mit dem neuen Handelsregister-Assistenten erstellst du die Anmeldung für deine AG oder GmbH spielend einfach. Das gilt zum Beispiel für die Wahl oder den Austritt von Verwaltungsratsmitgliedern, für Änderungen bei Zeichnungsberechtigung oder Prokura, für ein neues Domizil oder für die Abtretung von Stammanteilen einer GmbH. Der Assistent übernimmt die Daten deiner Gesellschaft aus dem Handelsregister, führt dich durch die Fragen und erstellt die Anmeldung mit allen nötigen Belegen. Konsento prüft deinen Fall, bevor du unterschreibst, und reicht die Unterlagen anschliessend für dich ein.

Besonders praktisch ist die Verbindung der beiden Schritte. Aus der vorbereiteten Handelsregisteranmeldung lässt sich die Meldung ans Transparenzregister nahtlos weiterführen. Das hilft vor allem bestehenden Gesellschaften, die ihren Handelsregistereintrag erstmals ändern und danach innert eines Monats melden müssen (Art. 51 Abs. 1 TJPG). Wer die Anmeldung einer geänderten Tatsache mit Konsento vorbereitet und danach auch die Meldung ans Transparenzregister mit Konsento vorbereitet, erhält die Handelsregisteranmeldung kostenlos. Die kantonalen Handelsregistergebühren fallen weiterhin an. Starte mit deiner Handelsregisteranmeldung und lass dir die Meldung ans Transparenzregister gleich mit vorbereiten.